Le Billings Hotel & Convention Center avait besoin d'un processus de réservation et d'accords pour les espaces de conférence plus clair.
Billings Hotel & Convention Center à Billings, Montana, gère l'hébergement hôtelier ainsi que des espaces de congrès et d'événements conçus pour des réunions, des groupes et d'autres rassemblements.
Pour l'équipe événementielle, la réservation d'espace n'était qu'une partie du travail. La réservation devait également passer par les détails de l'événement, les accords, les signatures et la confirmation finale.
Le défi : réserver la salle n'était que le début
Les réservations de conférences et de congrès impliquent plus que de trouver un espace vide sur un calendrier.
L'équipe doit également comprendre quel espace convient à l'événement, quelles dates sont disponibles, comment la réservation progresse et si l'accord a été complété.
- Espaces de conférence
- Différents agencements
- Exigences de capacité
- Dates d'événements
- Détails de réservation
- Statut de réservation
- Accords
- Signatures électroniques
Lorsque ces éléments sont gérés séparément, le personnel devient responsable de faire passer l'événement d'un système ou d'une étape à l'autre.
La solution : laisser l'événement suivre un chemin connecté
Booking Ninjas a mis en place un flux de travail structuré autour des espaces de conférence et du processus d'accord associé à ces réservations.
Commencez par l'espace de conférence ou d'événement qui correspond aux dates et aux exigences.
Conservez l'espace, les dates, le client et les informations sur l'événement autour d'un enregistrement de réservation.
Le contrat ou l'accord peut suivre de la réservation au lieu de devenir un processus séparé.
La signature électronique fait avancer le document à travers l'approbation sans nécessiter une autre piste de papier déconnectée.
La réservation et l'accord complété restent plus faciles à suivre à mesure que l'événement avance.
Comment la configuration de Billings s'est intégrée
| Besoin de l'équipe événementielle | Configuration de Booking Ninjas | Ce qui est devenu plus facile |
|---|---|---|
| Organiser l'espace de conférence réservable | Gestion des espaces de conférence | Les espaces pouvaient être traités comme un inventaire structuré réservable plutôt que simplement des noms sur un calendrier informel. |
| Suivre les réservations d'événements | Gestion des réservations | L'espace, les dates, les informations de réservation et le statut pouvaient rester connectés à mesure que l'événement progressait. |
| Passer de la réservation à l'accord | Flux de travail de réservation | La étape du document pouvait suivre de l'enregistrement de l'événement au lieu d'exiger que le personnel reconstruise le contexte ailleurs. |
| Collecter des signatures | Document & Signature électronique | Les accords pouvaient passer par la signature électronique tout en restant plus proches de la réservation et de son statut. |
| Garder le processus visible | Enregistrements Salesforce connectés | Le personnel pouvait travailler à partir d'un enregistrement plus clair de l'espace, de la réservation, de l'accord et de l'étape suivante. |
L'espace de conférence est aussi un inventaire
Une chambre d'hôtel n'est pas la seule chose qui peut être réservée.
Les opérations de congrès peuvent avoir besoin de gérer des salles de bal, des salles de réunion, des halls, des zones de travail et d'autres espaces pouvant supporter différentes capacités et agencements.
Cela signifie que le système doit comprendre les espaces comme de véritables ressources réservables avec des dates, de la disponibilité et des activités de réservation autour d'eux.
La solution actuelle de Booking Ninjas pour les centres de congrès suit ce modèle plus large en connectant les réservations d'événements et de halls avec des agencements, des contrats, de la facturation, du personnel, des installations et des rapports au sein de Salesforce.
Pour Billings, la portée du projet confirmé s'est concentrée plus étroitement sur la gestion des espaces de conférence et le flux de travail des accords associés à ces réservations.
L'accord ne doit pas perdre sa connexion avec l'événement
Un événement peut être discuté ou réservé de manière provisoire avant que l'accord commercial ne soit complet.
Cela crée un passage important entre le côté réservation et le côté document.
Booking Ninjas a connecté la capacité de signature électronique avec le flux de travail afin que l'accord puisse rester plus proche de l'événement auquel il appartient.
La capacité actuelle de Document & Signature électronique soutient ce même principe : les accords peuvent être générés, envoyés, signés, suivis et attachés aux enregistrements Salesforce pertinents au lieu de devenir des fichiers déconnectés.
