הקדמה לבית הסטודנטים הבינלאומי וצוות הניהול
בית הסטודנטים הבינלאומי של וושינגטון, DC (ISH) הוא קהילה מגורים היסטורית הממוקמת בלב הבירה הלאומית. נוסד בשנת 1936, הוא מספק דיור, קהילה ושירותי תמיכה לסטודנטים בינלאומיים לתארים מתקדמים, חוקרים מבקרים ומתמחים המגיעים לארה"ב לצורך לימודים ומחקר.
בממוקם בשלושה מבנים היסטוריים ליד כיכר דופונט, ISH יכול לאכלס עד 100 דיירים בו זמנית מיותר מ-70 מדינות. המבנה הראשי היפה בסגנון טיודור קיבל דיירים מכל רחבי העולם במשך יותר מ-80 שנה.
האתגר: ייעול תפעול דיור מורכב
עם דיירים השוהים בין 6 חודשים לשנה, המגיעים מיותר מ-70 מדינות שונות, ISH נתקל במורכבות רבה בניהול תפעול הדיור ובמתן שירותים מותאמים לכל פרט.
המערכות הקודמות להקצאות דיור, חיובים, תשלומים ותקשורת עם דיירים הפכו ליותר ויותר מסורבלות עם 100 דיירים בו זמנית. הצוות בילה שעות במשימות ידניות במקום לעסוק בדיירים.
ISH נזקק למערכת אוטומטית שיכולה להתמודד עם משכי שהות משתנים, תכניות חיוב ותשלום מותאמות, ותקשורת רב-ערוצית. החשוב מכל, הוא דרש פלטפורמה שיכולה לספק חוויה מותאמת ותומכת לכל דייר.
החיפוש היה אחר מערכת ניהול נכסים אינטואיטיבית שיכולה לייעל את התפעול תוך מתן אפשרות לצוות להתמקד בבניית קהילה ובתמיכה בהצלחת הסטודנטים.
הפתרון: יישום פלטפורמת Booking Ninjas
לאחר סקירת מספר מערכות ניהול נכסים, ISH בחרה ב-Booking Ninjas כדי לייעל את תפעול הדיור. גורמי ההחלטה המרכזיים היו:
- הזמנה אוטומטית למשכי שהות משתנים
- תקשורת ופעולות רב-ערוציות עם דיירים
- מנגנוני תשלום לתשלום קל של דיירים דרך פורטל הדיירים
- מחירים וחיובים חודשיים לדיירים
- העברת יתרת חשבון להצהרות דיירים נוכחיים
החשוב מכל, Booking Ninjas מספקת תמיכה מותאמת בכל שלב במסע הדייר - מהזמנה ועד חיוב ובמהלך השהות שלהם.
המנהל التنفيذي הוביל את תהליך ההחלטה עם משוב מצוות ISH. לאחר שראו הדגמה ודנו בדרישות, הצוות הסכים ש-Booking Ninjas היא הבחירה הנכונה.
עם תפעול מייעל וכלים לתמיכה בדיירים, Booking Ninjas אפשרה לצוות ISH להתמקד ביצירת קהילה והעשרת חוויית הדיירים.
הכשרה ואינטגרציה
צוות Booking Ninjas סיפק הכשרה מקיפה והדרכה לצוות ISH. הם הסבירו כיצד כל תפקיד - קבלה, יועצי דיירים, מתקנים וחשבונאות - יכול להשתמש בפורטל הדיירים כדי ליצור חוויית משתמש טובה יותר.
המנחה של הקבלה רכש מיומנות בניהול הזמנות ורשימות המתנה אוטומטיות. יועצי הדיירים למדו את פורטל הדיירים וכלי התקשורת. חשבונאות התאימה את כללי החיוב, תיאמה תשלומים וחשבוניות.
במהלך תקופה של חודשיים, Booking Ninjas יישמה את המערכת לצד התהליכים הקיימים של ISH. נתוני הדיירים הועברו לפרופילים החדשים של הדיירים.
