Einführung in das International Student House und das Management-Team
Das International Student House von Washington, DC (ISH) ist eine historische Wohn-Community im Herzen der Hauptstadt der Nation. Gegründet im Jahr 1936, bietet es Wohnraum, Gemeinschaft und Unterstützungsdienste für internationale Graduiertenstudenten, Gastwissenschaftler und Praktikanten, die zum Studieren und Forschen in die USA kommen.
In drei historischen Gebäuden in der Nähe des Dupont Circle untergebracht, kann ISH bis zu 100 Bewohner gleichzeitig aus über 70 Ländern aufnehmen. Das wunderschöne Hauptgebäude im Tudor-Stil empfängt seit über 80 Jahren Bewohner aus der ganzen Welt.
Die Herausforderung: Optimierung eines komplexen Wohnbetriebs
Mit Bewohnern, die zwischen 6 Monaten und 1 Jahr bleiben und aus über 70 verschiedenen Ländern kommen, sah sich ISH mit enormen Herausforderungen bei der Verwaltung der Wohnungsabläufe und der Bereitstellung individueller Dienstleistungen konfrontiert.
Die vorherigen Systeme für Wohnungszuweisungen, Abrechnungen, Zahlungen und Bewohnerkommunikation waren bei 100 Bewohnern gleichzeitig zunehmend umständlich. Das Personal verbrachte Stunden mit manuellen Aufgaben, anstatt sich mit den Bewohnern zu beschäftigen.
ISH benötigte ein automatisiertes System, das variable Aufenthaltsdauern, maßgeschneiderte Abrechnungs- und Zahlungspläne sowie multikanalige Kommunikation verwalten konnte. Am wichtigsten war, dass eine Plattform erforderlich war, die ein personalisiertes, unterstützendes Erlebnis für jeden Bewohner bieten konnte.
Die Suche nach einem intuitiven Property-Management-System, das die Abläufe optimieren und dem Personal ermöglichen konnte, sich auf den Aufbau von Gemeinschaften und die Unterstützung des studentischen Erfolgs zu konzentrieren, begann.
Die Lösung: Implementierung der Booking Ninjas-Plattform
Nach der Überprüfung mehrerer Property-Management-Systeme wählte ISH Booking Ninjas zur Optimierung der Wohnungsabläufe aus. Die entscheidenden Faktoren waren:
- Automatisierte Buchungen für variable Aufenthaltsdauern
- Multikanalige Bewohnerkommunikation und -operationen
- Zahlungsmechanismen für einfache Zahlungen der Bewohner über das Bewohnerportal
- Monatliche Preisgestaltung und Abrechnung für Bewohner
- Übertragung des Kontostands auf die aktuellen Bewohnerabrechnungen
Am wichtigsten ist, dass Booking Ninjas maßgeschneiderte Unterstützung in jedem Schritt der Bewohnerreise bietet - von der Buchung über die Abrechnung bis hin zu ihrem Aufenthalt.
Der Geschäftsführer leitete den Entscheidungsprozess mit Input vom ISH-Personal. Nach einer Demo und der Diskussion der Anforderungen war das Team sich einig, dass Booking Ninjas die richtige Wahl war.
Mit optimierten Abläufen und Unterstützungstools für die Bewohner befähigte Booking Ninjas das ISH-Team, sich auf den Aufbau von Gemeinschaften und die Bereicherung des Bewohnererlebnisses zu konzentrieren.
Einarbeitung und Integration
Das Team von Booking Ninjas bot umfassende Einarbeitung und Schulung für das ISH-Personal an. Sie erklärten, wie jede Rolle - Zulassung, Bewohnerberater, Einrichtungen und Buchhaltung - das Bewohnerportal nutzen konnte, um ein besseres Benutzererlebnis zu schaffen.
Der Zulassungskoordinator erlangte Kenntnisse im Management von Buchungen und automatisierten Wartelisten. Bewohnerberater lernten das Bewohnerportal und die Kommunikationswerkzeuge kennen. Die Buchhaltung passte die Abrechnungsregeln, die Zahlungspläne und Rechnungen an.
Über einen Zeitraum von 2 Monaten wurde das System von Booking Ninjas parallel zu den bestehenden Prozessen von ISH implementiert. Die Bewohnerdaten wurden in die neuen Bewohnerprofile importiert.
