Die YMCA of the North vermietet Hütten in ihren Camps und Freizeitzentren in Minnesota, insbesondere in der Nebensaison, wenn diese Räume Familien willkommen heißen und zusätzliches Einkommen generieren können.
Die alte Buchungseinrichtung machte das schwieriger als nötig. Hüttenreservierungen lebten außerhalb von Salesforce, saisonale Verfügbarkeiten benötigten die Aufmerksamkeit des Personals, und der zweigeteilte Zahlungsplan wurde manuell verfolgt.
Die Herausforderung: Hüttenvermietungen hatten ihre eigenen Regeln, aber das alte System nicht
Dies sind keine ganzjährigen Hotelzimmer. Hütten sind während spezifischer Nebensaisonfenster zur Buchung geöffnet, und diese Daten müssen mit den Programmen und Zeitplänen der YMCA-Camps abgestimmt werden.
Der Reservierungsprozess hatte auch mehrere bewegliche Teile:
- Saisonale Hüttenverfügbarkeit
- Camp-Programmpläne
- Hüttenart und -kapazität
- Ausstattungen
- Gästinformationen
- 50% Buchungsanzahlungen
- Fristen für die Endzahlung
- Buchungs- und Einnahmenberichte
Gleichzeitig nutzte die YMCA bereits Salesforce für Mitglieder- und Programmdaten. Hüttenreservierungen lebten woanders, sodass das Personal Informationen zwischen den Systemen bewegen musste.
Zahlungen fügten eine weitere regelmäßige Aufgabe hinzu. Gäste zahlten normalerweise 50% bei der Buchung und die anderen 50% 30 Tage vor der Ankunft. Das Personal verwendete Tabellenkalkulationen, um die zweite Zahlung zu verfolgen und nachzufassen, wenn sie fällig war.
Die Lösung: Hüttenbuchungen dort platzieren, wo die Daten der YMCA bereits leben
Die Booking Ninjas haben den Buchungsfluss für Hütten auf Salesforce aufgebaut, anstatt eine weitere getrennte Buchungsdatenbank hinzuzufügen.
Familien können über die markenbezogene Online-Buchungserfahrung der YMCA buchen, während das Personal mit Reservierungen, Gästedaten, Zahlungen und Berichterstattung aus demselben Salesforce-basierten Setup arbeiten kann.
Die Buchungsregeln können auch den tatsächlichen Betrieb der YMCA folgen. Hütten können um die Daten geöffnet oder geschlossen werden, die die YMCA auswählt, anstatt dass das Personal sich an jede saisonale Ausnahme erinnern muss.
Der Buchungs-Engine unterstützt Regeln zu Verfügbarkeit, Kapazität, eingeschränkten Daten und anderen Buchungsgrenzen.
Wie eine Hüttenbuchung durch das System fließt
Die Familie sucht nach einer Hütte, die zu den Daten und Bedürfnissen des Aufenthalts passt.
Saisonale Daten, Verfügbarkeit, Kapazität und andere Regeln entscheiden, was gebucht werden kann.
Die Buchungs- und Gästeinformationen gelangen in denselben Salesforce-basierten Flow.
Die korrekte Anzahlung oder die volle Zahlung wird ab dem Ankunftsdatum angewendet.
Salden, Buchungsaktivitäten und Berichterstattung bleiben nach der ersten Zahlung verbunden.
Für weitere Details zu den Regeln hinter buchbarem Inventar siehe Wie Verfügbarkeit verwaltet wird .
Wie das Setup die täglichen Probleme gelöst hat
| Bedarf der YMCA | Setup der Booking Ninjas | Was einfacher wurde |
|---|---|---|
| Saisonale Hüttenbuchung | Buchungs-Engine + Reservierungsmanagement | Die YMCA kann ihre eigenen Buchungsfenster anwenden und Hüttenreservierungen im selben Salesforce-Umfeld halten. |
| Ändernde Verfügbarkeit | Verfügbarkeitsmanagement | Buchungen und Änderungen können die Verfügbarkeit aktualisieren, ohne einen separaten Tabellenkalender zu pflegen. |
| 50/50 Zahlungsplan | Zahlungsautomatisierung | Buchungen, die mehr als 30 Tage im Voraus erfolgen, können zuerst 50% annehmen und den Restbetrag planen. Nahe Buchungen können die volle Zahlung erfordern. |
| Getrennte Salesforce-Daten | Salesforce-native Datensätze | Reservierungen, Gäste und Zahlungshistorie können mit den umfassenderen Salesforce-Daten verbunden bleiben, anstatt die gleiche manuelle Synchronisierung zu benötigen. |
| Hüttenleistung | Berichte + Dashboards | Buchungsvolumen, Einnahmen, Belegung und Zahlungsaktivitäten können aus den bereits durch den Buchungsfluss erstellten Datensätzen angezeigt werden. |
| Buchungsreisedaten | Google Analytics | Das Marketing kann sehen, wie Besucher die Buchungsreise erreichen und durchlaufen. |
Der Zahlungsplan benötigt nicht mehr seine eigene Tabelle
Die Zahlungsregel der YMCA ist einfach zu erklären, aber leicht in wiederholte Arbeit umzuwandeln.
Wenn ein Gast mehr als 30 Tage vor der Ankunft bucht, sind 50% bei der Buchung fällig und die anderen 50% sind 30 Tage vor dem Aufenthalt fällig. Wenn die Buchung innerhalb von 30 Tagen erfolgt, ist der volle Betrag fällig.
