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Trasformare la gestione delle presenze, degli abbonamenti e dell'esperienza dei membri
Flying Tree Yoga è uno studio di yoga guidato dalla comunità che offre una varietà di corsi e opzioni di abbonamento. Con la crescita dello studio, è aumentata anche la complessità operativa dietro le quinte. Il tracciamento delle presenze, l'uso dei pass e le sospensioni degli abbonamenti venivano gestiti manualmente tramite fogli di calcolo—un approccio che è rapidamente diventato dispendioso in termini di tempo, soggetto a errori e difficile da scalare.
La Sfida
Utilizzare fogli di calcolo significava che:
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Le presenze dovevano essere registrate e riconciliate manualmente dopo ogni lezione
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Le sospensioni degli abbonamenti venivano tracciate in modo incoerente, portando a confusione e controversie
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Il personale trascorreva ore ogni settimana a mantenere i dati invece di concentrarsi sui membri
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I membri non avevano una chiara visibilità sullo stato dei loro pass o sulle sessioni rimanenti
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I rinnovi erano spesso ritardati o mancati a causa della mancanza di promemoria e informazioni tempestive
Il team aveva bisogno di un sistema centralizzato che potesse eliminare il lavoro manuale, migliorare l'accuratezza e creare un'esperienza più fluida sia per il personale che per i membri.
La Soluzione
Flying Tree Yoga ha implementato Booking Ninjas su Salesforce per digitalizzare completamente le loro operazioni di presenze e abbonamenti.
Con Booking Ninjas, sono stati in grado di:
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Tracciare le presenze in tempo reale, aggiornando automaticamente i registri dei membri
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Gestire i pass e le sospensioni degli abbonamenti con regole chiare, scadenze e cronologia completa
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Sostituire completamente i fogli di calcolo con un unico punto di verità
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Lanciare un portale per i membri dove gli studenti possono visualizzare le presenze, i saldi dei pass, i periodi di sospensione e lo stato dei rinnovi
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Automatizzare i flussi di lavoro riguardanti la scadenza dei pass e i rinnovi
I Risultati
L'impatto è stato immediato e misurabile:
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Risparmi di tempo significativi: Il personale ha eliminato ore di inserimento dati manuale ogni settimana, liberandosi per concentrarsi sull'insegnamento, sul servizio clienti e sul coinvolgimento della comunità.
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Zero errori operativi: Le presenze, le sospensioni e i saldi dei pass sono ora tracciati automaticamente, rimuovendo le incoerenze e gli errori che derivavano dai fogli di calcolo.
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Rinnovi più rapidi e fluidi: I membri possono vedere chiaramente quando i pass stanno per scadere o sono in esaurimento, portando a decisioni più rapide e a meno rinnovi mancati.
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Maggiore retention dei ricavi: Una visibilità migliorata e rinnovi tempestivi hanno ridotto il tasso di abbandono e aumentato i ricavi ricorrenti.
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Migliore esperienza per i membri: I membri hanno guadagnato fiducia e sicurezza nel sistema, con piena trasparenza e accesso self-service tramite il portale.
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Scalabilità per la crescita: Lo studio può ora aumentare il numero di membri senza aggiungere oneri amministrativi.
L'Impatto
Passando dai fogli di calcolo a una piattaforma moderna e integrata, Flying Tree Yoga ha trasformato le sue operazioni quotidiane. Ciò che era una gestione reattiva e manuale è ora proattivo, accurato e scalabile.
Booking Ninjas non ha solo migliorato l'efficienza interna—ha aiutato Flying Tree Yoga a creare un'esperienza più professionale, affidabile e coinvolgente per i suoi membri, supportando direttamente una maggiore retention, relazioni più forti e crescita a lungo termine.
