.png)
Η Wycliffe Bible Translators χρειάζονταν έναν καλύτερο τρόπο για να διαχειρίζονται τη λειτουργία των εσωτερικών διαμερισμάτων τους. Το δύσκολο κομμάτι δεν ήταν απλώς να κρατούν ένα ημερολόγιο περίπου 40 διαμερισμάτων.
Το προσωπικό απαντούσε σε ερωτήσεις διαθεσιμότητας, εξέταζε αιτήματα, διοργάνωνε ομαδικές διαμονές, ανέθετε διαμερίσματα, χειριζόταν διαφορετικούς τρόπους πληρωμής, προγραμμάτιζε καθαρισμούς και ανασυγκροτούσε αναφορές γύρω από τις ίδιες διαμονές.
Πάρα πολλή από αυτή τη δουλειά εξαρτιόταν από ανθρώπους που μετακινούσαν πληροφορίες μεταξύ φορμών, email, υπολογιστικών φύλλων και Salesforce.
Το πρόβλημα: πάρα πολύς χρόνος δαπανήθηκε για να απαντηθεί το "Έχουμε χώρο;"
Πριν από τους Booking Ninjas, τα αιτήματα διαμερισμάτων εξαρτώνταν σε μεγάλο βαθμό από μια φόρμα Google, email και συντονισμό προσωπικού.
Ένα από τα πιο σαφή σημεία πόνου ήταν η διαθεσιμότητα. Ένα μεγάλο ποσοστό των μηνυμάτων που σχετίζονταν με τα διαμερίσματα ήταν άνθρωποι που ρωτούσαν απλώς αν η στέγαση ήταν διαθέσιμη για συγκεκριμένες ημερομηνίες.
Το προσωπικό έπρεπε στη συνέχεια να εργαστεί μέσα από το υπόλοιπο αίτημα:
- Έλεγχος διαθεσιμότητας διαμερισμάτων
- Αξιολόγηση ατομικών αιτημάτων
- Αξιολόγηση ομαδικών αιτημάτων
- Επιλογή τύπων διαμερισμάτων
- Ανάθεση συγκεκριμένων μονάδων
- Προετοιμασία πληροφοριών χρέωσης
- Διοργάνωση καθαρισμού
- Προετοιμασία αναφορών
Οι ομάδες το καθιστούσαν πιο δύσκολο. Μια ομάδα θα μπορούσε να χρειαστεί αρκετά διαμερίσματα δύο και τριών δωματίων, διαφορετικές ημερομηνίες άφιξης και αναχώρησης, διαφορετικούς πληρωτές και ονόματα ενοίκων που δεν ήταν γνωστά όταν υποβλήθηκε το πρώτο αίτημα.
Η λύση: να κάνουμε ένα βήμα να οδηγεί στο επόμενο
Οι Booking Ninjas δημιούργησαν τη ροή εργασίας των διαμερισμάτων μέσα στο υπάρχον περιβάλλον Salesforce της Wycliffe.
Το χρήσιμο κομμάτι δεν ήταν μια μόνο δυνατότητα. Ήταν το να επιτρέπεται η ίδια διαμονή να προχωρά μέσα από τα βήματα που η Wycliffe ήδη χρειαζόταν.
Το προσωπικό μπορεί να δει τη διαθεσιμότητα διαμερισμάτων, εκκρεμή αιτήματα και επιβεβαιωμένες διαμονές σε διάφορες ημερομηνίες.
Ένας επισκέπτης ή μια ομάδα μπορεί να ζητήσει τις ημερομηνίες και τους τύπους διαμερισμάτων που χρειάζονται.
Η Wycliffe διατηρεί τον έλεγχο της έγκρισης, των ομαδικών μπλοκ και των διαμερισμάτων που ανατίθενται.
Οι τιμολόγια, οι μέθοδοι πληρωμής, οι ένοικοι και οι λεπτομέρειες διαμονής παραμένουν συνδεδεμένα με την κράτηση.
Η αναχώρηση μπορεί να οδηγήσει σε καθαρισμό ενώ οι ίδιες εγγραφές υποστηρίζουν τις λειτουργίες και τις οικονομικές αναφορές.
