La YMCA del Nord affitta cabine nei suoi campi e centri all'aperto in Minnesota, specialmente durante la bassa stagione, quando quegli spazi possono accogliere famiglie e generare entrate extra.
Il vecchio sistema di prenotazione rendeva tutto più difficile del necessario. Le prenotazioni delle cabine erano gestite al di fuori di Salesforce, la disponibilità stagionale richiedeva attenzione da parte del personale e il programma di pagamento in due parti veniva tracciato manualmente.
La sfida: le prenotazioni delle cabine avevano le proprie regole, ma il vecchio sistema no
Queste non sono camere d'hotel aperte tutto l'anno. Le cabine sono disponibili per la prenotazione durante specifiche finestre di bassa stagione, e quelle date devono adattarsi ai programmi e agli orari dei campi YMCA.
Il processo di prenotazione aveva anche diversi elementi in movimento:
- Disponibilità stagionale delle cabine
- Programmi dei campi
- Tipo e capacità delle cabine
- Servizi
- Informazioni sugli ospiti
- Depositi di prenotazione del 50%
- Scadenze per il pagamento finale
- Report di prenotazione e ricavi
Allo stesso tempo, la YMCA utilizzava già Salesforce per i dati sui membri e sui programmi. Le prenotazioni delle cabine vivevano altrove, quindi il personale doveva mantenere le informazioni in movimento tra i sistemi.
I pagamenti aggiungevano un altro lavoro regolare. Gli ospiti normalmente pagavano il 50% al momento della prenotazione e il restante 50% 30 giorni prima dell'arrivo. Il personale utilizzava fogli di calcolo per tenere traccia del secondo pagamento e seguire quando era dovuto.
La soluzione: mettere la prenotazione delle cabine dove già vivono i dati della YMCA
Booking Ninjas ha costruito il flusso di prenotazione delle cabine su Salesforce invece di aggiungere un altro database di prenotazione scollegato.
Le famiglie possono prenotare attraverso l'esperienza di prenotazione online a marchio YMCA, mentre il personale può lavorare con prenotazioni, informazioni sugli ospiti, pagamenti e report dallo stesso setup basato su Salesforce.
Le regole di prenotazione possono anche seguire il reale funzionamento della YMCA. Le cabine possono aprirsi o chiudersi attorno alle date scelte dalla YMCA invece di dover ricordare ogni eccezione stagionale.
Il Booking Engine supporta regole riguardanti disponibilità, capacità, date ristrette e altri limiti di prenotazione.
Come si muove una prenotazione di cabine attraverso il sistema
La famiglia cerca una cabina che si adatti alle date e alle esigenze del soggiorno.
Le date stagionali, la disponibilità, la capacità e altre regole decidono cosa può essere prenotato.
Le informazioni sulla prenotazione e sugli ospiti entrano nello stesso flusso basato su Salesforce.
Il corretto deposito o pagamento totale viene applicato dalla data di arrivo.
Saldi, attività di prenotazione e report rimangono collegati dopo il primo pagamento.
Per maggiori dettagli sulle regole dietro l'inventario prenotabile, vedere Come viene gestita la disponibilità .
Come l'impostazione ha risolto i problemi quotidiani
| Esigenza YMCA | Impostazione Booking Ninjas | Cosa è diventato più facile |
|---|---|---|
| Prenotazione stagionale delle cabine | Booking Engine + Gestione Prenotazioni | La YMCA può applicare le proprie finestre di prenotazione e mantenere le prenotazioni delle cabine nello stesso ambiente Salesforce. |
| Disponibilità variabile | Gestione della Disponibilità | Le prenotazioni e le modifiche possono aggiornare la disponibilità senza mantenere un calendario separato su fogli di calcolo. |
| Programma di pagamento 50/50 | Automazione dei Pagamenti | Le prenotazioni effettuate più di 30 giorni prima possono richiedere il 50% iniziale e pianificare il saldo rimanente. Le prenotazioni più vicine possono richiedere il pagamento totale. |
| Dati Salesforce scollegati | Registrazioni native di Salesforce | Le prenotazioni, gli ospiti e la cronologia dei pagamenti possono rimanere con i dati più ampi di Salesforce invece di necessitare della stessa sincronizzazione manuale. |
| Performance delle cabine | Report + Dashboard | Il volume delle prenotazioni, i ricavi, l'occupazione e l'attività di pagamento possono essere visualizzati dai record già creati dal flusso di prenotazione. |
| Dati sul percorso di prenotazione | Google Analytics | Il marketing può vedere come i visitatori raggiungono e si muovono attraverso il percorso di prenotazione. |
Il programma di pagamento non ha più bisogno di un proprio foglio di calcolo
La regola di pagamento della YMCA è semplice da spiegare ma facile da trasformare in un lavoro ripetitivo.
