Το Billings Hotel & Convention Center χρειάζονταν μια πιο σαφή διαδικασία για την κράτηση και τις συμφωνίες χώρων συνεδρίων.
Billings Hotel & Convention Center στο Billings, Montana διαχειρίζεται τη διαμονή στο ξενοδοχείο μαζί με χώρους συνεδρίων και εκδηλώσεων που έχουν σχεδιαστεί για συναντήσεις, ομάδες και άλλες συγκεντρώσεις.
Για την ομάδα εκδηλώσεων, η κράτηση χώρου ήταν μόνο ένα μέρος της δουλειάς. Η κράτηση έπρεπε επίσης να προχωρήσει μέσα από λεπτομέρειες εκδήλωσης, συμφωνίες, υπογραφές και τελική επιβεβαίωση.
Η πρόκληση: η κράτηση του δωματίου ήταν μόνο η αρχή
Οι κρατήσεις συνεδρίων και εκδηλώσεων περιλαμβάνουν περισσότερα από το να βρεις έναν κενό χώρο σε ένα ημερολόγιο.
Η ομάδα πρέπει επίσης να κατανοήσει ποιος χώρος ταιριάζει στην εκδήλωση, ποιες ημερομηνίες είναι διαθέσιμες, πώς προχωρά η κράτηση και αν η συμφωνία έχει ολοκληρωθεί.
- Χώροι συνεδρίων
- Διαφορετικές διατάξεις
- Απαιτήσεις χωρητικότητας
- Ημερομηνίες εκδήλωσης
- Λεπτομέρειες κράτησης
- Κατάσταση κράτησης
- Συμφωνίες
- Ηλεκτρονικές υπογραφές
Όταν αυτά τα κομμάτια διαχειρίζονται ξεχωριστά, το προσωπικό γίνεται υπεύθυνο για τη μεταφορά της εκδήλωσης από ένα σύστημα ή βήμα στο επόμενο.
Η λύση: άφησε την εκδήλωση να προχωρήσει μέσα από μία συνδεδεμένη διαδρομή
Οι Booking Ninjas υλοποίησαν μια δομημένη ροή εργασίας γύρω από τους χώρους συνεδρίων και τη διαδικασία συμφωνίας που συνδέεται με αυτές τις κρατήσεις.
Ξεκινήστε με τον χώρο συνεδρίου ή εκδήλωσης που ταιριάζει στις ημερομηνίες και τις απαιτήσεις.
Διατηρήστε το χώρο, τις ημερομηνίες, τον πελάτη και τις πληροφορίες εκδήλωσης γύρω από μια εγγραφή κράτησης.
Η σύμβαση ή η συμφωνία μπορεί να ακολουθήσει από την κράτηση αντί να γίνει μια ξεχωριστή διαδικασία.
Η ηλεκτρονική υπογραφή μεταφέρει το έγγραφο μέσω έγκρισης χωρίς να απαιτεί άλλη αποσπασμένη γραφειοκρατία.
Η κράτηση και η ολοκληρωμένη συμφωνία παραμένουν πιο εύκολα παρακολουθήσιμες καθώς η εκδήλωση προχωρά.
Πώς η ρύθμιση του Billings ταιριάζει
| Ανάγκη ομάδας εκδηλώσεων | Ρύθμιση Booking Ninjas | Τι έγινε πιο εύκολο |
|---|---|---|
| Οργάνωση κρατήσιμων χώρων συνεδρίων | Διαχείριση Χώρων Συνεδρίων | Οι χώροι μπορούσαν να αντιμετωπιστούν ως δομημένο κρατήσιμο απόθεμα αντί απλώς ονόματα σε ένα ανεπίσημο ημερολόγιο. |
| Παρακολούθηση κρατήσεων εκδηλώσεων | Διαχείριση Κρατήσεων | Ο χώρος, οι ημερομηνίες, οι πληροφορίες κράτησης και η κατάσταση μπορούσαν να παραμείνουν συνδεδεμένα καθώς η εκδήλωση προχωρούσε. |
| Μετάβαση από την κράτηση στη συμφωνία | Ροή Εργασίας Κρατήσεων | Το βήμα του εγγράφου μπορούσε να ακολουθήσει από την εγγραφή της εκδήλωσης αντί να απαιτεί από το προσωπικό να ξαναχτίσει το πλαίσιο αλλού. |
| Συλλογή υπογραφών | Έγγραφο & Ηλεκτρονική Υπογραφή | Οι συμφωνίες μπορούσαν να προχωρήσουν μέσω ηλεκτρονικής υπογραφής ενώ παρέμεναν πιο κοντά στην κράτηση και την κατάσταση της. |
| Διατήρηση της διαδικασίας ορατής | Συνδεδεμένες Εγγραφές Salesforce | Το προσωπικό μπορούσε να εργάζεται από μια πιο σαφή εγγραφή του χώρου, της κράτησης, της συμφωνίας και του επόμενου βήματος. |
Ο χώρος συνεδρίων είναι και απόθεμα
Ένα δωμάτιο ξενοδοχείου δεν είναι το μόνο πράγμα που μπορεί να κρατηθεί.
