Το Διεθνές Φοιτητικό Σπίτι της Ουάσινγκτον, DC προσφέρει στους διεθνείς φοιτητές, ερευνητές, πρακτικούς και νέους επαγγελματίες περισσότερα από ένα δωμάτιο. Τους προσφέρει ένα μέρος για να ζήσουν, να γνωρίσουν ανθρώπους και να γίνουν μέρος μιας κοινότητας.
Πίσω από αυτή την εμπειρία υπάρχει μια λειτουργία στέγασης με κατοίκους που έρχονται από πολλές χώρες, παραμένοντας για διαφορετικές χρονικές περιόδους, πληρώνοντας σε διαφορετικά χρονοδιαγράμματα και χρειάζονται υποστήριξη κατά τη διάρκεια της διαμονής τους.
Καθώς η κοινότητα μεγάλωνε, υπήρχε υπερβολικός χρόνος του προσωπικού που ξοδευόταν για να διατηρεί τις αναθέσεις στέγης, την τιμολόγηση, τις πληρωμές, τις πληροφορίες κατοίκων και την επικοινωνία σε τάξη.
Η πρόκληση: κάθε διαμονή κατοίκου δημιουργούσε περισσότερη διοικητική εργασία
Το ISH μπορεί να φιλοξενήσει περίπου 100 κατοίκους ταυτόχρονα, με ανθρώπους που έρχονται από περισσότερες από 70 χώρες. Πολλοί κάτοικοι παραμένουν για έξι μήνες έως ένα χρόνο.
Αυτό σημαίνει ότι η ομάδα δεν απλώς ελέγχει τους επισκέπτες για μερικές νύχτες. Διαχειρίζεται μια μεγαλύτερη διαδρομή κατοίκου.
- Αιτήσεις στέγασης και κρατήσεις
- Αναθέσεις δωματίων
- Διαφορετικές διάρκειες διαμονής
- Λίστες αναμονής
- Μηνιαία τιμολόγηση
- Χρονοδιαγράμματα πληρωμών
- Επικοινωνία κατοίκων
- Αναφορές στέγασης
Η παλαιότερη διαδικασία ανάγκαζε το προσωπικό να ξοδεύει ώρες για να διατηρεί αυτά τα κομμάτια χειροκίνητα. Οι προσλήψεις έπρεπε να διαχειρίζονται τη στέγαση και τη ζήτηση. Η λογιστική έπρεπε να διατηρεί τις τιμολόγια, τα υπόλοιπα και τις πληρωμές σε τάξη. Οι σύμβουλοι κατοίκων χρειάζονταν σαφείς πληροφορίες όταν βοηθούσαν τους ανθρώπους κατά τη διάρκεια της διαμονής τους.
Η λύση: διατήρηση της συνδεδεμένης διαδρομής κατοίκου
Οι Booking Ninjas έδωσαν στο ISH έναν τρόπο να ξεκινήσει με τις κρατήσεις στέγασης και να διατηρήσει τα επόμενα μέρη της διαδρομής του κατοίκου συνδεδεμένα γύρω τους.
Η διαδρομή στέγασης ξεκινά με τον κάτοικο και τη διαμονή που χρειάζεται.
Οι κρατήσεις και η διαθεσιμότητα βοηθούν τις προσλήψεις να διαχειρίζονται ποιος μπορεί να τοποθετηθεί και πότε.
Χρήσιμες πληροφορίες κατοίκου μπορούν να παραμείνουν συνδεδεμένες καθ' όλη τη διάρκεια της διαμονής.
Μηνιαίες χρεώσεις, τιμολόγια, υπόλοιπα και δραστηριότητα πληρωμών μπορούν να ακολουθούν τον κάτοικο.
Η πρόσβαση στο πορτάλ, η επικοινωνία και οι αναφορές βοηθούν το προσωπικό να υποστηρίζει τον κάτοικο μετά την είσοδό του.
