Das International Student House in Washington, DC bietet internationalen Studierenden, Wissenschaftlern, Praktikanten und jungen Fachleuten mehr als nur ein Zimmer. Es bietet ihnen einen Ort zum Leben, um Menschen zu treffen und Teil einer Gemeinschaft zu werden.
Hinter diesem Erlebnis steht ein Wohnbetrieb mit Bewohnern, die aus vielen Ländern anreisen, unterschiedlich lange bleiben, zu verschiedenen Zeitpunkten zahlen und während ihres Aufenthalts Unterstützung benötigen.
Mit dem Wachstum der Gemeinschaft wurde zu viel Zeit des Personals damit verbracht, Wohnungszuweisungen, Abrechnung, Zahlungen, Bewohnerinformationen und Kommunikation in Ordnung zu halten.
Die Herausforderung: Jeder Aufenthalt der Bewohner erzeugte mehr Verwaltungsarbeit
ISH kann rund 100 Bewohner gleichzeitig unterbringen, wobei Menschen aus mehr als 70 Ländern kommen. Viele Bewohner bleiben sechs Monate bis ein Jahr.
Das bedeutet, dass das Team nicht einfach Gäste für ein paar Nächte eincheckt. Es verwaltet eine längere Reise der Bewohner.
- Wohnungsanträge und Buchungen
- Zimmerzuweisungen
- Unterschiedliche Aufenthaltsdauern
- Wartelisten
- Monatliche Abrechnung
- Zahlungspläne
- Kommunikation mit Bewohnern
- Wohnungsberichte
Der ältere Prozess ließ das Personal Stunden damit verbringen, diese Teile manuell zu pflegen. Die Zulassungsstelle musste das Wohnen und die Nachfrage verwalten. Die Buchhaltung musste Rechnungen, Salden und Zahlungen im Blick behalten. Die Wohnberater benötigten klare Informationen, um den Menschen während ihres Aufenthalts zu helfen.
Die Lösung: Die Reise der Bewohner verbunden halten
Booking Ninjas gab ISH eine Möglichkeit, mit Wohnungsbuchungen zu beginnen und die nächsten Teile der Reise der Bewohner darum herum verbunden zu halten.
Die Wohnreise beginnt mit dem Bewohner und dem Aufenthalt, den er benötigt.
Buchungen und Verfügbarkeiten helfen der Zulassungsstelle, zu verwalten, wer wann untergebracht werden kann.
Nützliche Informationen über Bewohner können während des gesamten Aufenthalts verbunden bleiben.
Monatliche Gebühren, Rechnungen, Salden und Zahlungsaktivitäten können den Bewohner begleiten.
Portalzugang, Kommunikation und Berichterstattung helfen dem Personal, den Bewohner nach dem Einzug zu unterstützen.
Hier funktioniert Booking Ninjas gut: Die Buchung ist nur der Anfang, und mehrere Teams müssen danach weiterhin auf derselben Reise der Bewohner arbeiten.
Wie die ISH-Einrichtung die täglichen Probleme löste
| ISH Bedarf | Booking Ninjas Einrichtung | Was einfacher wurde |
|---|---|---|
| Unterschiedliche Aufenthaltsdauern | Reservierungsmanagement | Die Zulassungsstelle kann Wohnaufenthalte rund um die Daten verwalten, die jeder Bewohner tatsächlich benötigt. |
| Nachfrage, wenn Wohnraum belegt ist | Wartelistenmanagement | Wartelistenanträge können in einem klareren Fluss gehalten werden, anstatt separat von Hand verfolgt zu werden. |
| Monatliche Abrechnung der Bewohner | Rechnungsstellung + wiederkehrende Abrechnung | Monatliche Gebühren, geplante Zahlungen und Salden der Bewohner können mit demselben Konto verbunden bleiben. |
| Zugriff der Bewohner auf Zahlungen | Studentenportal | Bewohner haben einen Ort, um nützliche Kontoinformationen und Zahlungsinformationen einzusehen, ohne das Personal für jedes Update zu fragen. |
| Unterschiedliche Rollen des Personals | Salesforce-Nutzer und -Zugriff | Zulassungsstelle, Wohnberater, Einrichtungen und Buchhaltung können mit den Informationen arbeiten, die für ihre Aufgaben wichtig sind. |
| Manuelle Berichterstattung | Berichte + Dashboards | Wohn- und Zahlungsunterlagen, die bereits im System sind, können für Berichterstattung verwendet werden, anstatt erneut manuell gesammelt zu werden. |
Die Abrechnung musste dem Bewohner folgen, nicht in einem separaten Prozess leben
Längere Aufenthalte machen die Abrechnung besonders wichtig.
ISH benötigte monatliche Preise, geplante Zahlungen, Rechnungen und die Möglichkeit, einen Kontostand in die aktuelle Abrechnung des Bewohners zu übertragen.
Booking Ninjas half der Buchhaltung, diese Regeln rund um die Art und Weise zu konfigurieren, wie ISH bereits seine Bewohner abrechnet.
Das bedeutet, dass die Wohnungsbuchung und das Geld, das damit verbunden ist, nicht zu zwei separaten Geschichten werden müssen.
Das Wissenszentrum erklärt die grundlegende Beziehung in Wie Buchungen mit Rechnungen verbunden sind .
Bewohner können mehr von den einfachen Dingen selbst erledigen
Ein Bewohner sollte nicht jedes Mal das Personal kontaktieren müssen, wenn er etwas Einfaches über sein Konto verstehen möchte.