Οι λειτουργίες συνεδρίων μπορεί να χρειαστεί να διαχειριστούν αίθουσες χορού, αίθουσες συναντήσεων, αίθουσες, χώρους διαλείμματος και άλλους χώρους που μπορούν να υποστηρίξουν διαφορετικές χωρητικότητες και διατάξεις.
Αυτό σημαίνει ότι το σύστημα πρέπει να κατανοήσει τους χώρους ως πραγματικούς κρατήσιμους πόρους με ημερομηνίες, διαθεσιμότητα και δραστηριότητα κρατήσεων γύρω τους.
Η τρέχουσα λύση του Booking Ninjas για Κέντρα Συνεδρίων ακολουθεί αυτό το ευρύτερο μοντέλο συνδέοντας κρατήσεις εκδηλώσεων και αιθουσών με διατάξεις, συμβάσεις, χρέωση, προσωπικό, εγκαταστάσεις και αναφορές μέσα στο Salesforce.
Για το Billings, η επιβεβαιωμένη έκταση του έργου επικεντρώθηκε πιο στενά στη διαχείριση χώρων συνεδρίων και τη ροή εργασίας συμφωνίας που συνδέεται με αυτές τις κρατήσεις.
Η συμφωνία δεν πρέπει να χάνει τη σύνδεσή της με την εκδήλωση
Μια εκδήλωση μπορεί να συζητηθεί ή να κρατηθεί προσωρινά πριν ολοκληρωθεί η εμπορική συμφωνία.
Αυτό δημιουργεί μια σημαντική μεταφορά μεταξύ της πλευράς της κράτησης και της πλευράς του εγγράφου.
Οι Booking Ninjas συνέδεσαν τη δυνατότητα ηλεκτρονικής υπογραφής με τη ροή εργασίας ώστε η συμφωνία να παραμείνει πιο κοντά στην εκδήλωση στην οποία ανήκε.
Η τρέχουσα Δυνατότητα Εγγράφου & Ηλεκτρονικής Υπογραφής υποστηρίζει αυτή την ίδια αρχή: οι συμφωνίες μπορούν να δημιουργηθούν, να σταλούν, να υπογραφούν, να παρακολουθούνται και να επισυνάπτονται σε σχετικές εγγραφές Salesforce αντί να γίνονται αποσπασμένα αρχεία.
Λιγότερες μεταφορές για το προσωπικό να κρατήσει μαζί
Χωρίς μια συνδεδεμένη ροή εργασίας, κάποιος πρέπει να θυμάται ποια εκδήλωση περιμένει μια συμφωνία, ποια συμφωνία έχει σταλεί, αν έχει υπογραφεί και ποια κράτηση μπορεί τώρα να προχωρήσει στην επιβεβαίωση.
Αυτή η εργασία μπορεί να είναι διαχειρίσιμη όταν ο όγκος εκδηλώσεων είναι χαμηλός.
Γίνεται πιο δύσκολη καθώς οι χώροι, οι ημερομηνίες, οι διαμορφώσεις, οι πελάτες και οι συμφωνίες πολλαπλασιάζονται.
Η σύνδεση της εγγραφής κράτησης με τη διαδικασία εγγράφου δίνει στο προσωπικό ένα πιο δομημένο μέρος για να δει τι έχει συμβεί και τι χρειάζεται ακόμη προσοχή.
Τι έκανε πιο σαφή η συνδεδεμένη ροή εργασίας
Δεν έχουμε επιβεβαιωμένα αριθμητικά αποτελέσματα μετά την εκκίνηση για αυτή την ιστορία, οπότε η αξία είναι καλύτερα να δείχνεται μέσω της εργασίας που συνέδεσαν οι Booking Ninjas.
Το απόθεμα συνεδρίων μπορούσε να διαχειριστεί ως μέρος μιας ροής εργασίας κράτησης αντί μόνο ως μια απομονωμένη καταχώριση ημερολογίου.
Ο χώρος, οι ημερομηνίες, ο πελάτης και η κατάσταση κράτησης μπορούσαν να παραμείνουν μέρος του ίδιου λειτουργικού πλαισίου.
Το βήμα της σύμβασης μπορούσε να γίνει μια φυσική συνέχεια της κράτησης αντί να είναι μια άσχετη διοικητική διαδικασία.
Η ηλεκτρονική υπογραφή δημιούργησε μια πιο σαφή πορεία για την ολοκλήρωση των συμφωνιών.
Η ομάδα μπορούσε να ξοδεύει λιγότερη προσπάθεια συνδέοντας χειροκίνητα τη πλευρά της κράτησης και τη πλευρά του εγγράφου της εκδήλωσης.
