Úvod do Medzinárodného študentského domu a manažérskeho tímu
Medzinárodný študentský dom vo Washingtone, DC (ISH) je historická rezidenčná komunita nachádzajúca sa v srdci národného hlavného mesta. Založený v roku 1936, poskytuje ubytovanie, komunitu a podporné služby medzinárodným postgraduálnym študentom, návštevným vedcom a stážistom prichádzajúcim do USA na štúdium a výskum.
Ubytovaný v troch historických budovách blízko Dupont Circle, ISH môže naraz ubytovať až 100 obyvateľov z viac ako 70 krajín. Jeho krásna hlavná budova v tudorovskom štýle privítala obyvateľov z celého sveta už viac ako 80 rokov.
Výzva: Zjednodušiť zložitú ubytovaciu operáciu
Keďže obyvatelia zostávajú od 6 mesiacov do 1 roka a prichádzajú z viac ako 70 rôznych krajín, ISH čelil obrovským komplikáciám pri správe ubytovacích operácií a poskytovaní služieb prispôsobených každému jednotlivcovi.
Predchádzajúce systémy pre priradenie ubytovania, fakturáciu, platby a komunikáciu s obyvateľmi sa stávali čoraz nepraktickejšími s 100 obyvateľmi naraz. Zamestnanci trávili hodiny manuálnymi úlohami namiesto toho, aby sa zapájali do interakcie s obyvateľmi.
ISH potreboval automatizovaný systém, ktorý by dokázal spravovať variabilné dĺžky pobytu, prispôsobené fakturačné a platobné plány a viackanálovú komunikáciu. Najdôležitejšie bolo, že potreboval platformu, ktorá by mohla poskytnúť personalizovaný a podporný zážitok pre každého obyvateľa.
Hľadanie intuitívneho systému správy nehnuteľností, ktorý by optimalizoval operácie a umožnil zamestnancom sústrediť sa na budovanie komunity a podporu úspechu študentov, bolo v plnom prúde.
Riešenie: Implementácia platformy Booking Ninjas
Po preskúmaní niekoľkých systémov správy nehnuteľností si ISH vybral Booking Ninjas na optimalizáciu ubytovacích operácií. Kľúčovými rozhodovacími faktormi boli:
- Automatizované rezervácie pre variabilné dĺžky pobytu
- Viackanálová komunikácia s obyvateľmi a operácie
- Platobné mechanizmy pre jednoduché platby obyvateľov prostredníctvom portálu obyvateľov
- Mesačné ceny a fakturácia pre obyvateľov
- Prevod zostatku na účte na aktuálne výpisy obyvateľov
Najdôležitejšie je, že Booking Ninjas poskytuje prispôsobenú podporu počas každej fázy cesty obyvateľa - od rezervácie po fakturáciu a počas celého pobytu.
Výkonný riaditeľ viedol rozhodovací proces s príspevkami od zamestnancov ISH. Po zhliadnutí ukážky a diskusii o požiadavkách sa tím zhodol, že Booking Ninjas je správna voľba.
S optimalizovanými operáciami a nástrojmi na podporu obyvateľov, Booking Ninjas posilnil tím ISH, aby sa mohol sústrediť na vytváranie komunity a obohacovanie zážitku obyvateľov.
Zaškolenie a integrácia
Tím Booking Ninjas poskytol komplexné zaškolenie a školenie pre zamestnancov ISH. Vysvetlili, ako môže každá rola - prijímacie oddelenie, poradcovia pre obyvateľov, zariadenia a účtovníctvo - využiť portál obyvateľov na vytvorenie lepšieho používateľského zážitku.
Koordinátor prijímania získal zručnosti v správe rezervácií a automatizovaných čakacích zoznamov. Poradcovia pre obyvateľov sa naučili používať portál obyvateľov a komunikačné nástroje. Účtovníctvo prispôsobilo pravidlá fakturácie, naplánovalo platby a faktúry.
Počas obdobia dvoch mesiacov Booking Ninjas integroval systém do existujúcich procesov ISH. Údaje o obyvateľoch boli importované do nových profilov obyvateľov.
