Il Billings Hotel & Convention Center aveva bisogno di un processo di prenotazione e accordi per gli spazi conferenze più chiaro.
Billings Hotel & Convention Center in Billings, Montana gestisce l'alloggio in hotel insieme a spazi per convention ed eventi progettati per riunioni, gruppi e altri incontri.
Per il team eventi, riservare uno spazio era solo una parte del lavoro. La prenotazione doveva anche passare attraverso i dettagli dell'evento, accordi, firme e conferma finale.
La sfida: riservare la stanza era solo l'inizio
Le prenotazioni per conferenze e convention coinvolgono più che trovare uno spazio vuoto su un calendario.
Il team deve anche capire quale spazio si adatta all'evento, quali date sono disponibili, come sta procedendo la prenotazione e se l'accordo è stato completato.
- Spazi per conferenze
- Diverse configurazioni
- Requisiti di capacità
- Data dell'evento
- Dettagli della prenotazione
- Stato della prenotazione
- Accordi
- Firme elettroniche
Quando questi elementi vengono gestiti separatamente, il personale diventa responsabile di portare l'evento da un sistema o passaggio all'altro.
La soluzione: lasciare che l'evento segua un percorso connesso
Booking Ninjas ha implementato un flusso di lavoro strutturato attorno agli spazi conferenze e al processo di accordo associato a quelle prenotazioni.
Inizia con lo spazio per conferenze o eventi che si adatta alle date e ai requisiti.
Tieni insieme lo spazio, le date, il cliente e le informazioni sull'evento attorno a un record di prenotazione.
Il contratto o l'accordo può seguire dalla prenotazione invece di diventare un processo separato.
La firma elettronica sposta il documento attraverso l'approvazione senza richiedere un'altra traccia cartacea disconnessa.
La prenotazione e l'accordo completato rimangono più facili da seguire mentre l'evento avanza.
Come si è integrata la configurazione di Billings
| Esigenza del team eventi | Configurazione di Booking Ninjas | Cosa è diventato più facile |
|---|---|---|
| Organizzare spazi conferenze prenotabili | Gestione degli Spazi Conferenze | Gli spazi possono essere trattati come inventario prenotabile strutturato piuttosto che semplicemente nomi su un calendario informale. |
| Monitorare le prenotazioni degli eventi | Gestione delle Prenotazioni | Spazio, date, informazioni sulla prenotazione e stato possono rimanere connessi mentre l'evento progredisce. |
| Passare dalla prenotazione all'accordo | Flusso di Lavoro delle Prenotazioni | Il passaggio del documento può seguire dal record dell'evento invece di richiedere al personale di ricostruire il contesto altrove. |
| Raccogliere firme | Documento & Firma Elettronica | Gli accordi possono muoversi attraverso la firma elettronica rimanendo più vicini alla prenotazione e al suo stato. |
| Mantenere il processo visibile | Record Salesforce Connessi | Il personale può lavorare da un record più chiaro dello spazio, della prenotazione, dell'accordo e del passo successivo. |
Lo spazio per conferenze è anche inventario
Una camera d'hotel non è l'unica cosa che può essere prenotata.
Le operazioni di convention possono dover gestire sale da ballo, sale riunioni, hall, aree di breakout e altri spazi che possono supportare diverse capacità e configurazioni.
Ciò significa che il sistema deve comprendere gli spazi come risorse realmente prenotabili con date, disponibilità e attività di prenotazione attorno ad essi.
La soluzione attuale di Booking Ninjas per i Centri Congressi segue questo modello più ampio connettendo prenotazioni di eventi e sale con configurazioni, contratti, fatturazione, personale, strutture e reportistica all'interno di Salesforce.
Per Billings, l'ambito del progetto confermato si è concentrato più specificamente sulla gestione degli spazi conferenze e sul flusso di lavoro degli accordi associati a quelle prenotazioni.
L'accordo non dovrebbe perdere la connessione con l'evento
Un evento può essere discusso o riservato in modo provvisorio prima che l'accordo commerciale sia completo.
Ciò crea un passaggio importante tra il lato della prenotazione e il lato del documento.
Booking Ninjas ha collegato la capacità di firma elettronica con il flusso di lavoro in modo che l'accordo potesse rimanere più vicino all'evento a cui apparteneva.
La capacità attuale Documento & Firma Elettronica sostiene questo stesso principio: gli accordi possono essere generati, inviati, firmati, tracciati e allegati ai record Salesforce pertinenti invece di diventare file disconnessi.