Η ίδια βάση του Salesforce μπορεί να υποστηρίξει πρόσθετες ροές εργασίας εκδηλώσεων, χρέωσης, εγκαταστάσεων, αναφορών και λειτουργιών όταν απαιτείται.
Μια κράτηση συνεδρίου βρίσκεται μεταξύ εμπορικής και λειτουργικής εργασίας
Μια κράτηση εκδήλωσης δεν είναι ολοκληρωμένη απλώς επειδή έχει κρατηθεί ένα δωμάτιο.
Ο πελάτης μπορεί να χρειαστεί μια συμφωνία. Η συμφωνία χρειάζεται έγκριση και υπογραφή. Ο χώρος μπορεί να χρειάζεται μια συγκεκριμένη διαρρύθμιση. Αργότερα, η ίδια εκδήλωση μπορεί να αγγίξει τη χρέωση, το προσωπικό, την τροφοδοσία, τις εγκαταστάσεις ή άλλη λειτουργική εργασία.
Γι' αυτό η τρέχουσα λύση Κέντρου Συνεδρίων των Booking Ninjas εκτείνεται πέρα από ένα απλό ημερολόγιο χώρου.
Το Billings ξεκίνησε από ένα εστιασμένο πρόβλημα: τη διαχείριση χώρων συνεδρίων και την ηλεκτρονική υπογραφή.
Η αξία της βάσης Salesforce είναι ότι αυτά τα πρώτα συνδεδεμένα κομμάτια δεν χρειάζεται να γίνουν άλλο ένα απομονωμένο σύστημα αν περισσότερη από τη λειτουργία της εκδήλωσης χρειάζεται να συνδεθεί αργότερα.
Η ροή εργασίας πρέπει να ακολουθεί πώς ο χώρος πωλεί πραγματικά χώρο
Διαφορετικά ακίνητα συνεδρίων έχουν διαφορετικούς χώρους, διατάξεις, βήματα έγκρισης, απαιτήσεις συμφωνίας, ρόλους προσωπικού και τρόπους προώθησης μιας εκδήλωσης προς επιβεβαίωση.
Οι Booking Ninjas δεν χρειάζεται να ακολουθούν κάθε χώρο μια ταυτόσημη διαδικασία.
Η βάση Salesforce παρέχει τα αρχεία και τα εργαλεία ροής εργασίας από κάτω. Η διαμόρφωση μπορεί στη συνέχεια να διαμορφώσει τη διαδικασία κράτησης γύρω από τον οργανισμό που τη χρησιμοποιεί.
Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν ένας χώρος έχει ξεπεράσει ένα τυπικό ημερολόγιο αλλά δεν χρειάζεται κάθε μέρος μιας μεγάλης πλατφόρμας διαχείρισης εκδηλώσεων από την πρώτη μέρα.
Μάθετε περισσότερα για τη συνδεδεμένη κράτηση εκδηλώσεων
Δείτε πώς οι Booking Ninjas διαχειρίζονται αν ένας χώρος ή πόρος μπορεί πραγματικά να κρατηθεί για μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή.
Πώς διαχειρίζεται η Διαθεσιμότητα →Δείτε πώς οι συμφωνίες, οι υπογραφές, η παρακολούθηση κατάστασης και τα ολοκληρωμένα έγγραφα μπορούν να παραμείνουν συνδεδεμένα με τις εγγραφές Salesforce.
Εξερευνήστε το Έγγραφο & Ηλεκτρονική Υπογραφή →Δείτε πώς οι κρατήσεις χώρων μπορούν αργότερα να συνδεθούν με διατάξεις, συμβάσεις, χρέωση, προσωπικό, εγκαταστάσεις και λειτουργίες εκδηλώσεων.
Εξερευνήστε τη Διαχείριση Κέντρου Συνεδρίων →Σχετικά με αυτή την ιστορία: Αυτή η σελίδα αντικατοπτρίζει την επιβεβαιωμένη έκταση του Booking Ninjas για το Billings Hotel & Convention Center γύρω από τη διαχείριση χώρων συνεδρίων και την ενσωμάτωση ηλεκτρονικής υπογραφής. Δεν ισχυρίζεται μη επιβεβαιωμένες βελτιώσεις εσόδων, αυξήσεις όγκου κρατήσεων ή λειτουργικότητα πέρα από τα διαθέσιμα αποδεικτικά στοιχεία του έργου.
Έχετε χώρους εκδηλώσεων που χρειάζονται περισσότερα από ένα ημερολόγιο;
Δείτε πώς οι Booking Ninjas μπορούν να συνδέσουν χώρους, κρατήσεις, συμφωνίες, υπογραφές και την λειτουργική εργασία που ακολουθεί γύρω από τον τρόπο που ο χώρος σας διαχειρίζεται πραγματικά τις εκδηλώσεις.
.jpeg)
.jpg)
.png)
