Introduzione alla Casa degli Studenti Internazionali e al Team di Gestione
La Casa degli Studenti Internazionali di Washington, DC (ISH) è una storica comunità residenziale situata nel cuore della capitale nazionale. Fondata nel 1936, offre alloggio, comunità e servizi di supporto a studenti laureati internazionali, studiosi in visita e tirocinanti che vengono negli Stati Uniti per studio e ricerca.
Situata in tre edifici storici vicino a Dupont Circle, ISH può ospitare fino a 100 residenti alla volta provenienti da oltre 70 paesi. Il suo splendido edificio principale in stile Tudor ha accolto residenti da tutto il mondo per oltre 80 anni.
La Sfida: Snellire un'Operazione Abitativa Complessa
Con residenti che soggiornano da 6 mesi a 1 anno, provenienti da oltre 70 paesi diversi, ISH ha affrontato una complessità immensa nella gestione delle operazioni abitative e nella fornitura di servizi su misura per ogni individuo.
I sistemi precedenti per le assegnazioni abitative, la fatturazione, i pagamenti e le comunicazioni con i residenti erano sempre più ingombranti con 100 residenti alla volta. Il personale trascorreva ore in compiti manuali invece di interagire con i residenti.
ISH aveva bisogno di un sistema automatizzato in grado di gestire durate di soggiorno variabili, piani di fatturazione e pagamento personalizzati e comunicazioni multicanale. Soprattutto, richiedeva una piattaforma in grado di fornire un'esperienza personalizzata e di supporto per ogni residente.
La ricerca era in corso per un sistema di gestione immobiliare intuitivo che potesse ottimizzare le operazioni consentendo al personale di concentrarsi sulla costruzione della comunità e sul supporto al successo degli studenti.
La Soluzione: Implementazione della Piattaforma Booking Ninjas
Dopo aver esaminato diversi sistemi di gestione immobiliare, ISH ha selezionato Booking Ninjas per ottimizzare le operazioni abitative. I principali fattori decisionali sono stati:
- Prenotazione automatizzata per durate di soggiorno variabili
- Comunicazioni e operazioni multicanale per i residenti
- Meccanismi di pagamento per facilitare i pagamenti dei residenti tramite il portale dei residenti
- Fatturazione e prezzi mensili per i residenti
- Rollover del saldo dell'account per le dichiarazioni dei residenti attuali
In particolare, Booking Ninjas fornisce supporto personalizzato in ogni fase del percorso del residente - dalla prenotazione alla fatturazione e durante il soggiorno.
Il direttore esecutivo ha guidato il processo decisionale con il contributo del personale di ISH. Dopo aver visto una demo e discusso i requisiti, il team ha concordato che Booking Ninjas era la scelta giusta.
Con operazioni semplificate e strumenti di supporto per i residenti, Booking Ninjas ha dato al team di ISH la possibilità di concentrarsi sulla creazione di comunità e sul miglioramento dell'esperienza dei residenti.
Onboarding e Integrazione
Il team di Booking Ninjas ha fornito un onboarding e una formazione completi per il personale di ISH. Hanno spiegato come ogni ruolo - ammissioni, consulenti per i residenti, strutture e contabilità - potesse utilizzare il portale dei residenti per creare una migliore esperienza utente.
Il coordinatore delle ammissioni ha acquisito competenza nella gestione delle prenotazioni e delle liste d'attesa automatizzate. I consulenti per i residenti hanno imparato a utilizzare il portale dei residenti e gli strumenti di comunicazione. La contabilità ha personalizzato le regole di fatturazione, programmato pagamenti e fatture.
Nel corso di un periodo di 2 mesi, Booking Ninjas ha integrato il sistema con i processi esistenti di ISH. I dati dei residenti sono stati importati nei nuovi profili dei residenti.
Entro il primo mese, ISH stava effettuando prenotazioni e pagamenti nel nuovo sistema. L'onboarding completo ha garantito una transizione senza problemi anche per i residenti.
Miglioramenti
L'implementazione della piattaforma Booking Ninjas ha portato a miglioramenti significativi nelle operazioni abitative di ISH e nell'esperienza dei residenti, affrontando le sfide precedentemente incontrate e ponendo le basi per un miglioramento continuo.
Ecco i miglioramenti notevoli osservati:
Operazioni Snellite: La transizione a Booking Ninjas ha semplificato le operazioni abitative, riducendo il carico di lavoro manuale per il personale e migliorando il processo di candidatura per la casa degli studenti di ISH.
Esperienza Personalizzata per i Residenti: Attraverso il portale dei residenti intuitivo e le opzioni di fatturazione personalizzate, ISH è stata in grado di offrire un'esperienza più personalizzata per ogni residente, soddisfacendo le loro esigenze e preferenze individuali con maggiore facilità e flessibilità.
Comunicazione Migliorata: Gli strumenti di comunicazione multicanale per i residenti forniti da Booking Ninjas hanno facilitato una comunicazione migliorata tra il personale e i residenti, garantendo aggiornamenti, notifiche e supporto tempestivi durante il percorso del residente.
Miglioramento della Gestione dei Dati: Le capacità di reporting e analisi dei dati della piattaforma hanno permesso a ISH di ottenere preziose informazioni sulle operazioni abitative, le preferenze dei residenti e le tendenze, consentendo decisioni strategiche basate sui dati e pianificazione strategica per il futuro.
Onboarding e Integrazione Efficiente: L'onboarding e la formazione completi forniti dal team di Booking Ninjas hanno facilitato un processo di integrazione senza problemi, riducendo al minimo le interruzioni per il personale e i residenti e accelerando l'adozione del nuovo sistema.
Focus sulla Costruzione della Comunità: Con operazioni semplificate e processi automatizzati in atto, il personale di ISH ha potuto dedicare più tempo e risorse alle iniziative di costruzione della comunità, promuovendo un ambiente di supporto e arricchimento per i residenti.
Pianificazione Strategica e Crescita: Il reporting automatizzato di Booking Ninjas elimina la necessità di compilazioni e analisi manuali dei dati che richiedono tempo. Con report dettagliati prontamente disponibili, ISH può prendere decisioni strategiche informate per ottimizzare i servizi esistenti e pianificare la crescita futura. La scalabilità della piattaforma garantisce che ISH possa continuare ad adattarsi e prosperare man mano che le sue esigenze evolvono.
Impegnandosi continuamente per il miglioramento e sfruttando le capacità della piattaforma Booking Ninjas, ISH rimane fedele alla sua missione di scambio interculturale e guarda avanti per arricchire l'esperienza dei residenti negli anni a venire.
Continuare ad Arricchire l'Esperienza dei Residenti
Con operazioni semplificate e supporto personalizzato tramite Booking Ninjas, ISH è posizionata per il futuro. Il personale può dedicare più tempo a interagire con i residenti, pianificare eventi e facilitare lo scambio interculturale.
Guardando al futuro, ISH prevede di sfruttare il reporting e l'analisi dei dati di Booking Ninjas per ottenere informazioni che informino le decisioni strategiche. Le notifiche e i messaggi automatizzati consentiranno comunicazioni più personalizzate e tempestive con i residenti.
Dopo oltre 80 anni di accoglienza per studenti e studiosi internazionali, ISH rimane impegnata nella sua missione di scambio interculturale. Ottimizzato da Booking Ninjas, il team guarda avanti per arricchire l'esperienza dei residenti negli anni a venire.
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