Introduktion til International Student House og ledelsesteamet
International Student House i Washington, DC (ISH) er et historisk boligfællesskab beliggende i hjertet af nationens hovedstad. Grundlagt i 1936, tilbyder det bolig, fællesskab og støtte til internationale kandidatstuderende, besøgende forskere og praktikanter, der kommer til USA for at studere og forske.
Husket i tre historiske bygninger nær Dupont Circle kan ISH rumme op til 100 beboere ad gangen fra over 70 lande. Den smukke Tudor-stil hovedbygning har budt beboere fra hele verden velkommen i over 80 år.
Udfordringen: Strømlining af en kompleks boligdrift
Med beboere, der opholder sig fra 6 måneder til 1 år og kommer fra over 70 forskellige lande, stod ISH over for en enorm kompleksitet i at administrere boligdriften og levere tjenester tilpasset hver enkelt person.
De tidligere systemer til boligfordelinger, fakturering, betalinger og beboerkommunikation var stadig mere besværlige med 100 beboere ad gangen. Personalet brugte timer på manuelle opgaver i stedet for at engagere sig med beboerne.
ISH havde brug for et automatiseret system, der kunne håndtere variable opholdslængder, tilpassede fakturerings- og betalingsplaner samt multikanal kommunikation. Mest vigtigt var, at det krævede en platform, der kunne give en personlig, støttende oplevelse for hver beboer.
Søgen var i gang efter et intuitivt ejendomsadministrationssystem, der kunne optimere driften, samtidig med at personalet kunne fokusere på at opbygge fællesskab og støtte studerendes succes.
Løsningen: Implementering af Booking Ninjas-platformen
Efter at have gennemgået flere ejendomsadministrationssystemer, valgte ISH Booking Ninjas til at optimere boligdriften. De vigtigste beslutningsfaktorer var:
- Automatiseret booking for variable opholdslængder
- Multikanal beboerkommunikation og drift
- Betalingsmekanismer for nem betaling via beboerportalen
- Månedlig prissætning og fakturering for beboere
- Saldooverførsel til nuværende beboeropgørelser
Mest vigtigt er, at Booking Ninjas tilbyder skræddersyet support gennem hver fase af beboerrejsen - fra booking til fakturering og under hele deres ophold.
Den udførende direktør ledede beslutningsprocessen med input fra ISH's personale. Efter at have set en demo og diskuteret kravene, blev teamet enige om, at Booking Ninjas var det rette valg.
Med strømlinede operationer og værktøjer til beboerstøtte, gav Booking Ninjas ISH-teamet mulighed for at fokusere på at skabe fællesskab og berige beboeroplevelsen.
Onboarding og integration
Booking Ninjas-teamet gav omfattende onboarding og træning til ISH's personale. De forklarede, hvordan hver rolle - optagelse, beboerrådgivere, faciliteter og regnskab - kunne bruge beboerportalen til at skabe en bedre brugeroplevelse.
Optagelseskoordinatoren blev dygtig til at administrere bookinger og automatiserede ventelister. Beboerrådgivere lærte beboerportalen og kommunikationsværktøjerne. Regnskab tilpassede faktureringsregler, planlagte betalinger og fakturaer.
I løbet af en periode på 2 måneder onboardede Booking Ninjas systemet sammen med ISH's eksisterende processer. Beboerdata blev importeret til de nye beboerprofiler.
Inden for den første måned gennemførte ISH bookinger og betalinger i det nye system. Den omfattende onboarding sikrede en problemfri overgang for beboerne også.
Forbedringer
Implementeringen af Booking Ninjas-platformen har medført betydelige forbedringer af ISH's boligdrift og beboeroplevelse, der adresserer de udfordringer, der tidligere blev mødt, og lægger grunden til fortsatte forbedringer.
Her er de bemærkelsesværdige forbedringer, der er observeret:
Strømlinede operationer: Overgangen til Booking Ninjas har strømlinet boligdriften, reduceret den manuelle arbejdsbyrde for personalet og forbedret ISH studenterhusets ansøgningsproces.
Personlig beboeroplevelse: Gennem den intuitive beboerportal og tilpassede faktureringsmuligheder har ISH været i stand til at levere en mere personlig oplevelse for hver beboer, der imødekommer deres individuelle behov og præferencer med større lethed og fleksibilitet.
Forbedret kommunikation: Multikanal beboerkommunikationsværktøjer leveret af Booking Ninjas har faciliteret forbedret kommunikation mellem personale og beboere, hvilket sikrer rettidige opdateringer, meddelelser og støtte gennem hele beboerrejsen.
Forbedret datastyring: Platformens rapporterings- og dataanalysekapaciteter har givet ISH mulighed for at få værdifulde indsigter i boligdriften, beboerpræferencer og tendenser, hvilket muliggør datadrevet beslutningstagning og strategisk planlægning for fremtiden.
Effektiv onboarding og integration: Den omfattende onboarding og træning, der blev leveret af Booking Ninjas-teamet, faciliterede en problemfri integrationsproces, der minimerede forstyrrelser for både personale og beboere og accelererede adoptionen af det nye system.
Fokus på fællesskabsopbygning: Med strømlinede operationer og automatiserede processer har ISH's personale været i stand til at dedikere mere tid og ressourcer til initiativer til fællesskabsopbygning, hvilket fremmer et støttende og berigende miljø for beboerne.
Strategisk planlægning og vækst: Booking Ninjas' automatiserede rapportering eliminerer behovet for tidskrævende manuel datakomponering og analyse. Med fuldt detaljerede rapporter tilgængelige kan ISH træffe informerede strategiske beslutninger for at optimere eksisterende tjenester og planlægge for fremtidig vækst. Platformens skalerbarhed sikrer, at ISH kan fortsætte med at tilpasse sig og trives, efterhånden som deres behov udvikler sig.
Ved kontinuerligt at stræbe efter forbedringer og udnytte mulighederne i Booking Ninjas-platformen forbliver ISH forpligtet til sin mission om interkulturel udveksling og ser frem til at berige beboeroplevelsen i mange år fremover.
Fortsat berigelse af beboeroplevelsen
Med strømlinede operationer og skræddersyet støtte gennem Booking Ninjas er ISH godt positioneret til fremtiden. Personalet kan bruge mere tid på at engagere sig med beboerne, planlægge arrangementer og facilitere interkulturel udveksling.
Fremadskuende planlægger ISH at udnytte Booking Ninjas' rapportering og dataanalyse til at få indsigt, der informerer strategiske beslutninger. Automatiserede meddelelser og beskeder vil muliggøre mere personlig, rettidig kommunikation med beboerne.
Efter over 80 år med at byde internationale studerende og forskere velkommen, forbliver ISH forpligtet til sin mission om interkulturel udveksling. Optimeret af Booking Ninjas ser teamet frem til at berige beboeroplevelsen i mange år fremover.
.jpeg)
