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Wycliffe Bible Translators benötigte eine bessere Möglichkeit, ihre interne Apartmentverwaltung zu organisieren. Die Herausforderung bestand nicht nur darin, einen Kalender für etwa 40 Apartments zu führen.
Das Personal beantwortete Fragen zur Verfügbarkeit, überprüfte Anfragen, arrangierte Gruppenaufenthalte, wies Apartments zu, bearbeitete verschiedene Zahlungsmethoden, plante Reinigungen und erstellte Berichte zu denselben Aufenthalten.
Zu viel dieser Arbeit hing davon ab, dass Informationen zwischen Formularen, E-Mails, Tabellenkalkulationen und Salesforce hin- und herbewegt wurden.
Das Problem: Zu viel Zeit wurde für die Beantwortung von "Haben wir Platz?" aufgewendet.
Vor Booking Ninjas hingen Apartmentanfragen stark von einem Google-Formular, E-Mail und der Koordination des Personals ab.
Einer der deutlichsten Schmerzpunkte war die Verfügbarkeit. Ein großer Teil der mit Apartments verbundenen Nachrichten bestand darin, dass Leute einfach fragten, ob die Unterkünfte für bestimmte Daten verfügbar waren.
Das Personal musste dann den Rest der Anfrage abarbeiten:
- Überprüfen der Apartmentverfügbarkeit
- Überprüfen individueller Anfragen
- Überprüfen von Gruppenanfragen
- Auswahl der Apartmenttypen
- Zuweisung spezifischer Einheiten
- Vorbereitung der Abrechnungsinformationen
- Organisation der Reinigung
- Vorbereitung von Berichten
Gruppen machten dies schwieriger. Eine Gruppe könnte mehrere Zwei- und Drei-Zimmer-Apartments benötigen, unterschiedliche Ankunfts- und Abreisedaten, verschiedene Zahler und Namen von Bewohnern, die zum Zeitpunkt der ersten Anfrage nicht bekannt waren.
Die Lösung: einen Schritt in den nächsten führen
Booking Ninjas baute den Apartment-Workflow in die bestehende Salesforce-Umgebung von Wycliffe ein.
Der nützliche Teil war nicht eine Funktion. Es war die Möglichkeit, dass derselbe Aufenthalt durch die Schritte bewegt werden konnte, die Wycliffe bereits benötigte.
Das Personal kann die Verfügbarkeit von Apartments, ausstehende Anfragen und bestätigte Aufenthalte über die Daten hinweg sehen.
Ein Gast oder eine Gruppe kann die benötigten Daten und Apartmenttypen anfragen.
Wycliffe behält die Kontrolle über Genehmigungen, Gruppenblöcke und die zugewiesenen Apartments.
Rechnungen, Zahlungsmethoden, Bewohner und Aufenthaltsdetails bleiben mit der Reservierung verbunden.
Der Check-out kann in die Reinigungsarbeiten übergehen, während dieselben Aufzeichnungen die Betriebs- und Finanzberichte unterstützen.
Das ist die breitere Idee hinter verbundenen Geschäftsoperationen : die Buchung kann mit der Arbeit verbunden bleiben, die davor, während und danach geschieht.
Wie die Wycliffe-Einrichtung jeden Teil des Workflows löste
| Wycliffe Bedarf | Booking Ninjas Einrichtung | Was einfacher wurde |
|---|---|---|
| Apartmentverfügbarkeit sehen | Verfügbarkeitskalender + Reservierungsmanagement | Das Personal kann von einem visuellen Kalender aus arbeiten, anstatt die Verfügbarkeit aus Formularen, E-Mails und separaten Überprüfungen neu zu erstellen. |
| Anfragen zunächst vorläufig halten | Anfragebasierter Reservierungsworkflow | Eine Anfrage kann überprüft werden, bevor Wycliffe sie genehmigt und spezifische Apartments zuweist. |
| Große Gruppen verwalten | Gruppenbuchung | Mehrere Apartments, Reisende, Daten und gruppenbezogene Details können zusammenbleiben, anstatt zu unverbundenen Reservierungen zu werden. |
| Reisende später zuweisen | Gruppenblock + individuelle Zuweisung | Wycliffe kann zunächst genügend Apartmentinventar reservieren und später entscheiden, wer jedes Apartment belegt. |
| Verschiedene Zahler verwalten | Rechnungsmanagement + Geteilte Abrechnung | Externe Zahlungen, interne Abteilungsgebühren und unterschiedliche Zahlungsresponsabilitäten können mit der Reservierung verbunden bleiben. |
| Vorbereitung der Apartments nach dem Check-out | Auftragsmanagement | Ein abgeschlossener Aufenthalt kann in die Reinigungsarbeiten übergehen, anstatt von einer separaten manuellen Übergabe abhängig zu sein. |
| Teams unterschiedliche Berichte geben | Salesforce-Berichte + Booking Ninjas-Berichterstattung | Betrieb und Finanzen können mit denselben Reservierungsdaten arbeiten, während sie die benötigten Ansichten beibehalten. |
Verfügbarkeit anzuzeigen bedeutete nicht, die Kontrolle aufzugeben
Dies war ein wichtiger Teil des Wycliffe-Workflows.