Αυτή είναι η ευρύτερη ιδέα πίσω από συνδεδεμένες επιχειρηματικές λειτουργίες : η κράτηση μπορεί να παραμείνει συνδεδεμένη με τη δουλειά που συμβαίνει πριν, κατά τη διάρκεια και μετά από αυτήν.
Πώς η ρύθμιση της Wycliffe λύθηκε κάθε μέρος της ροής εργασίας
| Ανάγκη της Wycliffe | Ρύθμιση Booking Ninjas | Τι έγινε πιο εύκολο |
|---|---|---|
| Δείτε τη διαθεσιμότητα διαμερισμάτων | Ημερολόγιο Διαθεσιμότητας + Διαχείριση Κρατήσεων | Το προσωπικό μπορεί να εργάζεται από ένα οπτικό ημερολόγιο αντί να ανασυγκροτεί τη διαθεσιμότητα από φορμές, email και ξεχωριστούς ελέγχους. |
| Διατήρηση αιτημάτων προσωρινών πρώτα | Ροή εργασίας κρατήσεων με βάση τα αιτήματα | Ένα αίτημα μπορεί να αξιολογηθεί πριν η Wycliffe το εγκρίνει και αναθέσει συγκεκριμένα διαμερίσματα. |
| Διαχείριση μεγάλων ομάδων | Ομαδική Κράτηση | Πολλά διαμερίσματα, ταξιδιώτες, ημερομηνίες και λεπτομέρειες σε επίπεδο ομάδας μπορούν να παραμείνουν μαζί αντί να γίνουν άσχετες κρατήσεις. |
| Ανάθεση ταξιδιωτών αργότερα | Ομαδικό μπλοκ + ατομική ανάθεση | Η Wycliffe μπορεί να κρατήσει αρκετό απόθεμα διαμερισμάτων πρώτα και να αποφασίσει ποιος θα καταλάβει κάθε διαμέρισμα αργότερα. |
| Διαχείριση διαφορετικών πληρωτών | Διαχείριση Τιμολογίων + Διαχωρισμένη Χρέωση | Εξωτερικές πληρωμές, εσωτερικές χρεώσεις τμημάτων και διαφορετικές ευθύνες πληρωμής μπορούν να παραμείνουν συνδεδεμένες με την κράτηση. |
| Προετοιμασία διαμερισμάτων μετά την αναχώρηση | Διαχείριση Εργασιών | Μια ολοκληρωμένη διαμονή μπορεί να οδηγήσει σε καθαρισμό αντί να εξαρτάται από μια ξεχωριστή χειροκίνητη παράδοση. |
| Δώστε σε ομάδες διαφορετικές αναφορές | Αναφορές Salesforce + Αναφορές Booking Ninjas | Οι λειτουργίες και τα οικονομικά μπορούν να εργάζονται από τα ίδια δεδομένα κρατήσεων ενώ διατηρούν τις απόψεις που χρειάζονται. |
Η εμφάνιση της διαθεσιμότητας δεν σήμαινε ότι εγκαταλείπεται ο έλεγχος
Αυτό ήταν ένα σημαντικό μέρος της ροής εργασίας της Wycliffe.
Ο οργανισμός ήθελε οι επισκέπτες και οι ομάδες να έχουν έναν πιο σαφή τρόπο να βλέπουν τι μπορεί να είναι διαθέσιμο και να υποβάλουν ένα αίτημα.
Αλλά ένα διαθέσιμο διαμέρισμα δεν σήμαινε αυτόματα ότι το αίτημα θα έπρεπε να γίνει επιβεβαιωμένη κράτηση.
Το προσωπικό της Wycliffe έπρεπε ακόμα να εξετάσει το αίτημα, να ελέγξει την ευρύτερη κατάσταση στέγασης, να το εγκρίνει ή να το απορρίψει και να αποφασίσει ποια διαμερίσματα θα χρησιμοποιηθούν πραγματικά.
