מבוא לבית הסטודנטים הבינלאומי וצוות הניהול
בית הסטודנטים הבינלאומי של וושינגטון, די.סי (ISH) הוא קהילה מגורים היסטורית הממוקמת בלב הבירה של האומה. נוסד בשנת 1936, הוא מספק דיור, קהילה ושירותי תמיכה לסטודנטים לתארים מתקדמים בינלאומיים, חוקרים מבקרים ומתרגלים המגיעים לארה"ב לצורך לימודים ומחקר.
בשלושה מבנים היסטוריים ליד כיכר דאופונט, ISH יכול לאכלס עד 100 דיירים בו זמנית מיותר מ-70 מדינות. המבנה הראשי היפה בסגנון טיודור קיבל דיירים מכל רחבי העולם במשך יותר מ-80 שנה.
האתגר: ייעול פעולה מורכבת של דיור
עם דיירים השוהים בין 6 חודשים לשנה, המגיעים מיותר מ-70 מדינות שונות, ISH נתקל במורכבות עצומה בניהול פעולות הדיור ובמתן שירותים מותאמים לכל פרט.
המערכות הקודמות להקצאות דיור, חיובים, תשלומים ותקשורת עם דיירים הפכו ליותר ויותר מסורבלות עם 100 דיירים בו זמנית. הצוות בילה שעות במשימות ידניות במקום לעסוק בדיירים.
ISH היה זקוק למערכת אוטומטית שיכולה להתמודד עם אורכי שהות משתנים, תוכניות חיוב ותשלום מותאמות אישית, ותקשורת רב-ערוצית. מה שחשוב ביותר, הוא דרש פלטפורמה שיכולה לספק חוויה מותאמת אישית ותומכת לכל דייר.
החיפוש היה אחר מערכת ניהול נכסים אינטואיטיבית שיכולה לייעל את הפעולות תוך מתן אפשרות לצוות להתמקד בבניית קהילה ובתמיכה בהצלחת הסטודנטים.
הפתרון: יישום פלטפורמת Booking Ninjas
לאחר סקירת מספר מערכות ניהול נכסים, ISH בחרה ב-Booking Ninjas כדי לייעל את פעולות הדיור. הגורמים המרכזיים להחלטה היו:
- הזמנה אוטומטית עבור אורכי שהות משתנים
- תקשורת ופעולות דיירים רב-ערוציות
- מנגנוני תשלום לתשלום קל של דיירים דרך פורטל הדיירים
- תמחור וחיוב חודשי לדיירים
- העברת יתרת חשבון להצהרות דיירים נוכחיות
מה שחשוב ביותר, Booking Ninjas מספקת תמיכה מותאמת אישית בכל שלב במסע הדייר - מהזמנה ועד חיוב ובמהלך השהות שלהם.
המנהל التنفيذي הוביל את תהליך ההחלטה עם input מהצוות של ISH. לאחר שראו הדגמה ודנו בדרישות, הצוות הסכים ש-Booking Ninjas היא ההתאמה הנכונה.
עם פעולות מייעלות וכלים לתמיכה בדיירים, Booking Ninjas העניקה לצוות ISH את הכוח להתמקד ביצירת קהילה והעשרת חוויית הדיירים.
הכשרה ואינטגרציה
צוות Booking Ninjas סיפק הכשרה מקיפה והדרכה לצוות ISH. הם הסבירו כיצד כל תפקיד - קבלה, יועצי דיירים, מתקנים וחשבונאות - יכול להשתמש בפורטל הדיירים כדי ליצור חוויית משתמש טובה יותר.
המנחה של הקבלה רכש מיומנות בניהול הזמנות ורשימות המתנה אוטומטיות. יועצי הדיירים למדו את פורטל הדיירים וכלי התקשורת. חשבונאות התאימה את כללי החיוב, תיאמה תשלומים וחשבוניות.
במהלך תקופה של חודשיים, Booking Ninjas יישמה את המערכת לצד התהליכים הקיימים של ISH. נתוני הדיירים הועברו לפרופילים החדשים של הדיירים.
