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Transformando la asistencia, la gestión de membresías y la experiencia del miembro
Flying Tree Yoga es un estudio de yoga impulsado por la comunidad que ofrece una variedad de clases y opciones de membresía. A medida que el estudio creció, también lo hizo la complejidad operativa detrás de escena. El seguimiento de asistencia, el uso de pases y las congelaciones de membresía se gestionaban manualmente a través de hojas de cálculo—un enfoque que rápidamente se volvió laborioso, propenso a errores y difícil de escalar.
El Desafío
Usar hojas de cálculo significaba que:
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La asistencia tenía que ser registrada y conciliada manualmente después de cada clase
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Las congelaciones de membresía se rastreaban de manera inconsistente, lo que llevaba a confusiones y disputas
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El personal pasaba horas cada semana manteniendo datos en lugar de enfocarse en los miembros
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Los miembros no tenían visibilidad clara sobre el estado de sus pases o sesiones restantes
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Las renovaciones a menudo se retrasaban o se perdían debido a la falta de recordatorios e información oportuna
El equipo necesitaba un sistema centralizado que pudiera eliminar el trabajo manual, mejorar la precisión y crear una experiencia más fluida tanto para el personal como para los miembros.
La Solución
Flying Tree Yoga implementó Booking Ninjas en Salesforce para digitalizar completamente sus operaciones de asistencia y membresía.
Con Booking Ninjas, pudieron:
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Rastrear la asistencia a clases en tiempo real, actualizando automáticamente los registros de los miembros
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Gestionar pases de membresía y congelaciones con reglas claras, plazos y un historial completo
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Reemplazar completamente las hojas de cálculo con una fuente única de verdad
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Lanzar un portal para miembros donde los estudiantes pueden ver asistencia, saldos de pases, períodos de congelación y estado de renovación
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Automatizar flujos de trabajo relacionados con la expiración de pases y renovaciones
Los Resultados
El impacto fue inmediato y medible:
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Ahorros de tiempo significativos: El personal eliminó horas de entrada de datos manual cada semana, liberándolos para enfocarse en la enseñanza, el servicio al cliente y el compromiso comunitario.
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Cero errores operativos: La asistencia, las congelaciones y los saldos de pases ahora se rastrean automáticamente, eliminando las inconsistencias y errores que venían con las hojas de cálculo.
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Renovaciones más rápidas y fluidas: Los miembros pueden ver claramente cuándo los pases están por agotarse o expirar, lo que lleva a decisiones más rápidas y menos renovaciones perdidas.
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Mayor retención de ingresos: La mejor visibilidad y las renovaciones oportunas redujeron la rotación y aumentaron los ingresos recurrentes.
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Mejor experiencia para los miembros: Los miembros ganaron confianza y confianza en el sistema, con total transparencia y acceso de autoservicio a través del portal.
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Escalabilidad para el crecimiento: El estudio ahora puede aumentar su membresía sin agregar carga administrativa.
El Impacto
Al alejarse de las hojas de cálculo y entrar en una plataforma moderna e integrada, Flying Tree Yoga transformó sus operaciones diarias. Lo que antes era reactivo y manual ahora es proactivo, preciso y escalable.
Booking Ninjas no solo mejoró la eficiencia interna—ayudó a Flying Tree Yoga a crear una experiencia más profesional, confiable y atractiva para sus miembros, apoyando directamente una mayor retención, relaciones más fuertes y crecimiento a largo plazo.