V priebehu prvého mesiaca ISH vykonával rezervácie a platby v novom systéme. Komplexné zaškolenie zabezpečilo plynulý prechod aj pre obyvateľov.
Vylepšenia
Implementácia platformy Booking Ninjas priniesla významné vylepšenia do ubytovacích operácií ISH a zážitku obyvateľov, čím sa riešili predtým zaznamenané výzvy a položil sa základ pre ďalšie zlepšenia.
Tu sú pozoruhodné vylepšenia:
Zjednodušené operácie: Prechod na Booking Ninjas zjednodušil ubytovacie operácie, znížil manuálnu záťaž pre zamestnancov a zlepšil proces žiadosti o ubytovanie v študentskom dome ISH.
Personalizovaný zážitok obyvateľov: Prostredníctvom intuitívneho portálu obyvateľov a prispôsobených fakturačných možností, ISH dokázal poskytnúť personalizovanejší zážitok pre každého obyvateľa, prispôsobujúc sa ich individuálnym potrebám a preferenciám s väčšou ľahkosťou a flexibilitou.
Vylepšená komunikácia: Viackanálové komunikačné nástroje pre obyvateľov poskytované spoločnosťou Booking Ninjas uľahčili zlepšenú komunikáciu medzi zamestnancami a obyvateľmi, zabezpečujúc včasné aktualizácie, oznámenia a podporu počas cesty obyvateľa.
Vylepšené spravovanie údajov: Reporting a analytické schopnosti platformy umožnili ISH získať cenné poznatky o ubytovacích operáciách, preferenciách obyvateľov a trendoch, čo umožnilo rozhodovanie založené na údajoch a strategické plánovanie do budúcnosti.
Efektívne zaškolenie a integrácia: Komplexné zaškolenie a školenie poskytnuté tímom Booking Ninjas uľahčili plynulý integračný proces, minimalizujúc narušenie pre zamestnancov aj obyvateľov a urýchľujúc prijatie nového systému.
Fokus na budovanie komunity: S optimalizovanými operáciami a automatizovanými procesmi mohli zamestnanci ISH venovať viac času a zdrojov iniciatívam na budovanie komunity, čím sa vytvorilo podporné a obohacujúce prostredie pre obyvateľov.
Strategické plánovanie a rast: Automatizované reportovanie Booking Ninjas eliminuje potrebu časovo náročného manuálneho zhromažďovania a analýzy údajov. S plne podrobnými správami k dispozícii, ISH môže robiť informované strategické rozhodnutia na optimalizáciu existujúcich služieb a plánovanie budúceho rastu. Škálovateľnosť platformy zabezpečuje, že ISH môže naďalej prispôsobovať a prosperovať, keď sa jeho potreby vyvíjajú.
Neustálym usilovaním o zlepšenie a využívaním schopností platformy Booking Ninjas, ISH zostáva oddaný svojej misii interculturálneho výmeny a teší sa na obohacovanie zážitku obyvateľov v nasledujúcich rokoch.
Pokračovanie v obohacovaní zážitku obyvateľov
S optimalizovanými operáciami a prispôsobenou podporou prostredníctvom Booking Ninjas je ISH pripravený na budúcnosť. Zamestnanci môžu venovať viac času interakcii s obyvateľmi, plánovaniu podujatí a facilitácii interculturálnej výmeny.
Do budúcnosti plánuje ISH využiť reportovanie a analytiku údajov Booking Ninjas na získanie poznatkov, ktoré informujú strategické rozhodnutia. Automatizované oznámenia a správy umožnia personalizovanejšiu a včasnejšiu komunikáciu s obyvateľmi.
Po viac ako 80 rokoch vítania medzinárodných študentov a vedcov, ISH zostáva oddaný svojej misii interculturálnej výmeny. Optimalizovaný spoločnosťou Booking Ninjas, tím sa teší na obohacovanie zážitku obyvateľov v nasledujúcich rokoch.
.jpeg)
