Das Billings Hotel & Convention Center benötigte eine klarere Buchung und Vereinbarung für Konferenzräume.
Billings Hotel & Convention Center in Billings, Montana verwaltet Hotelunterkünfte sowie Konferenz- und Veranstaltungsräume, die für Besprechungen, Gruppen und andere Zusammenkünfte ausgelegt sind.
Für das Veranstaltungsteam war die Reservierung von Räumen nur ein Teil der Aufgabe. Die Buchung musste auch durch Veranstaltungsdetails, Vereinbarungen, Unterschriften und die endgültige Bestätigung erfolgen.
Die Herausforderung: Die Reservierung des Raumes war nur der Anfang
Konferenz- und Veranstaltungsbuchungen beinhalten mehr als nur das Finden eines leeren Raums im Kalender.
Das Team muss auch verstehen, welcher Raum für die Veranstaltung geeignet ist, welche Daten verfügbar sind, wie der Buchungsprozess voranschreitet und ob die Vereinbarung abgeschlossen wurde.
- Konferenzräume
- Verschiedene Layouts
- Kapazitätsanforderungen
- Veranstaltungsdaten
- Reservierungsdetails
- Buchungsstatus
- Vereinbarungen
- Elektronische Unterschriften
Wenn diese Aspekte separat behandelt werden, wird das Personal dafür verantwortlich, die Veranstaltung von einem System oder Schritt zum nächsten zu tragen.
Die Lösung: Lassen Sie die Veranstaltung durch einen verbundenen Weg gehen
Booking Ninjas implementierte einen strukturierten Workflow rund um die Konferenzräume und den damit verbundenen Vereinbarungsprozess.
Beginnen Sie mit dem Konferenz- oder Veranstaltungsraum, der zu den Daten und Anforderungen passt.
Halten Sie den Raum, die Daten, die Kunden- und Veranstaltungsinformationen rund um einen Reservierungsdatensatz.
Der Vertrag oder die Vereinbarung kann aus der Buchung folgen, anstatt einen separaten Prozess zu bilden.
Die elektronische Unterschrift bringt das Dokument durch die Genehmigung, ohne eine weitere getrennte Papierkette zu erfordern.
Die Buchung und die abgeschlossene Vereinbarung bleiben leichter nachzuvollziehen, während die Veranstaltung voranschreitet.
Wie die Einrichtung von Billings zusammenpasste
| Bedarf des Veranstaltungsteams | Einrichtung von Booking Ninjas | Was einfacher wurde |
|---|---|---|
| Organisieren von buchbaren Konferenzräumen | Management von Konferenzräumen | Räume konnten als strukturierte buchbare Bestände behandelt werden, anstatt nur als Namen in einem informellen Kalender. |
| Veranstaltungsreservierungen verfolgen | Buchungsmanagement | Raum, Daten, Buchungsinformationen und Status konnten während des Fortschreitens der Veranstaltung verbunden bleiben. |
| Von der Buchung zur Vereinbarung übergehen | Reservierungsworkflow | Der Dokumentenschritt konnte aus dem Veranstaltungsdatensatz folgen, anstatt dass das Personal den Kontext woanders wiederherstellen musste. |
| Unterschriften sammeln | Dokument & elektronische Unterschrift | Vereinbarungen konnten durch elektronische Unterschriften bewegt werden, während sie näher an der Buchung und ihrem Status blieben. |
| Den Prozess sichtbar halten | Verbundenen Salesforce-Datensätze | Das Personal konnte von einem klareren Datensatz des Raums, der Reservierung, der Vereinbarung und des nächsten Schrittes arbeiten. |
Konferenzräume sind ebenfalls Bestände
Ein Hotelzimmer ist nicht das einzige, was reserviert werden kann.
Konventionsbetriebe müssen möglicherweise Ballräume, Besprechungsräume, Hallen, Breakout-Bereiche und andere Räume verwalten, die unterschiedliche Kapazitäten und Layouts unterstützen können.
Das bedeutet, dass das System die Räume als echte reservierbare Ressourcen mit Daten, Verfügbarkeit und Buchungsaktivitäten um sie herum verstehen muss.
Die aktuelle Lösung von Booking Ninjas für das Kongresszentrum folgt diesem umfassenderen Modell, indem sie Veranstaltungs- und Hallenbuchungen mit Layouts, Verträgen, Abrechnung, Personal, Einrichtungen und Berichterstattung innerhalb von Salesforce verbindet.
Für Billings konzentrierte sich der bestätigte Projektumfang enger auf das Management von Konferenzräumen und den damit verbundenen Vereinbarungsworkflow.
Die Vereinbarung sollte ihre Verbindung zur Veranstaltung nicht verlieren
Eine Veranstaltung kann vor Abschluss der kommerziellen Vereinbarung vorläufig besprochen oder reserviert werden.
Das schafft einen wichtigen Übergang zwischen der Reservierungsseite und der Dokumentenseite.
Booking Ninjas verband die elektronische Unterschriftsfunktionalität mit dem Workflow, sodass die Vereinbarung näher an der Veranstaltung bleiben konnte, zu der sie gehörte.
Die aktuelle Dokument & elektronische Unterschrift Funktionalität unterstützt dasselbe Prinzip: Vereinbarungen können generiert, gesendet, unterzeichnet, verfolgt und an relevante Salesforce-Datensätze angehängt werden, anstatt getrennte Dateien zu werden.