Die Booking Ninjas können diese Regel vom Buchungsdatum und Ankunftsdatum anwenden. Das Personal benötigt keine separate Liste, nur um sich zu merken, welcher Saldo als nächstes eingezogen werden soll.
Dies hilft auch, Einnahmen zu schützen, die bereits an eine Hüttenbuchung gebunden sind. Die zweite Zahlung kann der Reservierung folgen, anstatt darauf angewiesen zu sein, dass jemand die richtige Zeile in der Tabelle zur richtigen Zeit bemerkt.
Das Knowledge Center erklärt die breitere Beziehung in Wie Buchungen mit Rechnungen verbunden sind .
Die Buchungsregeln gehören zur YMCA
Die YMCA of the North musste ihren Camp-Kalender nicht in einen generischen Hotelkalender umwandeln.
Ihre Hütten, saisonalen Fenster, Programmdaten, Zahlungsregeln, Gästereise und Berichtsbedürfnisse können in ihrer eigenen Salesforce-Umgebung abgebildet werden.
Das ist ein nützlicher Teil eines Salesforce-Org . Die Datensätze, Workflows, Regeln, Benutzer und Berichterstattung können um die Organisation herum eingerichtet werden, die sie nutzt.
Was für das YMCA-Team einfacher wurde
Der zweigeteilte Zahlungsplan kann der Buchung folgen, anstatt einer separaten Tabelle.
Hüttenbuchungsfenster können den Camp-Zeitplänen folgen, ohne dass das Personal jede Anfrage manuell überprüfen muss.
Gäste-, Reservierungs- und Zahlungsdatensätze benötigen nicht mehr die gleiche manuelle Bewegung zwischen den Systemen.
Gäste können online nach Hütten suchen und reservieren, anstatt dass das Personal jede Reservierung einleiten muss.
Die gleiche Reservierungs- und Zahlungsaktivität kann Buchungs-, Belegungs-, Einnahmen- und Zahlungsansichten unterstützen.
Das Personal kann sich mehr auf Gäste, Programme, Einrichtungen und das Camp-Erlebnis konzentrieren, anstatt sich um die routinemäßige Buchungsadministration zu kümmern.
Nächster Schritt: Die Buchungserfahrung einfacher und leichter erkunden
Die erste Aufgabe bestand darin, das Fundament richtig zu legen: Saisonale Regeln, Reservierungen, Zahlungen, Gästedaten und Berichterstattung haben jetzt einen verbundenen Ort, an dem sie arbeiten können.
Die nächsten Verbesserungen konzentrieren sich direkter auf die Familie, die die Buchung vornimmt.
Die Buchungserfahrung wird verbessert, damit mehr Gäste die Buchungsschritte bequem finden, verstehen und abschließen können. Das Ziel ist es, vermeidbare Barrieren zu beseitigen, während die Buchungsregeln der YMCA darunter weiterhin funktionieren.
Das aktualisierte Layout ist so geplant, dass Familien die Standorte der Hütten visuell erkunden und von der Hütte, die sie auf der Karte auswählen, in die Buchung übergehen können. Dies kann es einfacher machen zu verstehen, wo sich jede Hütte befindet, bevor man Daten, Details und Verfügbarkeit vergleicht.
Dies ist auch der Punkt, an dem eine bessere Gästeerfahrung der Einnahmenseite des Projekts zugutekommen kann. Wenn Familien die Optionen verstehen, eine verfügbare Hütte finden und mit weniger verwirrenden Schritten in die Buchung übergehen können, gibt es weniger Chancen, einen interessierten Gast auf dem Weg zu verlieren.
Diese Verbesserungen in der Zugänglichkeit und beim Buchen von der Karte sind die nächste Phase der Erfahrung und werden hier nicht als abgeschlossene Ergebnisse präsentiert.
Hüttenbuchungen können der Ausgangspunkt sein, nicht die Grenze
Das Kernsetup beginnt mit der Buchungs-Engine und dem Reservierungsmanagement, da dies das Hauptproblem war, das die YMCA lösen musste.
Von dort kann dieselbe Plattform in andere Apps und Workflows erweitert werden, wenn ein echter Bedarf besteht, wie z.B. POS, Umfragen, Programme, Portale, Berichterstattung oder andere YMCA-Betriebe.
Das wird besonders nützlich, wenn Programme, Einrichtungen, Kunden, Zahlungen und Berichterstattung mehr von denselben Informationen teilen müssen.
Siehe die breitere YMCA-Lösung für Informationen, wie Booking Ninjas über Hüttenreservierungen hinaus erweitert werden kann.
Erfahren Sie mehr über dieses Buchungssetup
Erfahren Sie, wie Daten, Einschränkungen, Kapazität und bestehende Buchungen entscheiden, was Gäste reservieren können.
Wie Verfügbarkeit verwaltet wird →Erfahren Sie, wie eine Reservierung mit den Rechnungen und Zahlungen verbunden bleiben kann, die ihr folgen.
Wie Buchungen mit Rechnungen verbunden sind →Erfahren Sie, wie die eigenen Daten, Workflows, Benutzer, Regeln und Berichterstattung einer Organisation in ihrer Salesforce-Umgebung leben können.
Was ist eine Salesforce-Org? →Machen Sie die saisonale Buchung für Gäste und Mitarbeiter einfacher.
Erfahren Sie, wie Booking Ninjas Verfügbarkeit, Reservierungen, Zahlungen, Kundendaten und die Regeln, die Ihren Buchungsbetrieb einzigartig machen, verbinden können.
.jpeg)
.jpg)
.png)