Οι Booking Ninjas διατήρησαν αυτό το βήμα αντί να αναγκάσουν την Wycliffe σε άμεση επιβεβαίωση.
Το Knowledge Center εξηγεί τη διαφορά μεταξύ προσωρινών και επιβεβαιωμένων κρατήσεων .
Οι ομαδικές διαμονές μπορούσαν να παραμείνουν μαζί χωρίς να κάνουν κάθε ταξιδιώτη πανομοιότυπο
Μια μεγάλη ομάδα δεν φτάνει πάντα και δεν φεύγει ως μία μονάδα.
Η Wycliffe θα μπορούσε να χρειαστεί αρκετά διαμερίσματα για την ίδια ομάδα ενώ οι ατομικοί ταξιδιώτες είχαν ακόμα διαφορετικές ημερομηνίες, αναθέσεις δωματίων ή ρυθμίσεις πληρωμής.
Οι Booking Ninjas χώρισαν την ομάδα από τις ατομικές λεπτομέρειες.
Η Wycliffe μπορούσε πρώτα να απαντήσει στην μεγάλη ερώτηση: Έχουμε αρκετά διαμερίσματα για αυτήν την ομάδα;
Το απαιτούμενο απόθεμα μπορούσε στη συνέχεια να μπλοκαριστεί πριν γνωστοποιηθούν όλα τα ονόματα των ενοίκων. Οι ατομικές αναθέσεις μπορούσαν να προστεθούν αργότερα καθώς η διαμονή γινόταν πιο σαφής.
Αυτό είναι που καθιστά τις ομαδικές κρατήσεις διαφορετικές από την απλή δημιουργία μιας μακράς λίστας ατομικών κρατήσεων.
Η τρέχουσα δυνατότητα Ομαδικής Κράτησης των Booking Ninjas ακολουθεί το ίδιο ευρύτερο μοντέλο: οι πληροφορίες σε επίπεδο ομάδας και ατομικού επιπέδου μπορούν να παραμείνουν συνδεδεμένες ενώ οι ημερομηνίες, οι άνθρωποι, τα δωμάτια ή οι πόροι αλλάζουν.
Η ροή χρέωσης έπρεπε επίσης να κατανοεί την Wycliffe
Όχι κάθε διαμονή διαμερίσματος πληρωνόταν με τον ίδιο τρόπο.
Ορισμένες πληρωμές μπορούσαν να γίνουν με πιστωτική κάρτα ή μετρητά. Άλλες μπορούσαν να χρεωθούν εσωτερικά σε ένα τμήμα ή ημερολόγιο της Wycliffe.
Μια κράτηση μπορούσε επίσης να έχει περισσότερους από έναν πληρωτές.
Οι Booking Ninjas ρυθμίστηκαν ώστε αυτές οι σχέσεις πληρωμής να παραμείνουν μέρος της ίδιας ιστορίας κράτησης αντί να αναγκάζουν το προσωπικό σε μια εξωτερική διαδικασία χρέωσης.
Τα τιμολόγια μπορούσαν να χωριστούν όταν διαφορετικά άτομα ή τμήματα ήταν υπεύθυνα για διαφορετικά μέρη μιας διαμονής. Μόλις πληρωθούν, η ιστορία χρέωσης μπορούσε να παραμείνει συνδεδεμένη με την κράτηση.
Για τη ευρύτερη δομή κράτησης-χρέωσης, δείτε Πώς οι Κρατήσεις Συνδέονται με τα Τιμολόγια .
Η κράτηση μπορούσε να ενεργοποιήσει τη δουλειά που έρχεται μετά την αναχώρηση
Το διαμέρισμα δεν είναι έτοιμο για τον επόμενο επισκέπτη απλώς και μόνο επειδή η προηγούμενη κράτηση τελείωσε.
Πρέπει ακόμα να καθαριστεί και να προετοιμαστεί.
Οι Booking Ninjas συνδύασαν αυτό το λειτουργικό βήμα με την αναχώρηση. Μια ολοκληρωμένη διαμονή μπορούσε να δημιουργήσει τη δουλειά καθαρισμού που απαιτείται για το διαμέρισμα.
