YMCA del Norte alquila cabañas en sus campamentos y centros al aire libre en Minnesota, especialmente durante la temporada baja cuando esos espacios pueden recibir familias y generar ingresos adicionales.
La antigua configuración de reservas hacía que eso fuera más difícil de lo necesario. Las reservas de cabañas estaban fuera de Salesforce, la disponibilidad estacional requería atención del personal, y el calendario de pagos en dos partes se seguía manualmente.
El desafío: los alquileres de cabañas tenían sus propias reglas, pero el antiguo sistema no
Estas no son habitaciones de hotel disponibles todo el año. Las cabañas se abren para reservas durante ventanas específicas de la temporada baja, y esas fechas deben ajustarse a los programas y horarios de los campamentos de la YMCA.
El proceso de reserva también tenía varias partes móviles:
- Disponibilidad estacional de cabañas
- Horarios de programas de campamento
- Tipo y capacidad de cabaña
- Servicios
- Información del huésped
- Depósitos de reserva del 50%
- Fechas límite de pago final
- Informes de reservas e ingresos
Al mismo tiempo, la YMCA ya utilizaba Salesforce para datos de miembros y programas. Las reservas de cabañas estaban en otro lugar, por lo que el personal tenía que mantener la información en movimiento entre los sistemas.
Los pagos añadían otro trabajo regular. Los huéspedes normalmente pagaban el 50% al reservar y el otro 50% 30 días antes de la llegada. El personal utilizaba hojas de cálculo para hacer un seguimiento del segundo pago y hacer seguimiento cuando era debido.
La solución: poner la reserva de cabañas donde ya vive la información de la YMCA
Booking Ninjas construyó el flujo de reservas de cabañas en Salesforce en lugar de agregar otra base de datos de reservas desconectada.
Las familias pueden reservar a través de la experiencia de reserva en línea de marca de la YMCA, mientras que el personal puede trabajar con reservas, información de huéspedes, pagos e informes desde la misma configuración basada en Salesforce.
Las reglas de reserva también pueden seguir la operación real de la YMCA. Las cabañas pueden abrirse o cerrarse alrededor de las fechas que la YMCA elige en lugar de que el personal tenga que recordar cada excepción estacional.
El Motor de Reservas soporta reglas sobre disponibilidad, capacidad, fechas restringidas y otros límites de reserva.
Cómo se mueve una reserva de cabaña a través del sistema
La familia busca una cabaña que se ajuste a las fechas y necesidades de la estancia.
Las fechas estacionales, la disponibilidad, la capacidad y otras reglas deciden qué se puede reservar.
La información de la reserva y del huésped entra en el mismo flujo basado en Salesforce.
El depósito correcto o el pago total se aplica desde la fecha de llegada.
Los saldos, la actividad de reservas y los informes permanecen conectados después del primer pago.
Para más detalles sobre las reglas detrás del inventario reservable, consulta Cómo se Gestiona la Disponibilidad .
Cómo la configuración resolvió los problemas diarios
| Necesidad de YMCA | Configuración de Booking Ninjas | Qué se volvió más fácil |
|---|---|---|
| Reserva de cabañas estacionales | Motor de Reservas + Gestión de Reservas | La YMCA puede aplicar sus propias ventanas de reserva y mantener las reservas de cabañas en el mismo entorno de Salesforce. |
| Disponibilidad cambiante | Gestión de Disponibilidad | Las reservas y cambios pueden actualizar la disponibilidad sin mantener un calendario de hojas de cálculo separado. |
| Calendario de pagos 50/50 | Automatización de Pagos | Las reservas con más de 30 días de anticipación pueden tomar el 50% primero y programar el saldo restante. Las reservas más cercanas pueden requerir el pago total. |
| Datos de Salesforce desconectados | Registros nativos de Salesforce | Las reservas, los huéspedes y el historial de pagos pueden permanecer con los datos más amplios de Salesforce en lugar de necesitar la misma sincronización manual. |
| Rendimiento de cabañas | Informes + Tableros | El volumen de reservas, ingresos, ocupación y actividad de pagos se puede ver desde los registros ya creados por el flujo de reservas. |
| Datos del viaje de reserva | Google Analytics | El marketing puede ver cómo los visitantes llegan y se mueven a través del viaje de reserva. |
El calendario de pagos ya no necesita su propia hoja de cálculo
La regla de pago de la YMCA es simple de explicar pero fácil de convertir en un trabajo repetitivo.
Si un huésped reserva con más de 30 días de anticipación, se debe el 50% al reservar y el otro 50% 30 días antes de la estancia. Si la reserva se realiza dentro de los 30 días, se debe el monto total.