Εδώ είναι που οι Booking Ninjas λειτουργούν καλά: η κράτηση είναι μόνο η αρχή, και πολλές ομάδες πρέπει να εργάζονται από την ίδια διαδρομή κατοίκου μετά.
Πώς η ρύθμιση του ISH λύθηκε τα καθημερινά προβλήματα
| Ανάγκη ISH | Ρύθμιση Booking Ninjas | Τι έγινε πιο εύκολο |
|---|---|---|
| Διαφορετικές διάρκειες διαμονής | Διαχείριση Κρατήσεων | Οι προσλήψεις μπορούν να διαχειρίζονται τις διαμονές στέγασης γύρω από τις ημερομηνίες που χρειάζεται κάθε κάτοικος. |
| Ζήτηση όταν γεμίζει η στέγαση | Διαχείριση Λίστας Αναμονής | Οι υποψήφιοι που βρίσκονται σε λίστα αναμονής μπορούν να διατηρούνται σε μια πιο σαφή ροή αντί να παρακολουθούνται ξεχωριστά με το χέρι. |
| Μηνιαία τιμολόγηση κατοίκων | Τιμολόγιο + Επαναλαμβανόμενη Τιμολόγηση | Μηνιαίες χρεώσεις, προγραμματισμένες πληρωμές και υπόλοιπα κατοίκων μπορούν να παραμείνουν συνδεδεμένα με τον ίδιο λογαριασμό. |
| Πρόσβαση πληρωμής κατοίκων | Πορτάλ Φοιτητών | Οι κάτοικοι έχουν ένα μέρος για να δουν χρήσιμες πληροφορίες λογαριασμού και πληρωμών χωρίς να ζητούν από το προσωπικό κάθε ενημέρωση. |
| Διαφορετικοί ρόλοι προσωπικού | Χρήστες Salesforce και πρόσβαση | Οι προσλήψεις, οι σύμβουλοι κατοίκων, οι εγκαταστάσεις και η λογιστική μπορούν να εργάζονται με τις πληροφορίες που έχουν σημασία για τις δουλειές τους. |
| Χειροκίνητη αναφορά | Αναφορές + πίνακες ελέγχου | Τα αρχεία στέγασης και πληρωμών που είναι ήδη στο σύστημα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για αναφορές αντί να συλλέγονται ξανά με το χέρι. |
Η τιμολόγηση έπρεπε να ακολουθεί τον κάτοικο, όχι να ζει σε μια ξεχωριστή διαδικασία
Οι μεγαλύτερες διαμονές καθιστούν την τιμολόγηση ιδιαίτερα σημαντική.
Το ISH χρειάζονταν μηνιαίες τιμές, προγραμματισμένες πληρωμές, τιμολόγια και τη δυνατότητα να μεταφέρει ένα υπόλοιπο λογαριασμού στην τρέχουσα δήλωση του κατοίκου.
Οι Booking Ninjas βοήθησαν τη λογιστική να διαμορφώσει αυτούς τους κανόνες γύρω από τον τρόπο που το ISH ήδη τιμολογεί τους κατοίκους του.
Αυτό σημαίνει ότι η κράτηση στέγασης και τα χρήματα που συνδέονται με αυτή δεν χρειάζεται να γίνουν δύο ξεχωριστές ιστορίες.
Το Κέντρο Γνώσης εξηγεί τη βασική σχέση στο Πώς οι Κρατήσεις Συνδέονται με τα Τιμολόγια .
Οι κάτοικοι μπορούν να χειρίζονται περισσότερα από τα απλά πράγματα μόνοι τους
Ένας κάτοικος δεν θα πρέπει να χρειάζεται να επικοινωνεί με το προσωπικό κάθε φορά που θέλει να κατανοήσει κάτι απλό σχετικά με τον λογαριασμό του.