בתוך חודש הראשון, ISH ביצעה הזמנות ותשלומים במערכת החדשה. ההכשרה המקיפה הבטיחה מעבר חלק גם לדיירים.
שיפורים
היישום של פלטפורמת Booking Ninjas הביא לשיפורים משמעותיים בתפעול הדיור ובחוויית הדיירים של ISH, מתמודד עם האתגרים שנפגשו בעבר ומניח את היסודות לשיפור מתמשך.
הנה השיפורים הבולטים שנצפו:
תפעול מייעל: המעבר ל-Booking Ninjas ייעל את תפעול הדיור, הפחית את העומס הידני על הצוות ושיפר את תהליך הבקשה לבית הסטודנטים ISH.
חוויית דייר מותאמת: דרך פורטל הדיירים האינטואיטיבי ואופציות החיוב המותאמות, ISH הצליחה לספק חוויה מותאמת יותר לכל דייר, תוך התאמה לצרכים והעדפות האישיות שלהם בקלות ובגמישות רבה יותר.
תקשורת משופרת: כלי התקשורת הרב-ערוציים לדיירים שסופקו על ידי Booking Ninjas אפשרו שיפור בתקשורת בין הצוות לדיירים, והבטיחו עדכונים, הודעות ותמיכה בזמן לאורך מסע הדייר.
ניהול נתונים משופר: יכולות הדיווח והאנליטיקה של הפלטפורמה אפשרו ל-ISH לקבל תובנות יקרות ערך על תפעול הדיור, העדפות הדיירים ומגמות, מה שמאפשר קבלת החלטות מבוססות נתונים ותכנון אסטרטגי לעתיד.
הכשרה ואינטגרציה יעילה: ההכשרה וההדרכה המקיפות שסיפק צוות Booking Ninjas אפשרו תהליך אינטגרציה חלק, והפחיתו את ההפרעה לצוות ולדיירים כאחד והאיצו את אימוץ המערכת החדשה.
מיקוד בבניית קהילה: עם תפעול מייעל ותהליכים אוטומטיים, צוות ISH הצליח להקדיש יותר זמן ומשאבים ליוזמות בניית קהילה, לקידום סביבה תומכת ומעשירה לדיירים.
תכנון אסטרטגי וצמיחה: הדיווח האוטומטי של Booking Ninjas מבטל את הצורך בהכנת נתונים ידנית ממושכת. עם דוחות מפורטים זמינים, ISH יכולה לקבל החלטות אסטרטגיות מושכלות כדי לייעל את השירותים הקיימים ולתכנן צמיחה עתידית. יכולת ההתרחבות של הפלטפורמה מבטיחה ש-ISH תוכל להמשיך להתאים ולהתפתח ככל שהצרכים שלה משתנים.
על ידי שאיפה מתמדת לשיפור וניצול יכולות פלטפורמת Booking Ninjas, ISH נשארת מחויבת למשימתה של חילופי תרבויות ומצפה להעשיר את חוויית הדיירים בשנים הבאות.
המשך העשרת חוויית הדיירים
עם תפעול מייעל ותמיכה מותאמת דרך Booking Ninjas, ISH ממוקמת לעתיד. הצוות יכול להקדיש יותר זמן לעיסוק עם דיירים, לתכנן אירועים ולפשט חילופי תרבויות.
בהסתכלות קדימה, ISH מתכננת לנצל את הדיווח והאנליטיקה של Booking Ninjas כדי לקבל תובנות שינחו החלטות אסטרטגיות. הודעות אוטומטיות ותקשורת יאפשרו תקשורת מותאמת, בזמן עם הדיירים.
לאחר יותר מ-80 שנה של קבלת סטודנטים וחוקרים בינלאומיים, ISH נשארת מחויבת למשימתה של חילופי תרבויות. עם אופטימיזציה של Booking Ninjas, הצוות מצפה להעשיר את חוויית הדיירים בשנים הבאות.
.jpeg)