Booking Ninjas puede aplicar esa regla desde la fecha de reserva y la fecha de llegada. El personal no necesita una lista separada solo para recordar qué saldo debe cobrarse a continuación.
Esto también ayuda a proteger los ingresos ya vinculados a una reserva de cabaña. El segundo pago puede seguir la reserva en lugar de depender de que alguien note la fila correcta de la hoja de cálculo en el momento adecuado.
El Centro de Conocimiento explica la relación más amplia en Cómo se Conectan las Reservas a las Facturas .
Las reglas de reserva pertenecen a la YMCA
YMCA del Norte no necesitaba convertir su calendario de campamento en un calendario de hotel genérico.
Sus cabañas, ventanas estacionales, fechas de programas, reglas de pago, viaje del huésped y necesidades de informes pueden reflejarse en su propio entorno de Salesforce.
Esa es una parte útil de un org de Salesforce . Los registros, flujos de trabajo, reglas, usuarios e informes pueden configurarse en torno a la organización que lo utiliza.
Lo que se volvió más fácil para el equipo de la YMCA
El calendario de pagos en dos partes puede seguir la reserva en lugar de una hoja de cálculo separada.
Las ventanas de reserva de cabañas pueden seguir los horarios de los campamentos sin que el personal verifique cada solicitud manualmente.
Los registros de huéspedes, reservas y pagos ya no necesitan el mismo movimiento manual entre sistemas.
Los huéspedes pueden buscar y reservar cabañas en línea en lugar de necesitar que el personal inicie cada reserva.
La misma actividad de reservas y pagos puede respaldar las vistas de reservas, ocupación, ingresos y pagos.
El personal puede centrarse más en los huéspedes, programas, instalaciones y la experiencia del campamento en lugar de la administración rutinaria de reservas.
Próximo: hacer que la experiencia de reserva sea más fácil de usar y explorar
El primer trabajo fue conseguir que la base fuera correcta: las reglas estacionales, reservas, pagos, datos de huéspedes e informes ahora tienen un lugar conectado para trabajar.
Las próximas mejoras se centran más directamente en la familia que realiza la reserva.
La experiencia de reserva se está mejorando para que más huéspedes puedan encontrar, entender y completar cómodamente los pasos de reserva. El objetivo es eliminar barreras evitables mientras se mantienen las reglas de reserva de la YMCA funcionando por debajo.
El diseño mejorado está planeado para permitir que las familias exploren visualmente las ubicaciones de las cabañas y se muevan a la reserva desde la cabaña que elijan en el mapa. Esto puede facilitar la comprensión de dónde se encuentra cada cabaña antes de comparar fechas, detalles y disponibilidad.
Esto también es donde una mejor experiencia para el huésped puede ayudar al lado de ingresos del proyecto. Cuando las familias pueden entender las opciones, encontrar una cabaña disponible y avanzar a la reserva con menos pasos confusos, hay menos posibilidades de perder a un huésped interesado en el camino.
Estas mejoras de accesibilidad y reserva desde el mapa son la próxima etapa de la experiencia y no se presentan aquí como resultados completados.
La reserva de cabañas puede ser el punto de partida, no el límite
La configuración central comienza con el Motor de Reservas y la Gestión de Reservas porque ese era el principal problema que la YMCA necesitaba resolver.
A partir de ahí, la misma plataforma puede extenderse a otras aplicaciones y flujos de trabajo cuando hay una necesidad real, como POS, encuestas, programas, portales, informes u otras operaciones de la YMCA.
Eso se vuelve especialmente útil cuando los programas, instalaciones, clientes, pagos e informes necesitan comenzar a compartir más de la misma información.
Consulta la solución más amplia de YMCA para ver cómo Booking Ninjas puede extenderse más allá de las reservas de cabañas.
Aprende más sobre esta configuración de reservas
Consulta cómo las fechas, restricciones, capacidad y reservas existentes deciden qué pueden reservar los huéspedes.
Cómo se Gestiona la Disponibilidad →Consulta cómo una reserva puede permanecer conectada a las facturas y pagos que la siguen.
Cómo se Conectan las Reservas a las Facturas →Consulta cómo los propios datos, flujos de trabajo, usuarios, reglas e informes de una organización pueden vivir en su entorno de Salesforce.
¿Qué es una Org de Salesforce? →Facilita la reserva estacional para los huéspedes y para el personal.
Consulta cómo Booking Ninjas puede conectar disponibilidad, reservas, pagos, datos de clientes y las reglas que hacen que tu operación de reservas sea diferente.
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