YMCA del Nord + Booking Ninjas
Trasformare le prenotazioni stagionali di cabine su Salesforce
Panoramica
La YMCA del Nord gestisce campi e centri all'aperto in Minnesota. Gli affitti delle cabine sono una fonte importante di entrate, specialmente durante la bassa stagione. Il loro precedente sistema di prenotazione era scollegato da Salesforce, limitato nelle funzionalità e richiedeva un notevole lavoro manuale per gestire disponibilità e pagamenti.
La YMCA ha collaborato con Booking Ninjas per creare un motore di prenotazione nativo di Salesforce che supporta regole stagionali, automatizza i pagamenti e centralizza tutti i dati delle prenotazioni. Il risultato è un'esperienza digitale semplificata per gli ospiti e un sistema operativo unificato per il personale.
Settore
Non profit / Ricreazione all'aperto
Regione
Minnesota, USA
Prodotti utilizzati
Booking Ninjas PMS, Motore di prenotazione personalizzato, Integrazione Salesforce, Pagamenti automatizzati, Analisi
Sfida
La YMCA del Nord aveva bisogno di un sistema di prenotazione che potesse supportare il modo in cui operano le loro cabine:
Disponibilità stagionale
Le cabine sono prenotabili solo durante specifici periodi di bassa stagione. Il loro precedente strumento non poteva far rispettare regole di prenotazione complesse o adattarsi ai programmi.
Sistemi scollegati
La YMCA si affidava a Salesforce per i dati sui membri e sui programmi, ma le prenotazioni delle cabine vivevano in una piattaforma separata. Il personale sincronizzava manualmente i dati tra i sistemi, aumentando l'attrito e riducendo l'accuratezza.
Struttura di pagamento manuale
Gli affitti delle cabine richiedevano due pagamenti:
-
50% al momento della prenotazione
-
Il restante 50% dovuto 30 giorni prima dell'arrivo
Il personale tracciava le scadenze in fogli di calcolo e seguiva manualmente gli ospiti. Il processo era dispendioso in termini di tempo e soggetto a ritardi.
Soluzione
Booking Ninjas ha implementato un sistema di prenotazione completamente nativo di Salesforce progettato per il modello operativo della YMCA.
Motore di prenotazione nativo di Salesforce
Le prenotazioni delle cabine sono ora create, gestite e archiviate direttamente in Salesforce. Il personale può visualizzare i dati degli ospiti, le prenotazioni e la cronologia dei pagamenti in un unico posto. Gli ospiti prenotano attraverso un portale online brandizzato collegato a Salesforce in tempo reale.
Logica stagionale personalizzata
Il nuovo sistema applica automaticamente le regole di disponibilità stagionale e i programmi dei campi. Gli ospiti possono cercare per tipo di cabina, capacità e servizi con maggiore accuratezza e chiarezza.
Pagamenti divisi automatizzati
Le regole di pagamento sono ora completamente automatizzate:
-
Se l'arrivo è a più di 30 giorni, il sistema addebita il 50% e programma automaticamente il saldo rimanente.
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Se l'arrivo è entro 30 giorni, gli ospiti pagano l'importo totale in anticipo.
Questo ha rimosso tutto il tracciamento manuale ed eliminato i ritardi nei pagamenti.
Reportistica in tempo reale
Booking Ninjas ha fornito dashboard che mostrano il volume delle prenotazioni, le entrate, le tendenze di occupazione e il completamento dei pagamenti in tempo reale. La direzione ha una visibilità costante sulle prestazioni delle cabine.
Analisi integrate
Google Analytics è stato collegato per tracciare il comportamento del funnel di prenotazione, le fonti di traffico e le prestazioni di conversione. I team di marketing ora hanno dati accurati sull'attività dei visitatori.
Impatto
Operazioni unificate
Tutti i dati di prenotazione, ospiti e pagamenti ora risiedono in Salesforce. Il personale ha un sistema unico e affidabile per le prenotazioni.
Riduzione del lavoro amministrativo
Il tracciamento manuale dei pagamenti e la gestione delle regole stagionali sono stati eliminati. Il tempo del personale è stato riassegnato a compiti di maggiore valore.
Controllo delle entrate più forte
I pagamenti divisi automatizzati garantiscono una raccolta puntuale e una reportistica accurata.
Esperienza degli ospiti più veloce e semplice
Le famiglie possono prenotare cabine online senza intervento manuale o confusione riguardo ai programmi stagionali.
Fondazione scalabile
La piattaforma ora supporta moduli aggiuntivi, come POS, sondaggi sugli ospiti e programmi ampliati.
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