La Maison Internationale des Étudiants de Washington, DC offre aux étudiants internationaux, chercheurs, stagiaires et jeunes professionnels plus qu'une simple chambre. Elle leur offre un lieu de vie, de rencontre et d'intégration dans une communauté.
Derrière cette expérience se cache une opération de logement avec des résidents arrivant de nombreux pays, séjournant pour des durées différentes, payant selon des calendriers variés et ayant besoin de soutien tout au long de leur séjour.
À mesure que la communauté grandissait, trop de temps du personnel était consacré à maintenir les attributions de logement, la facturation, les paiements, les informations sur les résidents et la communication en ordre.
Le défi : chaque séjour de résident créait plus de travail administratif
ISH peut accueillir environ 100 résidents à la fois, avec des personnes venant de plus de 70 pays. De nombreux résidents séjournent de six mois à un an.
Cela signifie que l'équipe ne se contente pas d'enregistrer des invités pour quelques nuits. Elle gère un parcours résidentiel plus long.
- Demandes de logement et réservations
- Attributions de chambres
- Durées de séjour différentes
- Listes d'attente
- Facturation mensuelle
- Calendriers de paiement
- Communication avec les résidents
- Rapports de logement
Le processus ancien obligeait le personnel à passer des heures à maintenir ces éléments manuellement. Les admissions devaient gérer le logement et la demande. La comptabilité devait garder les factures, les soldes et les paiements en ordre. Les conseillers résidents avaient besoin d'informations claires pour aider les gens pendant leur séjour.
La solution : garder le parcours résident connecté
Booking Ninjas a donné à ISH un moyen de commencer avec les réservations de logement et de garder les prochaines étapes du parcours résident connecté autour d'elles.
Le parcours de logement commence avec le résident et le séjour dont il a besoin.
Les réservations et la disponibilité aident les admissions à gérer qui peut être placé et quand.
Des informations utiles sur le résident peuvent rester connectées tout au long du séjour.
Les charges mensuelles, les factures, les soldes et l'activité de paiement peuvent suivre le résident.
L'accès au portail, la communication et les rapports aident le personnel à soutenir le résident après son emménagement.
C'est là que Booking Ninjas fonctionne bien : la réservation n'est que le début, et plusieurs équipes doivent encore travailler à partir du même parcours résident par la suite.
Comment la configuration d'ISH a résolu les problèmes quotidiens
| Besoins d'ISH | Configuration de Booking Ninjas | Ce qui est devenu plus facile |
|---|---|---|
| Durées de séjour différentes | Gestion des réservations | Les admissions peuvent gérer les séjours de logement autour des dates dont chaque résident a réellement besoin. |
| Demande lorsque le logement se remplit | Gestion des listes d'attente | Les candidats en liste d'attente peuvent être maintenus dans un flux plus clair au lieu d'être suivis séparément à la main. |
| Facturation mensuelle des résidents | Facturation + Facturation récurrente | Les charges mensuelles, les paiements programmés et les soldes des résidents peuvent rester connectés au même compte. |
| Accès au paiement des résidents | Portail étudiant | Les résidents ont un endroit pour consulter des informations utiles sur leur compte et leurs paiements sans demander au personnel chaque mise à jour. |
| Différents rôles du personnel | Utilisateurs et accès Salesforce | Les admissions, les conseillers résidents, les installations et la comptabilité peuvent travailler avec les informations qui comptent pour leurs emplois. |
| Rapports manuels | Rapports + tableaux de bord | Les enregistrements de logement et de paiement déjà dans le système peuvent être utilisés pour les rapports au lieu d'être collectés à nouveau manuellement. |
La facturation devait suivre le résident, pas vivre dans un processus séparé
Les séjours plus longs rendent la facturation particulièrement importante.
ISH avait besoin de prix mensuels, de paiements programmés, de factures et de la capacité de reporter un solde de compte dans l'état actuel du résident.
Booking Ninjas a aidé la comptabilité à configurer ces règles autour de la manière dont ISH facture déjà ses résidents.
Cela signifie que la réservation de logement et l'argent qui y est lié n'ont pas besoin de devenir deux histoires séparées.
Le Centre de Connaissances explique la relation de base dans Comment les réservations se connectent aux factures .
Les résidents peuvent gérer plus de choses simples eux-mêmes
Un résident ne devrait pas avoir besoin de contacter le personnel chaque fois qu'il souhaite comprendre quelque chose de simple sur son compte.