Das portal für Bewohner bietet ISH einen Ort, um genehmigte Informationen zu teilen und Zahlungsaktivitäten zu unterstützen, während die administrative Seite getrennt bleibt.
Dies hilft, routinemäßige Fragen an das Personal zu reduzieren, ohne die persönliche Unterstützung zu entfernen, die die Bewohner weiterhin benötigen.
Das Wissenszentrum erklärt diese Idee in Was können Kunden über ein Portal tun? .
Für ISH ist das wichtig, da die Zeit des Personals besser dafür genutzt werden kann, Bewohner willkommen zu heißen, ihnen beim Einleben zu helfen, das Gemeinschaftsleben zu unterstützen und Situationen zu bewältigen, die tatsächlich eine Person benötigen.
Die Einrichtung folgt der Arbeitsweise von ISH
Das International Student House ist kein normales Hotel und kein Standardwohngebäude.
Seine Bewohner bleiben länger, kommen aus der ganzen Welt, folgen unterschiedlichen Abrechnungsplänen und interagieren während ihrer Zeit im Haus mit mehreren Teams.
Deshalb wurde die Einrichtung um die eigenen Wohnregeln von ISH herum gestaltet, anstatt ISH zu bitten, die Gemeinschaft an ein generisches Property-System anzupassen.
Die Zulassungsstelle konnte mit Buchungen und Wartelisten arbeiten. Die Buchhaltung konnte mit Abrechnung und Zahlungen arbeiten. Wohnberater konnten Wohn- und Kommunikationstools nutzen.
Salesforce bietet die Technologie im Hintergrund, aber die tatsächlichen Regeln, Nutzer, Datensätze und Arbeitsabläufe gehören zu ISH.
ISH bewegte sich Schritt für Schritt in den neuen Fluss
Der Wechsel geschah nicht, indem jede Abteilung über Nacht alles änderte.
Booking Ninjas arbeitete während eines zweimonatigen Einarbeitungszeitraums neben dem bestehenden Prozess. Bewohnerdaten wurden in neue Bewohnerprofile übertragen, und das Personal wurde in der Arbeit geschult, die es tatsächlich erledigte.
Die Zulassungsstelle lernte das Management von Buchungen und Wartelisten. Wohnberater arbeiteten mit dem Portal und den Kommunikationstools. Die Buchhaltung richtete Abrechnungsregeln, Zahlungen und Rechnungen ein.
Bereits im ersten Monat führte ISH Buchungen und Zahlungen über das neue System durch.
Dieser phasenweise Ansatz half, den neuen Prozess zum normalen Rhythmus des Teams zu machen, anstatt ein weiteres Projekt zu werden, das das Personal zusätzlich zu ihrer täglichen Arbeit verwalten musste.
Was einfacher wurde für das International Student House
Buchungen, Bewohner, Wartelisten und andere Wohnunterlagen benötigen nicht mehr die gleiche Menge an separater Pflege.
Monatliche Gebühren, Rechnungen, Salden und Zahlungen können den Bewohner in einem verbundenen Fluss folgen.
Das Portal bietet den Bewohnern einen Ort, um einfache Konto- und Zahlungsbedürfnisse zu erledigen, ohne ständig das Personal zu fragen.
Bewohnerinformationen und Kommunikationstools können näher an den Aufzeichnungen bleiben, die das Personal bereits verwendet.
Die gleichen Wohn- und Zahlungsdaten, die täglich verwendet werden, können auch zur Unterstützung von Berichten verwendet werden, ohne manuell neu erstellt zu werden.
Das Personal kann mehr Aufmerksamkeit auf Bewohner, Veranstaltungen, Unterstützung und interkulturellen Austausch richten, anstatt auf routinemäßige Verwaltungsarbeiten.
Ein Wohnsystem kann sich um die Reise der Bewohner weiterentwickeln
Für ISH bieten Buchungs- und Reservierungsmanagement den Ausgangspunkt.
Von dort aus kann dasselbe Setup Wartelisten, Bewohnerprofile, Abrechnung, Zahlungen, Portale, Kommunikation, Berichterstattung und andere Arbeitsabläufe verbinden, wenn sie benötigt werden.
Das ist nützlich für Studentenunterkünfte, da der schwierige Teil selten eine Reservierung ist. Der schwierigere Teil ist alles, was während der Monate nach dem Einzug des Bewohners verbunden bleiben muss.
Für den breiteren Anwendungsfall siehe die Lösung für Studentenunterkünfte .
Erfahren Sie mehr über den verbundenen Bewohnerfluss
Erfahren Sie, wie eine Wohnungsbuchung mit den Rechnungen und Zahlungen verbunden bleiben kann, die darauf folgen.
Wie Buchungen mit Rechnungen verbunden sind →Erfahren Sie, was Bewohner oder Kunden über ein Portal erledigen können und was weiterhin beim Personal bleibt.
Was können Kunden über ein Portal tun? →Erfahren Sie, warum es einfacher ist, Teams um dieselben vertrauenswürdigen Daten zu gruppieren, um die tägliche Arbeit zu erleichtern.
Was bedeutet eine Quelle der Wahrheit? →Verbringen Sie weniger Zeit damit, die Wohnoperationen zusammenzuhalten.
Erfahren Sie, wie Booking Ninjas Buchungen, Bewohner, Abrechnung, Zahlungen, Portale und die tägliche Arbeit rund um eine Langzeitwohn-Community verbinden kann.
.jpeg)
.jpg)
.png)