Die Organisation wollte, dass Gäste und Gruppen einen klareren Weg haben, um zu sehen, was verfügbar sein könnte, und eine Anfrage einzureichen.
Aber ein offenes Apartment bedeutete nicht automatisch, dass diese Anfrage zu einer bestätigten Reservierung werden sollte.
Das Wycliffe-Personal musste die Anfrage weiterhin überprüfen, die breitere Wohnsituation überprüfen, sie genehmigen oder ablehnen und entscheiden, welche Apartments tatsächlich genutzt werden sollten.
Booking Ninjas bewahrte diesen Schritt, anstatt Wycliffe in eine sofortige Bestätigung zu zwingen.
Das Knowledge Center erklärt den Unterschied zwischen vorläufigen und bestätigten Buchungen .
Gruppenaufenthalte konnten zusammenbleiben, ohne jeden Reisenden identisch zu machen
Eine große Gruppe kommt nicht immer als eine Einheit an und ab.
Wycliffe könnte mehrere Apartments für dieselbe Gruppe benötigen, während einzelne Reisende weiterhin unterschiedliche Daten, Zimmerzuweisungen oder Zahlungsvereinbarungen hatten.
Booking Ninjas trennte die Gruppe von den individuellen Details.
Wycliffe konnte zunächst die große Frage beantworten: Haben wir genügend Apartments für diese Gruppe?
Das erforderliche Inventar konnte dann blockiert werden, bevor jeder Bewohnername bekannt war. Individuelle Zuweisungen konnten später hinzugefügt werden, wenn der Aufenthalt klarer wurde.
Das macht Gruppenbuchungen anders als einfach eine lange Liste individueller Reservierungen zu erstellen.
Die aktuelle Gruppenbuchungsfähigkeit von Booking Ninjas folgt demselben breiteren Modell: Gruppen- und individuelle Informationen können verbunden bleiben, während sich Daten, Personen, Zimmer oder Ressourcen ändern.
Der Abrechnungsfluss musste auch Wycliffe verstehen
Nicht jeder Apartmentaufenthalt wurde auf die gleiche Weise bezahlt.
Einige Zahlungen konnten per Kreditkarte oder bar erfolgen. Andere konnten intern einer Wycliffe-Abteilung oder einem Journal belastet werden.
Eine Reservierung konnte auch mehr als einen Zahler haben.
Booking Ninjas wurde so konfiguriert, dass diese Zahlungsbeziehungen Teil derselben Reservierungshistorie bleiben konnten, anstatt das Personal in einen externen Abrechnungsprozess zu zwingen.
Rechnungen konnten aufgeteilt werden, wenn verschiedene Personen oder Abteilungen für unterschiedliche Teile eines Aufenthalts verantwortlich waren. Nach der Zahlung konnte die Abrechnungshistorie mit der Reservierung verbunden bleiben.
Für die breitere Struktur von Buchung zu Abrechnung siehe Wie Buchungen mit Rechnungen verbunden sind .
Die Reservierung konnte die Arbeit auslösen, die nach dem Check-out kommt
Das Apartment ist nicht bereit für den nächsten Gast, nur weil die vorherige Reservierung beendet ist.
Es muss immer noch gereinigt und vorbereitet werden.
Booking Ninjas verband diesen operativen Schritt mit dem Check-out. Ein abgeschlossener Aufenthalt konnte die Reinigungsarbeiten für das Apartment auslösen.
Das Reinigungspersonal konnte durch einfache Status wie in Arbeit, abgeschlossen oder storniert arbeiten, während die Aufsichtspersonen sehen konnten, welche Apartments noch Aufmerksamkeit benötigten.
Das verwandelte die Reinigung von einer separaten Übergabe in den nächsten Schritt desselben Apartment-Workflows.
Booking Ninjas musste sich in Wycliffes Salesforce-Org einfügen, nicht sie ersetzen
Wycliffe hatte bereits Salesforce.
Das Team hatte bereits Regeln zu Konten, Kontakten, Beziehungen zu Non-Profit-Daten, erforderlichen Feldern, Berichterstattung, Datenqualität und Berechtigungen.
Ein Neustart in einer separaten Reservierungsdatenbank hätte einen weiteren Ort geschaffen, den man synchronisieren müsste.