Moins de passages pour le personnel à gérer
Sans un flux de travail connecté, quelqu'un doit se souvenir de quel événement attend un accord, quel accord a été envoyé, s'il a été signé et quelle réservation peut maintenant passer à la confirmation.
Ce travail peut être gérable lorsque le volume d'événements est faible.
Il devient plus difficile à mesure que les espaces, les dates, les configurations, les clients et les accords se multiplient.
Connecter l'enregistrement de réservation avec le processus de document donne au personnel un endroit plus structuré pour voir ce qui s'est passé et ce qui nécessite encore de l'attention.
Ce que le flux de travail connecté a rendu plus clair
Nous n'avons pas de résultats numériques vérifiés post-lancement pour cette histoire, donc la valeur est mieux montrée à travers le travail que Booking Ninjas a connecté.
L'inventaire de conférence pouvait être géré comme partie d'un flux de réservation plutôt que seulement comme une entrée de calendrier isolée.
L'espace, les dates, le client et le statut de réservation pouvaient rester partie du même contexte opérationnel.
La étape du contrat pouvait devenir une continuation naturelle de la réservation plutôt qu'un processus administratif sans rapport.
La signature électronique a créé un chemin plus clair pour faire avancer les accords vers leur achèvement.
L'équipe pouvait consacrer moins d'efforts à connecter manuellement le côté réservation et le côté document de l'événement.
La même fondation Salesforce peut soutenir des flux de travail supplémentaires d'événements, de facturation, d'installations, de rapports et opérationnels lorsque cela est nécessaire.
Une réservation de congrès se situe entre le travail commercial et opérationnel
Une réservation d'événement n'est pas complète simplement parce qu'une salle a été réservée.
Le client peut avoir besoin d'un accord. L'accord nécessite une approbation et une signature. L'espace peut nécessiter une configuration particulière. Plus tard, le même événement peut toucher à la facturation, au personnel, à la restauration, aux installations ou à d'autres travaux opérationnels.
C'est pourquoi la solution actuelle de Booking Ninjas pour le Centre de congrès s'étend au-delà d'un simple calendrier d'espace.
Billings a commencé par un problème ciblé : la gestion des espaces de conférence et la signature électronique.
La valeur de la fondation Salesforce est que ces premières pièces connectées ne doivent pas devenir un autre système isolé si davantage d'opérations d'événements doivent être connectées plus tard.
Le flux de travail doit suivre comment le lieu vend réellement l'espace
Différentes propriétés de congrès ont différents espaces, agencements, étapes d'approbation, exigences d'accord, rôles du personnel et façons de faire avancer un événement vers la confirmation.
Booking Ninjas n'a pas besoin que chaque lieu suive un processus identique.
La fondation Salesforce fournit les enregistrements et les outils de flux de travail en dessous. La configuration peut ensuite façonner le processus de réservation autour de l'organisation qui l'utilise.
C'est particulièrement utile lorsqu'un lieu a dépassé un calendrier standard mais n'a pas besoin de chaque partie d'une grande plateforme de gestion d'événements dès le premier jour.
En savoir plus sur la réservation d'événements connectée
Découvrez comment Booking Ninjas gère si un espace ou une ressource peut réellement être réservé pour un moment particulier.
Comment la disponibilité est gérée →Découvrez comment les accords, les signatures, le suivi des statuts et les documents complétés peuvent rester connectés aux enregistrements Salesforce.
Explorer Document & Signature électronique →Découvrez comment les réservations d'espace peuvent ensuite se connecter avec des agencements, des contrats, de la facturation, du personnel, des installations et des opérations d'événements.
Explorer la gestion du Centre de congrès →À propos de cette histoire : Cette page reflète la portée confirmée de Booking Ninjas pour le Billings Hotel & Convention Center autour de la gestion des espaces de conférence et de l'intégration de la signature électronique. Elle ne prétend pas à des améliorations de revenus vérifiées, à des augmentations de volume de réservations ou à des fonctionnalités au-delà des preuves de projet disponibles.
Avez-vous des espaces d'événements qui nécessitent plus qu'un calendrier ?
Découvrez comment Booking Ninjas peut connecter les espaces, les réservations, les accords, les signatures et le travail opérationnel qui suit autour de la façon dont votre lieu gère réellement les événements.
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