Το προσωπικό καθαρισμού μπορούσε να εργάζεται μέσω απλών καταστάσεων όπως σε εξέλιξη, ολοκληρωμένο ή ακυρωμένο, ενώ οι επιβλέποντες μπορούσαν να δουν ποια διαμερίσματα χρειάζονταν ακόμα προσοχή.
Αυτό μετέτρεψε τον καθαρισμό από μια ξεχωριστή παράδοση στο επόμενο βήμα της ίδιας ροής εργασίας διαμερισμάτων.
Οι Booking Ninjas έπρεπε να ταιριάζουν με την οργάνωση Salesforce της Wycliffe, όχι να την αντικαταστήσουν
Η Wycliffe είχε ήδη το Salesforce.
Η ομάδα της είχε ήδη κανόνες γύρω από λογαριασμούς, επαφές, σχέσεις δεδομένων μη κερδοσκοπικών οργανισμών, απαιτούμενα πεδία, αναφορές, ποιότητα δεδομένων και άδειες.
Η εκκίνηση από την αρχή σε μια ξεχωριστή βάση δεδομένων κρατήσεων θα είχε δημιουργήσει ένα άλλο μέρος για να διατηρηθεί συγχρονισμένο.
Αντίθετα, οι Booking Ninjas εργάστηκαν με τη δομή Salesforce της Wycliffe και βελτίωσαν τη ροή εργασίας των διαμερισμάτων γύρω από αυτήν.
Αυτό περιλάμβανε λεπτομέρειες που σχετίζονται με την Wycliffe, όπως ταξινομήσεις διαμερισμάτων, προτιμήσεις ορόφων, φορολογικές απαλλαγές, τύπους πληρωμής, διατάξεις τιμολογίων, αναφορές και ορολογία.
Η τεχνολογία από κάτω μπορεί να προέρχεται από τους Booking Ninjas και το Salesforce, αλλά η Wycliffe αποφασίζει πώς πρέπει να λειτουργεί η δική της στέγαση.
Η ρύθμιση συνέχισε να βελτιώνεται όταν οι πραγματικοί χρήστες την δοκίμασαν
Η δοκιμή αποδοχής χρηστών αποκάλυψε λεπτομέρειες που είναι εύκολο να παραλειφθούν σε μια γενική λίστα ελέγχου προϊόντος.
Οι χρήστες της Wycliffe ζήτησαν πράγματα όπως προτιμήσεις πρώτου και δεύτερου ορόφου, πιο σαφείς διαφορές μεταξύ διαμερισμάτων δύο και τριών δωματίων, πιο ρεαλιστικά όρια στις ομαδικές αιτήσεις, καλύτερη ορατότητα ημερολογίου, χειρισμό απαλλαγών φόρου, βελτιωμένες οικονομικές αναφορές και αλλαγές στις διατάξεις τιμολογίων και αποδείξεων.
Αυτές οι αιτήσεις χρησιμοποιήθηκαν για να βελτιωθεί η έκδοση της ροής εργασίας της Wycliffe.
Αυτό είναι ένα σημαντικό μέρος της υλοποίησης: το Salesforce παρέχει ισχυρή τεχνολογία, αλλά το χρήσιμο προϊόν εμφανίζεται όταν οι κανόνες στην οθόνη ταιριάζουν με τη δουλειά που κάνουν οι άνθρωποι στην πραγματικότητα.
Τι έγινε πιο εύκολο στη ροή εργασίας της Wycliffe
Δεν υπάρχουν αριθμητικά αποτελέσματα μετά την εκκίνηση στα υλικά που χρησιμοποιούνται για αυτήν την ιστορία, οπότε η βελτίωση είναι καλύτερα να δείχνεται μέσω της δουλειάς που έγινε συνδεδεμένη.
Το προσωπικό μπορούσε να εργάζεται από ένα οπτικό ημερολόγιο διαμερισμάτων αντί να ανασυγκροτεί την απάντηση μέσω επαναλαμβανόμενων ελέγχων email.