Se un ospite prenota più di 30 giorni prima dell'arrivo, il 50% è dovuto al momento della prenotazione e il restante 50% è dovuto 30 giorni prima del soggiorno. Se la prenotazione viene effettuata entro 30 giorni, l'importo totale è dovuto.
Booking Ninjas può applicare quella regola dalla data di prenotazione e dalla data di arrivo. Il personale non ha bisogno di un elenco separato solo per ricordare quale saldo deve essere riscosso successivamente.
Questo aiuta anche a proteggere i ricavi già legati a una prenotazione di cabine. Il secondo pagamento può seguire la prenotazione invece di dipendere da qualcuno che noti la riga giusta del foglio di calcolo al momento giusto.
Il Knowledge Center spiega la relazione più ampia in Come le Prenotazioni si Collegano alle Fatture .
Le regole di prenotazione appartengono alla YMCA
La YMCA del Nord non aveva bisogno di trasformare il suo calendario del campo in un calendario d'hotel generico.
Le sue cabine, le finestre stagionali, le date dei programmi, le regole di pagamento, il percorso degli ospiti e le esigenze di reportistica possono essere riflessi nel proprio ambiente Salesforce.
Questa è una parte utile di un Salesforce org . I record, i flussi di lavoro, le regole, gli utenti e la reportistica possono essere impostati attorno all'organizzazione che lo utilizza.
Cosa è diventato più facile per il team YMCA
Il programma di pagamento in due parti può seguire la prenotazione invece di un foglio di calcolo separato.
Le finestre di prenotazione delle cabine possono seguire gli orari dei campi senza che il personale debba controllare ogni richiesta manualmente.
I record degli ospiti, delle prenotazioni e dei pagamenti non necessitano più dello stesso movimento manuale tra i sistemi.
Gli ospiti possono cercare e riservare cabine online invece di dover chiedere al personale di avviare ogni prenotazione.
La stessa attività di prenotazione e pagamento può supportare visualizzazioni di prenotazione, occupazione, ricavi e pagamenti.
Il personale può concentrarsi di più sugli ospiti, sui programmi, sulle strutture e sull'esperienza del campo invece di amministrare le prenotazioni di routine.
Prossimo: rendere l'esperienza di prenotazione più facile da usare e da esplorare
Il primo lavoro è stato ottenere le basi giuste: regole stagionali, prenotazioni, pagamenti, dati degli ospiti e report ora hanno un luogo connesso in cui lavorare.
I prossimi miglioramenti si concentrano più direttamente sulla famiglia che effettua la prenotazione.
L'esperienza di prenotazione viene migliorata affinché più ospiti possano trovare, comprendere e completare comodamente i passaggi di prenotazione. L'obiettivo è rimuovere le barriere evitabili mantenendo le regole di prenotazione della YMCA funzionanti sottostanti.
Il layout aggiornato è pianificato per consentire alle famiglie di esplorare visivamente le posizioni delle cabine e passare alla prenotazione dalla cabina che scelgono sulla mappa. Questo può rendere più facile comprendere dove si trova ciascuna cabina prima di confrontare date, dettagli e disponibilità.
Questo è anche dove una migliore esperienza per gli ospiti può aiutare il lato ricavi del progetto. Quando le famiglie possono comprendere le scelte, trovare una cabina disponibile e passare alla prenotazione con meno passaggi confusi, ci sono meno possibilità di perdere un ospite interessato lungo il percorso.
Questi miglioramenti di accessibilità e prenotazione dalla mappa sono la prossima fase dell'esperienza e non sono presentati qui come risultati completati.
La prenotazione delle cabine può essere il punto di partenza, non il limite
L'impostazione principale inizia con Booking Engine e Gestione Prenotazioni perché questo era il problema principale che la YMCA doveva risolvere.
Da lì, la stessa piattaforma può estendersi ad altre app e flussi di lavoro quando c'è una reale necessità, come POS, sondaggi, programmi, portali, reportistica o altre operazioni YMCA.
Questo diventa particolarmente utile quando programmi, strutture, clienti, pagamenti e reportistica devono iniziare a condividere più delle stesse informazioni.
Guarda la più ampia soluzione YMCA per vedere come Booking Ninjas può estendersi oltre le prenotazioni delle cabine.
Scopri di più su questa impostazione di prenotazione
Scopri come date, restrizioni, capacità e prenotazioni esistenti decidono cosa possono riservare gli ospiti.
Come viene gestita la disponibilità →Scopri come una prenotazione può rimanere collegata alle fatture e ai pagamenti che la seguono.
Come le Prenotazioni si Collegano alle Fatture →Scopri come i dati, i flussi di lavoro, gli utenti, le regole e la reportistica di un'organizzazione possono vivere nel proprio ambiente Salesforce.
Cos'è un Salesforce Org? →Rendi più facile la prenotazione stagionale per gli ospiti e per il personale.
Scopri come Booking Ninjas può collegare disponibilità, prenotazioni, pagamenti, dati dei clienti e le regole che rendono la tua operazione di prenotazione diversa.
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