Innerhalb des ersten Monats führte ISH Buchungen und Zahlungen im neuen System durch. Die umfassende Einarbeitung gewährte auch einen nahtlosen Übergang für die Bewohner.
Verbesserungen
Die Implementierung der Booking Ninjas-Plattform hat erhebliche Verbesserungen in den Wohnungsabläufen und dem Bewohnererlebnis von ISH gebracht, indem sie die zuvor aufgetretenen Herausforderungen angegangen und die Grundlage für kontinuierliche Verbesserungen gelegt hat.
Hier sind die bemerkenswerten Verbesserungen:
Optimierte Abläufe: Der Übergang zu Booking Ninjas hat die Wohnungsabläufe optimiert, die manuelle Arbeitslast für das Personal reduziert und den Bewerbungsprozess für das ISH-Studentenhaus verbessert.
Personalisierte Bewohnererfahrung: Durch das intuitive Bewohnerportal und die maßgeschneiderten Abrechnungsoptionen konnte ISH eine personalisierte Erfahrung für jeden Bewohner bieten, die ihren individuellen Bedürfnissen und Vorlieben mit größerer Leichtigkeit und Flexibilität gerecht wird.
Verbesserte Kommunikation: Die von Booking Ninjas bereitgestellten multikanaligen Kommunikationswerkzeuge haben die Kommunikation zwischen Personal und Bewohnern verbessert und rechtzeitige Updates, Benachrichtigungen und Unterstützung während der gesamten Bewohnerreise sichergestellt.
Verbessertes Datenmanagement: Die Reporting- und Datenanalysefähigkeiten der Plattform haben ISH befähigt, wertvolle Einblicke in die Wohnungsabläufe, Bewohnerpräferenzen und Trends zu gewinnen, was datengestützte Entscheidungen und strategische Planungen für die Zukunft ermöglicht.
Effiziente Einarbeitung und Integration: Die umfassende Einarbeitung und Schulung, die das Team von Booking Ninjas bereitgestellt hat, erleichterte einen nahtlosen Integrationsprozess, minimierte Störungen für das Personal und die Bewohner und beschleunigte die Einführung des neuen Systems.
Fokus auf Gemeinschaftsbildung: Mit optimierten Abläufen und automatisierten Prozessen konnte das ISH-Personal mehr Zeit und Ressourcen für Initiativen zur Gemeinschaftsbildung aufwenden und eine unterstützende und bereichernde Umgebung für die Bewohner fördern.
Strategische Planung und Wachstum: Die automatisierten Berichte von Booking Ninjas beseitigen die Notwendigkeit zeitaufwändiger manueller Datensammlungen und -analysen. Mit vollständig detaillierten Berichten, die sofort verfügbar sind, kann ISH informierte strategische Entscheidungen treffen, um bestehende Dienstleistungen zu optimieren und zukünftiges Wachstum zu planen. Die Skalierbarkeit der Plattform stellt sicher, dass ISH weiterhin anpassungsfähig bleibt und gedeihen kann, während sich seine Bedürfnisse weiterentwickeln.
Durch kontinuierliches Streben nach Verbesserung und die Nutzung der Möglichkeiten der Booking Ninjas-Plattform bleibt ISH seiner Mission des interkulturellen Austauschs verpflichtet und freut sich darauf, das Bewohnererlebnis in den kommenden Jahren zu bereichern.
Fortsetzung der Bereicherung des Bewohnererlebnisses
Mit optimierten Abläufen und maßgeschneiderter Unterstützung durch Booking Ninjas ist ISH für die Zukunft gut aufgestellt. Das Personal kann mehr Zeit damit verbringen, sich mit den Bewohnern zu beschäftigen, Veranstaltungen zu planen und den interkulturellen Austausch zu fördern.
In Zukunft plant ISH, die Berichterstattung und Datenanalyse von Booking Ninjas zu nutzen, um Einblicke zu gewinnen, die strategische Entscheidungen informieren. Automatisierte Benachrichtigungen und Nachrichten werden personalisierte, zeitnahe Kommunikationen mit den Bewohnern ermöglichen.
Nach über 80 Jahren, in denen internationale Studenten und Wissenschaftler willkommen geheißen wurden, bleibt ISH seiner Mission des interkulturellen Austauschs verpflichtet. Optimiert durch Booking Ninjas freut sich das Team darauf, das Bewohnererlebnis in den kommenden Jahren zu bereichern.
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