Meno passaggi per il personale da gestire
Senza un flusso di lavoro connesso, qualcuno deve ricordare quale evento sta aspettando un accordo, quale accordo è stato inviato, se è stato firmato e quale prenotazione può ora passare alla conferma.
Quel lavoro può essere gestibile quando il volume degli eventi è basso.
Diventa più difficile man mano che spazi, date, configurazioni, clienti e accordi si moltiplicano.
Collegare il record di prenotazione con il processo documentale offre al personale un luogo più strutturato per vedere cosa è successo e cosa ha ancora bisogno di attenzione.
Cosa ha reso più chiaro il flusso di lavoro connesso
Non abbiamo risultati numerici verificati post-lancio per questa storia, quindi il valore è meglio mostrato attraverso il lavoro connesso da Booking Ninjas.
L'inventario delle conferenze poteva essere gestito come parte di un flusso di lavoro di prenotazione piuttosto che solo come un'entrata isolata nel calendario.
Lo spazio, le date, il cliente e lo stato della prenotazione potevano rimanere parte dello stesso contesto operativo.
Il passaggio del contratto poteva diventare una naturale continuazione della prenotazione piuttosto che un processo amministrativo non correlato.
La firma elettronica ha creato un percorso più chiaro per portare gli accordi verso il completamento.
Il team poteva spendere meno sforzi a collegare manualmente il lato della prenotazione e il lato del documento dell'evento.
La stessa base di Salesforce può supportare flussi di lavoro aggiuntivi per eventi, fatturazione, strutture, reportistica e operazioni quando necessario.
Una prenotazione per convention si colloca tra il lavoro commerciale e operativo
Una prenotazione per evento non è completa solo perché una stanza è stata riservata.
Il cliente potrebbe aver bisogno di un accordo. L'accordo necessita di approvazione e firma. Lo spazio potrebbe necessitare di una configurazione particolare. Più tardi, lo stesso evento può toccare fatturazione, personale, catering, strutture o altro lavoro operativo.
Ecco perché la soluzione attuale di Booking Ninjas per i Centri Congressi si estende oltre un semplice calendario degli spazi.
Billings è partita da un problema mirato: gestione degli spazi conferenze e firma elettronica.
Il valore della base di Salesforce è che quei primi pezzi connessi non devono diventare un altro sistema isolato se più operazioni dell'evento devono essere collegate in seguito.
Il flusso di lavoro dovrebbe seguire come il luogo vende effettivamente lo spazio
Diverse proprietà per convention hanno spazi, configurazioni, passaggi di approvazione, requisiti di accordo, ruoli del personale e modi di portare un evento verso la conferma diversi.
Booking Ninjas non ha bisogno che ogni luogo segua un processo identico.
La base di Salesforce fornisce i record e gli strumenti di flusso di lavoro sottostanti. La configurazione può quindi plasmare il processo di prenotazione attorno all'organizzazione che lo utilizza.
Questo è particolarmente utile quando un luogo ha superato un calendario standard ma non ha bisogno di ogni parte di una grande piattaforma di gestione eventi sin dal primo giorno.
Scopri di più sulla prenotazione di eventi connessi
Scopri come Booking Ninjas gestisce se uno spazio o una risorsa può effettivamente essere prenotato per un determinato momento.
Come viene gestita la disponibilità →Scopri come gli accordi, le firme, il tracciamento dello stato e i documenti completati possono rimanere connessi ai record di Salesforce.
Esplora Documento & Firma Elettronica →Scopri come le prenotazioni degli spazi possono successivamente connettersi con configurazioni, contratti, fatturazione, personale, strutture e operazioni per eventi.
Esplora la gestione del Centro Congressi →Informazioni su questa storia: Questa pagina riflette l'ambito confermato di Booking Ninjas per il Billings Hotel & Convention Center attorno alla gestione degli spazi conferenze e all'integrazione della firma elettronica. Non rivendica miglioramenti di fatturato non verificati, aumenti di volume di prenotazione o funzionalità oltre le prove di progetto disponibili.
Hai spazi per eventi che necessitano di più di un calendario?
Scopri come Booking Ninjas può connettere spazi, prenotazioni, accordi, firme e il lavoro operativo che segue attorno al modo in cui il tuo luogo gestisce effettivamente gli eventi.
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