International Student House i Washington, DC giver internationale studerende, forskere, praktikanter og unge professionelle mere end et værelse. Det giver dem et sted at bo, møde mennesker og blive en del af et fællesskab.
Bag denne oplevelse er en boligdrift med beboere, der ankommer fra mange lande, opholder sig i forskellige længder af tid, betaler på forskellige tidspunkter og har brug for støtte under deres ophold.
Som fællesskabet voksede, blev der brugt for meget personaletid på at holde boligfordelinger, fakturering, betalinger, beboeroplysninger og kommunikation i orden.
Udfordringen: hvert beboerophold skabte mere administrativt arbejde
ISH kan huse omkring 100 beboere ad gangen, med folk der kommer fra mere end 70 lande. Mange beboere opholder sig i seks måneder til et år.
Det betyder, at teamet ikke blot tjekker gæster ind for et par nætter. Det er en længere beboerrejse, der skal styres.
- Boligansøgninger og bookinger
- Værelsesfordelinger
- Forskellige opholdslængder
- Ventelister
- Månedlig fakturering
- Betalingsplaner
- Beboerkommunikation
- Boligrapporter
Den ældre proces fik personalet til at bruge timer på manuelt at vedligeholde disse elementer. Optagelserne skulle styre bolig og efterspørgsel. Regnskab skulle holde styr på fakturaer, saldi og betalinger. Beboerrådgivere havde brug for klare oplysninger, når de hjalp folk under deres ophold.
Løsningen: hold beboerrejsen forbundet
Booking Ninjas gav ISH en måde at starte med boligbookinger og holde de næste dele af beboerrejsen forbundet omkring dem.
Boligrejsen begynder med beboeren og det ophold, de har brug for.
Bookinger og tilgængelighed hjælper optagelserne med at styre, hvem der kan placeres og hvornår.
Nyttige beboeroplysninger kan forblive forbundet gennem hele opholdet.
Månedlige gebyrer, fakturaer, saldi og betalingsaktiviteter kan følge beboeren.
Portaladgang, kommunikation og rapportering hjælper personalet med at støtte beboeren efter indflytning.
Her fungerer Booking Ninjas godt: bookingen er kun begyndelsen, og flere teams skal stadig arbejde ud fra den samme beboerrejse efterfølgende.
Hvordan ISH-opsætningen løste de daglige problemer
| ISH behov | Booking Ninjas opsætning | Hvad blev lettere |
|---|---|---|
| Forskellige opholdslængder | Reservationsstyring | Optagelserne kan styre boligophold omkring de datoer, hver beboer faktisk har brug for. |
| Efterspørgsel når boligen fyldes | Ventelistehåndtering | Ventelisteansøgere kan holdes i et klarere flow i stedet for at blive fulgt separat manuelt. |
| Månedlig beboerfakturering | Faktura + tilbagevendende fakturering | Månedlige gebyrer, planlagte betalinger og beboersaldi kan forblive forbundet til den samme konto. |
| Beboerbetalingsadgang | Studenterportal | Beboere har et sted at se nyttige kontooplysninger og betalingsoplysninger uden at skulle spørge personalet om hver opdatering. |
| Forskellige personaleroller | Salesforce-brugere og adgang | Optagelser, beboerrådgivere, faciliteter og regnskab kan arbejde med de oplysninger, der betyder noget for deres job. |
| Manuel rapportering | Rapporter + dashboards | Bolig- og betalingsoptegnelser, der allerede er i systemet, kan bruges til rapportering i stedet for at blive indsamlet igen manuelt. |
Fakturering skulle følge beboeren, ikke leve i en separat proces
Længere ophold gør fakturering særligt vigtig.
ISH havde brug for månedlige priser, planlagte betalinger, fakturaer og muligheden for at føre en kontobalance videre til beboerens nuværende opgørelse.
Booking Ninjas hjalp regnskab med at konfigurere disse regler omkring den måde, ISH allerede fakturerer sine beboere.
Det betyder, at boligbookingen og pengene forbundet til den ikke behøver at blive to separate historier.
Knowledge Centeret forklarer det grundlæggende forhold i Hvordan bookinger forbindes til fakturaer .
Beboere kan håndtere flere af de enkle ting selv
En beboer bør ikke have brug for at kontakte personalet hver gang, de vil forstå noget simpelt om deres konto.