בתוך החודש הראשון, ISH ביצעה הזמנות ותשלומים במערכת החדשה. ההכשרה המקיפה הבטיחה מעבר חלק גם לדיירים.
שיפורים
היישום של פלטפורמת Booking Ninjas הביא לשיפורים משמעותיים בפעולות הדיור ובחוויית הדיירים של ISH, מתמודד עם האתגרים שהיו קיימים בעבר ומניח את היסודות לשיפור מתמשך.
הנה השיפורים הבולטים שנצפו:
פעולות מייעלות: המעבר ל-Booking Ninjas ייעל את פעולות הדיור, הפחית את העומס הידני על הצוות ושיפר את תהליך הבקשה לבית הסטודנטים ISH.
חוויית דייר מותאמת אישית: דרך פורטל הדיירים האינטואיטיבי ואפשרויות החיוב המותאמות, ISH הצליחה לספק חוויה מותאמת אישית יותר לכל דייר, תוך התאמה לצרכים והעדפות האישיות שלהם בקלות ובגמישות רבה יותר.
תקשורת משופרת: כלי התקשורת הרב-ערוציים לדיירים שסיפקה Booking Ninjas אפשרו שיפור בתקשורת בין הצוות לדיירים, והבטיחו עדכונים, התראות ותמיכה בזמן במהלך מסע הדייר.
ניהול נתונים משופר: יכולות הדיווח והאנליטיקה של הפלטפורמה העניקו ל-ISH תובנות יקרות ערך לגבי פעולות הדיור, העדפות הדיירים ומגמות, מה שאפשר קבלת החלטות מונחות נתונים ותכנון אסטרטגי לעתיד.
הכשרה ואינטגרציה יעילה: ההכשרה המקיפה וההדרכה שסיפק צוות Booking Ninjas אפשרו תהליך אינטגרציה חלק, הפחיתו את ההפרעה לצוות ולדיירים כאחד והאיצו את אימוץ המערכת החדשה.
מיקוד בבניית קהילה: עם פעולות מייעלות ותהליכים אוטומטיים, צוות ISH הצליח להקדיש יותר זמן ומשאבים ליוזמות בניית קהילה, לקידום סביבה תומכת ומעשירה לדיירים.
תכנון אסטרטגי וצמיחה: הדיווחים האוטומטיים של Booking Ninjas מבטלים את הצורך בהכנת נתונים ידנית ממושכת. עם דוחות מפורטים זמינים, ISH יכולה לקבל החלטות אסטרטגיות מושכלות כדי לייעל את השירותים הקיימים ולתכנן צמיחה עתידית. יכולת ההתרחבות של הפלטפורמה מבטיחה ש-ISH תוכל להמשיך להתאים ולהצליח ככל שהצרכים שלה יתפתחו.
על ידי שאיפה מתמדת לשיפור וניצול היכולות של פלטפורמת Booking Ninjas, ISH נשאר מחויב למשימתו של חילופי תרבויות ומצפה להעשיר את חוויית הדיירים בשנים הבאות.
המשך העשרת חוויית הדיירים
עם פעולות מייעלות ותמיכה מותאמת דרך Booking Ninjas, ISH ממוקם לעתיד. הצוות יכול להקדיש יותר זמן לעיסוק עם דיירים, לתכנן אירועים ולתמוך בחילופי תרבויות.
בהסתכלות קדימה, ISH מתכנן לנצל את הדיווחים והאנליטיקה של Booking Ninjas כדי לקבל תובנות שינחו החלטות אסטרטגיות. התראות והודעות אוטומטיות יאפשרו תקשורת מותאמת אישית ובזמן עם הדיירים.
לאחר יותר מ-80 שנה של קבלת סטודנטים וחוקרים בינלאומיים, ISH נשאר מחויב למשימתו של חילופי תרבויות. עם האופטימיזציה של Booking Ninjas, הצוות מצפה להעשיר את חוויית הדיירים בשנים הבאות.
.jpeg)