Weniger Übergaben für das Personal
Ohne einen verbundenen Workflow muss jemand sich daran erinnern, welche Veranstaltung auf eine Vereinbarung wartet, welche Vereinbarung gesendet wurde, ob sie unterzeichnet wurde und welche Reservierung nun in die Bestätigung übergehen kann.
Diese Arbeit mag überschaubar sein, wenn das Veranstaltungsvolumen niedrig ist.
Es wird schwieriger, je mehr Räume, Daten, Konfigurationen, Kunden und Vereinbarungen hinzukommen.
Die Verbindung des Buchungsdatensatzes mit dem Dokumentenprozess gibt dem Personal einen strukturierteren Ort, um zu sehen, was passiert ist und was noch Aufmerksamkeit benötigt.
Was der verbundene Workflow klarer machte
Wir haben keine verifizierten numerischen Ergebnisse nach dem Start für diese Geschichte, daher wird der Wert am besten durch die Arbeit gezeigt, die Booking Ninjas verbunden hat.
Konferenzbestände konnten als Teil eines Reservierungsworkflows verwaltet werden, anstatt nur als isolierter Kalendereintrag.
Der Raum, die Daten, der Kunde und der Buchungsstatus konnten Teil desselben Betriebskontexts bleiben.
Der Vertragsschritt konnte eine natürliche Fortsetzung der Reservierung werden, anstatt ein nicht verwandter administrativer Prozess zu sein.
Die elektronische Unterschrift schuf einen klareren Weg, um Vereinbarungen zur Vollständigkeit zu bewegen.
Das Team konnte weniger Aufwand darauf verwenden, die Reservierungsseite und die Dokumentenseite der Veranstaltung manuell zu verbinden.
Das gleiche Salesforce-Fundament kann zusätzliche Veranstaltungs-, Abrechnungs-, Einrichtungs-, Berichterstattungs- und Betriebsworkflows unterstützen, wenn dies erforderlich ist.
Eine Veranstaltungsbuchung sitzt zwischen kommerzieller und operativer Arbeit
Eine Veranstaltungsbuchung ist nicht abgeschlossen, nur weil ein Raum reserviert wurde.
Der Kunde benötigt möglicherweise eine Vereinbarung. Die Vereinbarung benötigt Genehmigung und Unterschrift. Der Raum benötigt möglicherweise ein bestimmtes Setup. Später kann dasselbe Ereignis die Abrechnung, das Personal, das Catering, die Einrichtungen oder andere operative Arbeiten berühren.
Deshalb erweitert die aktuelle Lösung für Kongresszentren von Booking Ninjas über einen einfachen Raumkalender hinaus.
Billings begann mit einem fokussierten Problem: Management von Konferenzräumen und elektronischen Unterschriften.
Der Wert des Salesforce-Fundaments besteht darin, dass diese ersten verbundenen Teile nicht zu einem weiteren isolierten System werden müssen, wenn mehr von der Veranstaltungsoperation später verbunden werden muss.
Der Workflow sollte folgen, wie der Veranstaltungsort tatsächlich Räume verkauft
Verschiedene Konventionsstätten haben unterschiedliche Räume, Layouts, Genehmigungsschritte, Anforderungen an Vereinbarungen, Personalrollen und Wege, eine Veranstaltung in Richtung Bestätigung zu bewegen.
Booking Ninjas muss nicht von jedem Veranstaltungsort einen identischen Prozess verlangen.
Das Salesforce-Fundament bietet die Datensätze und Workflow-Tools darunter. Die Konfiguration kann dann den Buchungsprozess um die Organisation herum gestalten, die es nutzt.
Das ist besonders nützlich, wenn ein Veranstaltungsort einen Standardkalender überholt hat, aber nicht jeden Teil einer großen Event-Management-Plattform am ersten Tag benötigt.
Erfahren Sie mehr über verbundene Veranstaltungsbuchungen
Erfahren Sie, wie Booking Ninjas verwaltet, ob ein Raum oder eine Ressource tatsächlich für einen bestimmten Zeitpunkt gebucht werden kann.
Wie die Verfügbarkeit verwaltet wird →Erfahren Sie, wie Vereinbarungen, Unterschriften, Statusverfolgung und abgeschlossene Dokumente mit Salesforce-Datensätzen verbunden bleiben können.
Dokument & elektronische Unterschrift erkunden →Erfahren Sie, wie Raumreservierungen später mit Layouts, Verträgen, Abrechnungen, Personal, Einrichtungen und Veranstaltungsoperationen verbunden werden können.
Management von Kongresszentren erkunden →Über diese Geschichte: Diese Seite spiegelt den bestätigten Umfang von Booking Ninjas für das Billings Hotel & Convention Center im Bereich Management von Konferenzräumen und Integration elektronischer Unterschriften wider. Sie beansprucht keine unbestätigten Umsatzverbesserungen, Buchungsvolumensteigerungen oder Funktionalitäten über die verfügbaren Projektergebnisse hinaus.
Haben Sie Veranstaltungsräume, die mehr als einen Kalender benötigen?
Erfahren Sie, wie Booking Ninjas Räume, Reservierungen, Vereinbarungen, Unterschriften und die operativen Arbeiten, die damit verbunden sind, verbinden kann, wie Ihr Veranstaltungsort tatsächlich Veranstaltungen abwickelt.
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