Den beboer-facing portal giver ISH et sted at dele godkendte oplysninger og støtte betalingsaktiviteter, mens den administrative side holdes adskilt.
Dette hjælper med at reducere rutinemæssige spørgsmål til personalet uden at fjerne den personlige støtte, som beboerne stadig har brug for.
Knowledge Centeret forklarer denne idé i Hvad kan kunder gøre gennem en portal? .
For ISH betyder det, at personalet bedre kan bruge deres tid på at byde beboerne velkommen, hjælpe dem med at falde til, støtte fællesskabslivet og håndtere situationer, der faktisk har brug for en person.
Opsætningen følger den måde, ISH arbejder på
International Student House er ikke et normalt hotel, og det er ikke en standard lejlighedsbygning.
Dets beboere opholder sig i længere perioder, ankommer fra hele verden, følger forskellige faktureringsplaner og interagerer med flere personaleteams i løbet af deres tid i huset.
Det er derfor, opsætningen blev formet omkring ISH's egne boligregler i stedet for at bede ISH om at ændre fællesskabet for at passe til et generisk ejendomssystem.
Optagelserne kunne arbejde med bookinger og ventelister. Regnskab kunne arbejde med fakturering og betalinger. Beboerrådgivere kunne bruge beboer- og kommunikationsværktøjer.
Salesforce leverer teknologien underneden, men de faktiske regler, brugere, optegnelser og arbejdsgange tilhører ISH.
ISH flyttede ind i det nye flow trin for trin
Skiftet skete ikke ved at bede hver afdeling om at ændre alt natten over.
Booking Ninjas arbejdede sammen med den eksisterende proces i en to-måneders onboardingperiode. Beboerdata blev indført i nye beboerprofiler, og personalet blev trænet i det arbejde, de faktisk håndterede.
Optagelserne lærte booking- og ventelistehåndtering. Beboerrådgivere arbejdede med portalen og kommunikationsværktøjerne. Regnskab opsatte faktureringsregler, betalinger og fakturaer.
Inden for den første måned gennemførte ISH allerede bookinger og betalinger gennem det nye system.
Denne fasede tilgang hjalp den nye proces med at blive en del af teamets normale rytme i stedet for at blive et andet projekt, som personalet skulle håndtere oven i deres daglige arbejde.
Hvad blev lettere for International Student House
Bookinger, beboere, ventelister og andre boligoptegnelser kræver ikke længere den samme mængde separat vedligeholdelse.
Månedlige gebyrer, fakturaer, saldi og betalinger kan følge beboeren i én sammenhængende flow.
Portalen giver beboerne et sted at håndtere enkle kontooplysninger og betalingsbehov uden altid at spørge personalet.
Beboeroplysninger og kommunikationsværktøjer kan forblive tættere på de optegnelser, personalet allerede bruger.
De samme bolig- og betalingsdata, der bruges hver dag, kan også understøtte rapporter uden at skulle genopbygges manuelt.
Personalet kan lægge mere opmærksomhed på beboerne, arrangementer, støtte og interkulturel udveksling i stedet for rutinemæssigt administrativt arbejde.
Én boligsystem kan fortsætte med at vokse omkring beboerrejsen
For ISH giver Booking og Reservationsstyring startpunktet.
Derfra kan den samme opsætning forbinde ventelister, beboerprofiler, fakturering, betalinger, portaler, kommunikation, rapportering og andre arbejdsgange, når de er nødvendige.
Det er nyttigt for studenterboliger, fordi den svære del sjældent er én reservation. Den svære del er alt det, der skal forblive forbundet i månederne efter, at beboeren er flyttet ind.
For den bredere brugssag, se Student Housing-løsningen .
Lær mere om det forbundne beboerflow
Se hvordan en boligbooking kan forblive forbundet til de fakturaer og betalinger, der følger med.
Hvordan bookinger forbindes til fakturaer →Se hvad beboere eller kunder kan håndtere gennem en portal, og hvad der stadig forbliver hos personalet.
Hvad kan kunder gøre gennem en portal? →Se hvorfor det at holde teams omkring de samme betroede data gør det daglige arbejde lettere.
Hvad betyder én kilde til sandhed? →Brug mindre tid på at holde boligdriften sammen.
Se hvordan Booking Ninjas kan forbinde reservationer, beboere, fakturering, betalinger, portaler og det daglige arbejde omkring et langtidsboligfællesskab.
.jpeg)
.jpg)
.png)
