Introducción a la Casa Internacional de Estudiantes y el Equipo de Gestión
La Casa Internacional de Estudiantes de Washington, DC (ISH) es una comunidad residencial histórica ubicada en el corazón de la capital del país. Fundada en 1936, proporciona vivienda, comunidad y servicios de apoyo a estudiantes de posgrado internacionales, académicos visitantes e internos que vienen a EE. UU. para estudiar e investigar.
Ubicada en tres edificios históricos cerca de Dupont Circle, ISH puede albergar hasta 100 residentes a la vez de más de 70 países. Su hermoso edificio principal de estilo Tudor ha recibido a residentes de todo el mundo durante más de 80 años.
El Desafío: Optimizar una Operación de Vivienda Compleja
Con residentes que se quedan entre 6 meses y 1 año, provenientes de más de 70 países diferentes, ISH enfrentaba una complejidad inmensa en la gestión de operaciones de vivienda y en la entrega de servicios adaptados a cada individuo.
Los sistemas anteriores para asignaciones de vivienda, facturación, pagos y comunicaciones con residentes eran cada vez más engorrosos con 100 residentes a la vez. El personal pasaba horas en tareas manuales en lugar de interactuar con los residentes.
ISH necesitaba un sistema automatizado que pudiera manejar duraciones de estancia variables, planes de facturación y pago personalizados, y comunicaciones multicanal. Lo más importante, requería una plataforma que pudiera proporcionar una experiencia personalizada y de apoyo para cada residente.
Se inició la búsqueda de un sistema de gestión de propiedades intuitivo que pudiera optimizar las operaciones mientras permitía al personal centrarse en la construcción de comunidad y en el apoyo al éxito estudiantil.
La Solución: Implementación de la Plataforma Booking Ninjas
Después de revisar varios sistemas de gestión de propiedades, ISH seleccionó Booking Ninjas para optimizar las operaciones de vivienda. Los factores clave que decidieron fueron:
- Reserva automatizada para duraciones de estancia variables
- Comunicación y operaciones multicanal con residentes
- Mecanismos de pago para facilitar el pago de los residentes a través del portal de residentes
- Facturación y precios mensuales para residentes
- Transferencia de saldo de cuenta a los estados de cuenta de los residentes actuales
Lo más importante, Booking Ninjas proporciona apoyo personalizado en cada paso del viaje del residente, desde la reserva hasta la facturación y durante su estancia.
El director ejecutivo lideró el proceso de decisión con la opinión del personal de ISH. Después de ver una demostración y discutir los requisitos, el equipo acordó que Booking Ninjas era la opción adecuada.
Con operaciones optimizadas y herramientas de apoyo a residentes, Booking Ninjas empoderó al equipo de ISH para centrarse en crear comunidad y enriquecer la experiencia del residente.
Integración y Capacitación
El equipo de Booking Ninjas proporcionó una capacitación y un proceso de integración completos para el personal de ISH. Explicaron cómo cada rol -admisiones, asesores de residentes, instalaciones y contabilidad- podría utilizar el portal de residentes para crear una mejor experiencia de usuario.
El coordinador de admisiones adquirió competencia en la gestión de reservas y listas de espera automatizadas. Los asesores de residentes aprendieron a utilizar el portal de residentes y las herramientas de comunicación. La contabilidad personalizó las reglas de facturación, programó pagos y facturas.
Durante un período de 2 meses, Booking Ninjas integró el sistema junto con los procesos existentes de ISH. Los datos de los residentes se importaron a los nuevos perfiles de residentes.
Dentro del primer mes, ISH estaba realizando reservas y pagos en el nuevo sistema. La capacitación integral aseguró una transición sin problemas para los residentes también.
Mejoras
La implementación de la plataforma Booking Ninjas ha traído mejoras significativas a las operaciones de vivienda de ISH y a la experiencia de los residentes, abordando los desafíos previamente encontrados y sentando las bases para una mejora continua.
Aquí están las mejoras notables observadas:
Operaciones Optimizadas: La transición a Booking Ninjas ha optimizado las operaciones de vivienda, reduciendo la carga de trabajo manual para el personal y mejorando el proceso de solicitud de la casa estudiantil de ISH.
Experiencia Personalizada para Residentes: A través del intuitivo portal de residentes y opciones de facturación personalizadas, ISH ha podido ofrecer una experiencia más personalizada para cada residente, atendiendo sus necesidades y preferencias individuales con mayor facilidad y flexibilidad.
Comunicación Mejorada: Las herramientas de comunicación multicanal para residentes proporcionadas por Booking Ninjas han facilitado una mejor comunicación entre el personal y los residentes, asegurando actualizaciones, notificaciones y apoyo oportunos a lo largo del viaje del residente.
Mejor Gestión de Datos: Las capacidades de informes y análisis de datos de la plataforma han empoderado a ISH para obtener valiosos conocimientos sobre las operaciones de vivienda, preferencias de los residentes y tendencias, permitiendo la toma de decisiones basada en datos y la planificación estratégica para el futuro.
Integración y Capacitación Eficientes: La capacitación y el proceso de integración completos proporcionados por el equipo de Booking Ninjas facilitaron un proceso de integración sin problemas, minimizando la interrupción para el personal y los residentes por igual y acelerando la adopción del nuevo sistema.
Centrarse en la Construcción de Comunidad: Con operaciones optimizadas y procesos automatizados en su lugar, el personal de ISH ha podido dedicar más tiempo y recursos a iniciativas de construcción de comunidad, fomentando un entorno de apoyo y enriquecimiento para los residentes.
Planificación Estratégica y Crecimiento: Los informes automatizados de Booking Ninjas eliminan la necesidad de una recopilación y análisis de datos manual que consume tiempo. Con informes completamente detallados disponibles, ISH puede tomar decisiones estratégicas informadas para optimizar los servicios existentes y planificar el crecimiento futuro. La escalabilidad de la plataforma asegura que ISH pueda continuar adaptándose y prosperando a medida que evolucionen sus necesidades.
Al esforzarse continuamente por mejorar y aprovechar las capacidades de la plataforma Booking Ninjas, ISH sigue comprometido con su misión de intercambio intercultural y espera enriquecer la experiencia de los residentes durante muchos años más.
Continuando Enriqueciendo la Experiencia del Residente
Con operaciones optimizadas y apoyo personalizado a través de Booking Ninjas, ISH está posicionado para el futuro. El personal puede dedicar más tiempo a interactuar con los residentes, planificar eventos y facilitar el intercambio intercultural.
De cara al futuro, ISH planea aprovechar los informes y análisis de datos de Booking Ninjas para obtener información que informe decisiones estratégicas. Las notificaciones y mensajes automatizados permitirán comunicaciones más personalizadas y oportunas con los residentes.
Después de más de 80 años dando la bienvenida a estudiantes y académicos internacionales, ISH sigue comprometido con su misión de intercambio intercultural. Optimizado por Booking Ninjas, el equipo espera enriquecer la experiencia de los residentes durante muchos años más.
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