Το πορτάλ που απευθύνεται στους κατοίκους δίνει στο ISH ένα μέρος για να μοιράζεται εγκεκριμένες πληροφορίες και να υποστηρίζει τη δραστηριότητα πληρωμών ενώ διατηρεί την διοικητική πλευρά ξεχωριστή.
Αυτό βοηθά στη μείωση των ρουτινών ερωτήσεων για το προσωπικό χωρίς να αφαιρεί την προσωπική υποστήριξη που χρειάζονται οι κάτοικοι.
Το Κέντρο Γνώσης εξηγεί αυτή την ιδέα στο Τι Μπορούν να Κάνουν οι Πελάτες Μέσω ενός Πορτάλ; .
Για το ISH, αυτό έχει σημασία γιατί ο χρόνος του προσωπικού ξοδεύεται καλύτερα καλωσορίζοντας τους κατοίκους, βοηθώντας τους να εγκατασταθούν, υποστηρίζοντας τη ζωή της κοινότητας και διαχειριζόμενοι καταστάσεις που χρειάζονται πραγματικά ένα άτομο.
Η ρύθμιση ακολουθεί τον τρόπο που λειτουργεί το ISH
Το Διεθνές Φοιτητικό Σπίτι δεν είναι ένα κανονικό ξενοδοχείο και δεν είναι ένα τυπικό κτίριο διαμερισμάτων.
Οι κάτοικοί του παραμένουν για μεγαλύτερες περιόδους, έρχονται από όλο τον κόσμο, ακολουθούν διαφορετικά χρονοδιαγράμματα τιμολόγησης και αλληλεπιδρούν με πολλές ομάδες προσωπικού κατά τη διάρκεια της παραμονής τους στο Σπίτι.
Γι' αυτό η ρύθμιση διαμορφώθηκε γύρω από τους δικούς κανόνες στέγασης του ISH αντί να ζητήσει από το ISH να αλλάξει την κοινότητα για να ταιριάξει σε ένα γενικό σύστημα ακινήτων.
Οι προσλήψεις μπορούσαν να εργάζονται με κρατήσεις και λίστες αναμονής. Η λογιστική μπορούσε να εργάζεται με την τιμολόγηση και τις πληρωμές. Οι σύμβουλοι κατοίκων μπορούσαν να χρησιμοποιούν εργαλεία κατοίκων και επικοινωνίας.
Η Salesforce παρέχει την τεχνολογία από κάτω, αλλά οι πραγματικοί κανόνες, οι χρήστες, τα αρχεία και οι ροές εργασίας ανήκουν στο ISH.
Το ISH μετακόμισε στη νέα ροή βήμα προς βήμα
Η αλλαγή δεν συνέβη ζητώντας από κάθε τμήμα να αλλάξει τα πάντα από τη μια μέρα στην άλλη.
Οι Booking Ninjas εργάστηκαν παράλληλα με τη υπάρχουσα διαδικασία κατά τη διάρκεια μιας περιόδου εκπαίδευσης δύο μηνών. Τα δεδομένα των κατοίκων μεταφέρθηκαν σε νέα προφίλ κατοίκων και το προσωπικό εκπαιδεύτηκε γύρω από τη δουλειά που πραγματικά χειριζόταν.
Οι προσλήψεις έμαθαν τη διαχείριση κρατήσεων και λιστών αναμονής. Οι σύμβουλοι κατοίκων εργάστηκαν με το πορτάλ και τα εργαλεία επικοινωνίας. Η λογιστική ρύθμισε τους κανόνες τιμολόγησης, τις πληρωμές και τα τιμολόγια.
Μέσα στον πρώτο μήνα, το ISH ήδη διεξήγαγε κρατήσεις και πληρωμές μέσω του νέου συστήματος.
Αυτή η σταδιακή προσέγγιση βοήθησε τη νέα διαδικασία να γίνει μέρος του κανονικού ρυθμού της ομάδας αντί να γίνει άλλο ένα έργο που έπρεπε να διαχειριστεί το προσωπικό πάνω από την καθημερινή τους εργασία.