Τα μπλοκ διαμερισμάτων, οι πληροφορίες ομάδας, οι ατομικοί ταξιδιώτες και οι διαφορετικές ημερομηνίες μπορούσαν να παραμείνουν σχετικές.
Οι διαδικτυακές αιτήσεις μπορούσαν να διευκολύνουν την υποδοχή χωρίς να μετατρέπουν κάθε αίτημα σε αυτόματη επιβεβαιωμένη κράτηση.
Κανονικές πληρωμές, εσωτερικές χρεώσεις τμημάτων και διαχωρισμένες ευθύνες μπορούσαν να παραμείνουν μέρος της ίδιας ροής κράτησης.
Το τέλος μιας διαμονής μπορούσε να δημιουργήσει την επόμενη λειτουργική εργασία αντί να βασίζεται σε μια άλλη χειροκίνητη παράδοση.
Η Wycliffe δεν χρειάστηκε να δημιουργήσει μια άλλη αποσυνδεδεμένη βάση δεδομένων για τις λειτουργίες διαμερισμάτων.
Η κράτηση ήταν ο πυρήνας, αλλά η λειτουργία χρειαζόταν περισσότερα γύρω της
Η Wycliffe είναι ένα καλό παράδειγμα του γιατί οι Booking Ninjas ξεκινούν με κρατήσεις και επιβεβαιώσεις αλλά δεν χρειάζεται να σταματούν εκεί.
Η Διαχείριση Κρατήσεων χειρίστηκε τον πυρήνα της διαμονής. Η Ομαδική Κράτηση την επεκτείνει για μεγαλύτερες ομάδες. Η Διαχείριση Τιμολογίων και η Διαχωρισμένη Χρέωση χειρίστηκαν την οικονομική πλευρά. Η Διαχείριση Εργασιών συνδύασε τη διαμονή με τον καθαρισμό. Οι αναφορές Salesforce υποστήριξαν τις λειτουργίες και τα οικονομικά.
Αυτό είναι όπου οι Booking Ninjas ταιριάζουν ιδιαίτερα καλά: όταν μια κράτηση αγγίζει διάφορα μέρη της ίδιας οργάνωσης και αυτά τα μέρη χρειάζονται να παραμείνουν συνδεδεμένα.
Μια απλούστερη περίπτωση κράτησης μπορεί να χρησιμοποιήσει λιγότερα κομμάτια. Η Wycliffe χρειάστηκε περισσότερα επειδή η ροή εργασίας της ήταν πιο περίπλοκη.
Μάθετε περισσότερα για αυτήν τη ροή εργασίας
Δείτε πώς μια ομάδα μπορεί να παραμείνει συνδεδεμένη ενώ οι άνθρωποι, οι χώροι, οι ημερομηνίες και οι ατομικές λεπτομέρειες διαφέρουν.
Πώς Λειτουργούν οι Ομαδικές Κρατήσεις →Δείτε πώς οι χρεώσεις, τα τιμολόγια, οι πληρωμές και η κράτηση μπορούν να παραμείνουν συνδεδεμένα.
Πώς οι Κρατήσεις Συνδέονται με τα Τιμολόγια →Δείτε γιατί οι κρατήσεις, οι πληρωμές, η εργασία του προσωπικού, οι εγκαταστάσεις και οι αναφορές λειτουργούν καλύτερα όταν οι εγγραφές μπορούν να ακολουθήσουν την ίδια λειτουργία.
Πώς οι Booking Ninjas Συνδέουν τις Επιχειρηματικές Λειτουργίες →Έχετε περισσότερα που συμβαίνουν γύρω από μια διαμονή από ό,τι μπορεί να χειριστεί ένα κανονικό σύστημα κρατήσεων;
Δείτε πώς οι Booking Ninjas μπορούν να συνδέσουν κρατήσεις, ομάδες, εγκρίσεις, χρέωση, λειτουργική εργασία, αναφορές και τα υπάρχοντα δεδομένα Salesforce γύρω από τον τρόπο που λειτουργεί ήδη ο οργανισμός σας.
.jpeg)
.jpg)