Le portail destiné aux résidents donne à ISH un endroit pour partager des informations approuvées et soutenir l'activité de paiement tout en gardant le côté administratif séparé.
Cela aide à réduire les questions de routine pour le personnel sans supprimer le soutien personnel dont les résidents ont encore besoin.
Le Centre de Connaissances explique cette idée dans Que peuvent faire les clients à travers un portail ? .
Pour ISH, cela compte car le temps du personnel est mieux utilisé à accueillir les résidents, à les aider à s'installer, à soutenir la vie communautaire et à gérer les situations qui nécessitent réellement une personne.
La configuration suit la manière dont ISH fonctionne
La Maison Internationale des Étudiants n'est pas un hôtel normal et ce n'est pas un immeuble d'appartements standard.
Ses résidents séjournent plus longtemps, arrivent du monde entier, suivent différents calendriers de facturation et interagissent avec plusieurs équipes de personnel pendant leur temps à la Maison.
C'est pourquoi la configuration a été façonnée autour des propres règles de logement d'ISH plutôt que de demander à ISH de changer la communauté pour s'adapter à un système de propriété générique.
Les admissions pouvaient travailler avec les réservations et les listes d'attente. La comptabilité pouvait travailler avec la facturation et les paiements. Les conseillers résidents pouvaient utiliser des outils pour les résidents et la communication.
Salesforce fournit la technologie sous-jacente, mais les règles réelles, les utilisateurs, les enregistrements et les flux de travail appartiennent à ISH.
ISH a intégré le nouveau flux étape par étape
Le changement ne s'est pas produit en demandant à chaque département de tout changer du jour au lendemain.
Booking Ninjas a travaillé aux côtés du processus existant pendant une période d'intégration de deux mois. Les données des résidents ont été intégrées dans de nouveaux profils de résidents, et le personnel a été formé autour du travail qu'il gérait réellement.
Les admissions ont appris la gestion des réservations et des listes d'attente. Les conseillers résidents ont travaillé avec le portail et les outils de communication. La comptabilité a configuré les règles de facturation, les paiements et les factures.
Dans le premier mois, ISH effectuait déjà des réservations et des paiements via le nouveau système.
Cette approche par étapes a aidé le nouveau processus à devenir une partie du rythme normal de l'équipe au lieu de devenir un autre projet que le personnel devait gérer en plus de son travail quotidien.
Ce qui est devenu plus facile pour la Maison Internationale des Étudiants
Les réservations, les résidents, les listes d'attente et d'autres enregistrements de logement n'ont plus besoin du même niveau d'entretien séparé.
Les charges mensuelles, les factures, les soldes et les paiements peuvent suivre le résident dans un flux connecté.
Le portail donne aux résidents un endroit pour gérer des besoins simples de compte et de paiement sans toujours demander au personnel.
Les informations sur les résidents et les outils de communication peuvent rester plus proches des enregistrements que le personnel utilise déjà.
Les mêmes données de logement et de paiement utilisées chaque jour peuvent également soutenir des rapports sans être reconstruites manuellement.
Le personnel peut consacrer plus d'attention aux résidents, aux événements, au soutien et à l'échange interculturel au lieu de travailler sur des tâches administratives de routine.
Un système de logement peut continuer à croître autour du parcours résident
Pour ISH, la gestion des réservations et des réservations fournit le point de départ.
À partir de là, la même configuration peut connecter les listes d'attente, les profils de résidents, la facturation, les paiements, les portails, la communication, les rapports et d'autres flux de travail lorsqu'ils sont nécessaires.
C'est utile pour le logement étudiant car la partie difficile n'est que rarement une réservation. La partie plus difficile est tout ce qui doit rester connecté pendant les mois suivant l'emménagement du résident.
Pour le cas d'utilisation plus large, consultez la solution de logement étudiant .
En savoir plus sur le flux résident connecté
Découvrez comment une réservation de logement peut rester connectée aux factures et paiements qui la suivent.
Comment les réservations se connectent aux factures →Découvrez ce que les résidents ou clients peuvent gérer à travers un portail et ce qui reste encore avec le personnel.
Que peuvent faire les clients à travers un portail ? →Découvrez pourquoi garder les équipes autour des mêmes données de confiance rend le travail quotidien plus facile.
Que signifie une source de vérité unique ? →Passez moins de temps à maintenir les opérations de logement.
Découvrez comment Booking Ninjas peut connecter les réservations, les résidents, la facturation, les paiements, les portails et le travail quotidien autour d'une communauté de logement à long terme.
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