Τι έγινε πιο εύκολο για το Διεθνές Φοιτητικό Σπίτι
Οι κρατήσεις, οι κάτοικοι, οι λίστες αναμονής και άλλα αρχεία στέγασης δεν χρειάζονται πια την ίδια ποσότητα ξεχωριστής συντήρησης.
Οι μηνιαίες χρεώσεις, τα τιμολόγια, τα υπόλοιπα και οι πληρωμές μπορούν να ακολουθούν τον κάτοικο σε μία συνδεδεμένη ροή.
Το πορτάλ δίνει στους κατοίκους ένα μέρος για να χειρίζονται απλές ανάγκες λογαριασμού και πληρωμών χωρίς να ρωτούν πάντα το προσωπικό.
Οι πληροφορίες κατοίκων και τα εργαλεία επικοινωνίας μπορούν να παραμένουν πιο κοντά στα αρχεία που χρησιμοποιεί ήδη το προσωπικό.
Τα ίδια δεδομένα στέγασης και πληρωμών που χρησιμοποιούνται καθημερινά μπορούν επίσης να υποστηρίξουν αναφορές χωρίς να χρειάζεται να ξαναχτιστούν χειροκίνητα.
Το προσωπικό μπορεί να δώσει περισσότερη προσοχή στους κατοίκους, τις εκδηλώσεις, την υποστήριξη και την πολιτιστική ανταλλαγή αντί για ρουτινές διοικητικές εργασίες.
Ένα σύστημα στέγασης μπορεί να συνεχίσει να αναπτύσσεται γύρω από τη διαδρομή του κατοίκου
Για το ISH, η Διαχείριση Κρατήσεων και Κρατήσεων παρέχει το σημείο εκκίνησης.
Από εκεί, η ίδια ρύθμιση μπορεί να συνδέσει λίστες αναμονής, προφίλ κατοίκων, τιμολόγηση, πληρωμές, πορτάλ, επικοινωνία, αναφορές και άλλες ροές εργασίας όταν χρειάζονται.
Αυτό είναι χρήσιμο για τη φοιτητική στέγαση γιατί το δύσκολο μέρος σπάνια είναι μία κράτηση. Το πιο δύσκολο μέρος είναι όλα όσα πρέπει να παραμείνουν συνδεδεμένα κατά τη διάρκεια των μηνών μετά την είσοδο του κατοίκου.
Για την ευρύτερη χρήση, δείτε τη λύση Φοιτητικής Στέγης .
Μάθετε περισσότερα για τη συνδεδεμένη ροή κατοίκου
Δείτε πώς μια κράτηση στέγασης μπορεί να παραμείνει συνδεδεμένη με τα τιμολόγια και τις πληρωμές που την ακολουθούν.
Πώς οι Κρατήσεις Συνδέονται με τα Τιμολόγια →Δείτε τι μπορούν να χειριστούν οι κάτοικοι ή οι πελάτες μέσω ενός πορτάλ και τι παραμένει ακόμα με το προσωπικό.
Τι Μπορούν να Κάνουν οι Πελάτες Μέσω ενός Πορτάλ; →Δείτε γιατί η διατήρηση των ομάδων γύρω από τα ίδια αξιόπιστα δεδομένα διευκολύνει την καθημερινή εργασία.
Τι Σημαίνει Ένα Αξιοπιστο Αρχείο; →Ξοδέψτε λιγότερο χρόνο για να κρατήσετε τις λειτουργίες στέγασης ενωμένες.
Δείτε πώς οι Booking Ninjas μπορούν να συνδέσουν τις κρατήσεις, τους κατοίκους, την τιμολόγηση, τις πληρωμές, τα πορτάλ και την καθημερινή εργασία γύρω από μια κοινότητα μακροχρόνιας στέγασης.
.jpeg)
.jpg)
.png)