Stattdessen arbeitete Booking Ninjas mit der bestehenden Salesforce-Struktur von Wycliffe und verfeinerte den Apartment-Workflow darum herum.
Das umfasste Wycliffe-spezifische Details wie Apartmentklassifikationen, Etagenpräferenzen, Steuerbefreiungen, Zahlungsarten, Rechnungslayouts, Berichterstattung und Terminologie.
Die Technologie darunter kann von Booking Ninjas und Salesforce kommen, aber Wycliffe entscheidet weiterhin, wie seine eigene Wohnungsverwaltung funktionieren muss.
Die Einrichtung verbesserte sich weiter, als echte Benutzer sie testeten
Die Benutzerakzeptanztests brachten Details ans Licht, die in einer generischen Produktcheckliste leicht übersehen werden können.
Wycliffe-Benutzer baten um Dinge wie Präferenzen für die erste und zweite Etage, klarere Unterschiede zwischen Zwei- und Drei-Zimmer-Einheiten, realistischere Grenzen für Gruppenanfragen, bessere Kalenderansicht, steuerbefreite Handhabung, verbesserte Finanzberichte und Änderungen an Rechnungs- und Quittungslayouts.
Diese Anfragen wurden verwendet, um Wycliffes Version des Workflows zu verfeinern.
Das ist ein wichtiger Teil der Implementierung: Salesforce bietet starke Technologie, aber das nützliche Produkt erscheint, wenn die Regeln auf dem Bildschirm mit der Arbeit übereinstimmen, die die Menschen tatsächlich tun.
Was im Wycliffe-Workflow einfacher wurde
Es gibt keine numerischen Ergebnisse nach dem Start in den Materialien, die für diese Geschichte verwendet wurden, daher wird die Verbesserung am besten durch die Arbeit gezeigt, die verbunden wurde.
Das Personal konnte von einem visuellen Apartmentkalender aus arbeiten, anstatt die Antwort durch wiederholte E-Mail-Überprüfungen neu zu erstellen.
Apartmentblöcke, Gruppeninformationen, individuelle Reisende und unterschiedliche Daten konnten zusammenbleiben.
Online-Anfragen konnten die Aufnahme erleichtern, ohne jede Anfrage in eine automatische bestätigte Reservierung zu verwandeln.
Normale Zahlungen, interne Abteilungsgebühren und geteilte Verantwortlichkeiten konnten Teil desselben Buchungsflusses bleiben.
Das Ende eines Aufenthalts konnte die nächste betriebliche Aufgabe auslösen, anstatt auf eine weitere manuelle Übergabe angewiesen zu sein.
Wycliffe musste keine weitere getrennte Datenbank für Apartmentoperationen erstellen.
Die Buchung war der Kern, aber die Operation benötigte mehr darum herum
Wycliffe ist ein gutes Beispiel dafür, warum Booking Ninjas mit Buchungen und Reservierungen beginnt, aber nicht dort aufhören muss.
Das Reservierungsmanagement behandelte den Kernaufenthalt. Die Gruppenbuchung erweiterte es für größere Gruppen. Rechnungsmanagement und geteilte Abrechnung kümmerten sich um die finanziellen Aspekte. Auftragsmanagement verband den Aufenthalt mit der Reinigung. Salesforce-Berichterstattung unterstützte Betrieb und Finanzen.
Das ist der Bereich, in dem Booking Ninjas besonders gut passt: wenn eine Buchung mehrere verschiedene Teile derselben Organisation berührt und diese Teile verbunden bleiben müssen.
Ein einfacherer Reservierungsfall kann weniger Komponenten verwenden. Wycliffe benötigte mehr, weil sein Workflow komplexer war.
Erfahren Sie mehr über diesen Workflow
Erfahren Sie, wie eine Gruppe verbunden bleiben kann, während Personen, Räume, Daten und individuelle Details weiterhin unterschiedlich sind.
Wie Gruppenbuchungen funktionieren →Erfahren Sie, wie Gebühren, Rechnungen, Zahlungen und die Reservierung verbunden bleiben können.
Wie Buchungen mit Rechnungen verbunden sind →Erfahren Sie, warum Reservierungen, Zahlungen, Mitarbeiterarbeiten, Einrichtungen und Berichterstattung besser funktionieren, wenn die Aufzeichnungen denselben Betrieb folgen können.
Wie Booking Ninjas Geschäftsoperationen verbindet →Haben Sie mehr um einen Aufenthalt herum, als ein normales Buchungssystem bewältigen kann?
Erfahren Sie, wie Booking Ninjas Reservierungen, Gruppen, Genehmigungen, Abrechnung, operative Arbeiten, Berichterstattung und Ihre bestehenden Salesforce-Daten um die Art und Weise verbinden kann, wie Ihre Organisation bereits arbeitet.
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