YMCA of the North + Booking Ninjas
Transformation saisonaler Cabin-Reservierungen auf Salesforce
Überblick
Die YMCA of the North betreibt Camps und Freizeitzentren in Minnesota. Cabin-Rentals sind eine wichtige Einnahmequelle, insbesondere in der Nebensaison. Ihr vorheriges Reservierungssystem war von Salesforce getrennt, funktional eingeschränkt und erforderte erheblichen manuellen Aufwand zur Verwaltung von Verfügbarkeiten und Zahlungen.
Die YMCA arbeitete mit Booking Ninjas zusammen, um eine Salesforce-native Buchungsmaschine zu erstellen, die saisonale Regeln unterstützt, Zahlungen automatisiert und alle Reservierungsdaten zentralisiert. Das Ergebnis ist ein optimiertes digitales Erlebnis für Gäste und ein einheitliches Betriebssystem für das Personal.
Branche
Gemeinnützig / Freizeitsport
Region
Minnesota, USA
Verwendete Produkte
Booking Ninjas PMS, maßgeschneiderte Buchungsmaschine, Salesforce-Integration, automatisierte Zahlungen, Analytik
Herausforderung
Die YMCA of the North benötigte ein Reservierungssystem, das die Funktionsweise ihrer Hütten unterstützen konnte:
Saisonale Verfügbarkeit
Hütten sind nur während bestimmter Nebensaisonfenster buchbar. Ihr vorheriges Tool konnte komplexe Buchungsregeln nicht durchsetzen oder sich an Programmschedules anpassen.
Getrennte Systeme
Die YMCA war auf Salesforce für Mitglieder- und Programmdaten angewiesen, aber Cabin-Reservierungen lebten auf einer separaten Plattform. Das Personal synchronisierte Daten manuell zwischen den Systemen, was die Reibung erhöhte und die Genauigkeit verringerte.
Manuelle Zahlungsstruktur
Für Cabin-Rentals waren zwei Zahlungen erforderlich:
-
50 % zum Zeitpunkt der Buchung
-
Die verbleibenden 50 % sind 30 Tage vor Ankunft fällig
Das Personal verfolgte Fristen in Tabellenkalkulationen und folgte Gästen manuell nach. Der Prozess war zeitaufwendig und anfällig für Verzögerungen.
Lösung
Booking Ninjas implementierte ein vollständig Salesforce-natives Reservierungssystem, das für das Betriebsmodell der YMCA konzipiert wurde.
Salesforce-native Buchungsmaschine
Cabin-Reservierungen werden jetzt direkt in Salesforce erstellt, verwaltet und gespeichert. Das Personal kann Gästedaten, Reservierungen und Zahlungshistorie an einem Ort einsehen. Gäste buchen über ein markenbezogenes Online-Portal, das in Echtzeit mit Salesforce verbunden ist.
Maßgeschneiderte saisonale Logik
Das neue System setzt saisonale Verfügbarkeitsregeln und Camp-Zeitpläne automatisch durch. Gäste können nach Hüttenart, Kapazität und Annehmlichkeiten mit verbesserter Genauigkeit und Klarheit suchen.
Automatisierte Teilzahlungen
Zahlungsregeln sind jetzt vollständig automatisiert:
-
Wenn die Ankunft mehr als 30 Tage entfernt ist, berechnet das System 50 % und plant den verbleibenden Betrag automatisch.
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Wenn die Ankunft innerhalb von 30 Tagen liegt, zahlen die Gäste den Gesamtbetrag im Voraus.
Dies beseitigte alle manuelle Verfolgung und beseitigte Zahlungsverspätungen.
Echtzeit-Berichterstattung
Booking Ninjas lieferte Dashboards, die Buchungsvolumen, Einnahmen, Belegungstrends und Zahlungsabschlüsse in Echtzeit anzeigen. Die Führungsebene hat einen konsistenten Überblick über die Leistung der Hütten.
Integrierte Analytik
Google Analytics wurde verbunden, um das Verhalten im Buchungstrichter, die Verkehrsquellen und die Konversionsleistung zu verfolgen. Die Marketingteams haben jetzt genaue Daten über die Aktivitäten der Besucher.
Auswirkungen
Vereinte Operationen
Alle Buchungs-, Gäste- und Zahlungsdaten leben jetzt in Salesforce. Das Personal hat ein einziges, zuverlässiges System für Reservierungen.
Reduzierte Verwaltungsarbeit
Manuelle Zahlungsüberwachung und saisonale Regelverwaltung wurden eliminiert. Die Zeit des Personals wird auf wertvollere Aufgaben umverteilt.
Stärkere Einnahmenkontrolle
Automatisierte Teilzahlungen gewährleisten pünktliche Einziehung und genaue Berichterstattung.
Schnelleres, einfacheres Gästeerlebnis
Familien können Hütten online buchen, ohne manuelle Eingriffe oder Verwirrung über saisonale Zeitpläne.
Skalierbare Grundlage
Die Plattform unterstützt jetzt zusätzliche Module, wie POS, Gästebefragungen und erweiterte Programme.
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