YMCA del Norte + Booking Ninjas
Transformando Reservas de Cabañas Estacionales en Salesforce
Descripción General
YMCA del Norte opera campamentos y centros al aire libre en Minnesota. Los alquileres de cabañas son una fuente importante de ingresos, especialmente durante la temporada baja. Su sistema de reservas anterior estaba desconectado de Salesforce, era limitado en funcionalidad y requería un trabajo manual significativo para gestionar la disponibilidad y los pagos.
La YMCA se asoció con Booking Ninjas para crear un motor de reservas nativo de Salesforce que soporta reglas estacionales, automatiza pagos y centraliza todos los datos de reservas. El resultado es una experiencia digital optimizada para los huéspedes y un sistema operativo unificado para el personal.
Industria
Sin fines de lucro / Recreación al aire libre
Región
Minnesota, EE. UU.
Productos Utilizados
Booking Ninjas PMS, Motor de Reservas Personalizado, Integración con Salesforce, Pagos Automatizados, Analíticas
Desafío
YMCA del Norte necesitaba un sistema de reservas que pudiera soportar la forma en que operan sus cabañas:
Disponibilidad Estacional
Las cabañas solo se pueden reservar durante ventanas específicas de la temporada baja. Su herramienta anterior no podía hacer cumplir reglas de reserva complejas ni ajustarse a los horarios de los programas.
Sistemas Desconectados
La YMCA dependía de Salesforce para datos de miembros y programas, pero las reservas de cabañas vivían en una plataforma separada. El personal sincronizaba manualmente los datos entre sistemas, aumentando la fricción y reduciendo la precisión.
Estructura de Pago Manual
Los alquileres de cabañas requerían dos pagos:
-
50% en el momento de la reserva
-
El 50% restante se debe 30 días antes de la llegada
El personal seguía los plazos en hojas de cálculo y contactaba manualmente a los huéspedes. El proceso era lento y propenso a retrasos.
Solución
Booking Ninjas implementó un sistema de reservas completamente nativo de Salesforce diseñado para el modelo operativo de la YMCA.
Motor de Reservas Nativo de Salesforce
Las reservas de cabañas ahora se crean, gestionan y almacenan directamente en Salesforce. El personal puede ver datos de huéspedes, reservas e historial de pagos en un solo lugar. Los huéspedes reservan a través de un portal en línea de marca conectado a Salesforce en tiempo real.
Lógica Estacional Personalizada
El nuevo sistema aplica automáticamente las reglas de disponibilidad estacional y los horarios de los campamentos. Los huéspedes pueden buscar por tipo de cabaña, capacidad y comodidades con mayor precisión y claridad.
Pagos Divididos Automatizados
Las reglas de pago ahora están completamente automatizadas:
-
Si la llegada es más de 30 días, el sistema cobra el 50% y programa automáticamente el saldo restante.
-
Si la llegada es dentro de 30 días, los huéspedes pagan el monto total por adelantado.
Esto eliminó todo el seguimiento manual y eliminó los retrasos en los pagos.
Informes en Tiempo Real
Booking Ninjas entregó paneles que muestran el volumen de reservas, ingresos, tendencias de ocupación y finalización de pagos en tiempo real. La dirección tiene visibilidad constante del rendimiento de las cabañas.
Analíticas Integradas
Google Analytics se conectó para rastrear el comportamiento del embudo de reservas, fuentes de tráfico y rendimiento de conversión. Los equipos de marketing ahora tienen datos precisos sobre la actividad de los visitantes.
Impacto
Operaciones Unificadas
Todos los datos de reservas, huéspedes y pagos ahora residen en Salesforce. El personal tiene un sistema único y confiable para las reservas.
Reducción del Trabajo Administrativo
El seguimiento manual de pagos y la gestión de reglas estacionales fueron eliminados. El tiempo del personal se reasigna a tareas de mayor valor.
Control de Ingresos Más Fuerte
Los pagos divididos automatizados aseguran la recolección a tiempo y la precisión en los informes.
Experiencia del Huésped Más Rápida y Sencilla
Las familias pueden reservar cabañas en línea sin intervención manual ni confusión sobre los horarios estacionales.
Fundación Escalable
La plataforma ahora soporta módulos adicionales, como POS, encuestas a huéspedes y programas ampliados.
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