Introduction à la Maison Internationale des Étudiants et à l'Équipe de Direction
La Maison Internationale des Étudiants de Washington, DC (ISH) est une communauté résidentielle historique située au cœur de la capitale nationale. Fondée en 1936, elle offre un logement, une communauté et des services de soutien aux étudiants diplômés internationaux, chercheurs invités et stagiaires venant aux États-Unis pour étudier et mener des recherches.
Logée dans trois bâtiments historiques près de Dupont Circle, l'ISH peut accueillir jusqu'à 100 résidents à la fois, provenant de plus de 70 pays. Son magnifique bâtiment principal de style Tudor a accueilli des résidents du monde entier pendant plus de 80 ans.
Le Défi : Rationaliser une Opération de Logement Complexe
Avec des résidents séjournant de 6 mois à 1 an, venant de plus de 70 pays différents, l'ISH faisait face à une immense complexité dans la gestion des opérations de logement et la fourniture de services adaptés à chaque individu.
Les systèmes précédents pour les attributions de logement, la facturation, les paiements et les communications avec les résidents devenaient de plus en plus lourds avec 100 résidents à la fois. Le personnel passait des heures sur des tâches manuelles au lieu de s'engager avec les résidents.
L'ISH avait besoin d'un système automatisé capable de gérer des durées de séjour variables, des plans de facturation et de paiement personnalisés, ainsi que des communications multicanaux. Plus important encore, il nécessitait une plateforme capable d'offrir une expérience personnalisée et de soutien pour chaque résident.
La recherche d'un système de gestion immobilière intuitif capable d'optimiser les opérations tout en permettant au personnel de se concentrer sur la création de communauté et le soutien à la réussite des étudiants était lancée.
La Solution : Mise en Œuvre de la Plateforme Booking Ninjas
Après avoir examiné plusieurs systèmes de gestion immobilière, l'ISH a sélectionné Booking Ninjas pour optimiser les opérations de logement. Les principaux facteurs décisifs étaient :
- Réservation automatisée pour des durées de séjour variables
- Communications et opérations multicanaux avec les résidents
- Mécanismes de paiement pour un paiement facile des résidents via le portail résident
- Facturation et tarification mensuelles pour les résidents
- Report des soldes de compte sur les relevés des résidents actuels
Plus important encore, Booking Ninjas fournit un soutien personnalisé à chaque étape du parcours résident - de la réservation à la facturation et tout au long de leur séjour.
Le directeur exécutif a dirigé le processus de décision avec l'avis du personnel de l'ISH. Après avoir vu une démonstration et discuté des exigences, l'équipe a convenu que Booking Ninjas était le bon choix.
Avec des opérations rationalisées et des outils de soutien aux résidents, Booking Ninjas a permis à l'équipe de l'ISH de se concentrer sur la création de communauté et l'enrichissement de l'expérience résidentielle.
Intégration et Formation
L'équipe de Booking Ninjas a fourni une formation et une intégration complètes pour le personnel de l'ISH. Ils ont expliqué comment chaque rôle - admissions, conseillers résidentiels, installations et comptabilité - pouvait utiliser le portail résident pour créer une meilleure expérience utilisateur.
Le coordinateur des admissions a acquis une maîtrise dans la gestion des réservations et des listes d'attente automatisées. Les conseillers résidentiels ont appris à utiliser le portail résident et les outils de communication. La comptabilité a personnalisé les règles de facturation, programmé les paiements et les factures.
Sur une période de 2 mois, Booking Ninjas a intégré le système aux processus existants de l'ISH. Les données des résidents ont été importées dans les nouveaux profils résidentiels.
Au cours du premier mois, l'ISH effectuait des réservations et des paiements dans le nouveau système. L'intégration complète a assuré une transition fluide pour les résidents également.
Améliorations
La mise en œuvre de la plateforme Booking Ninjas a apporté des améliorations significatives aux opérations de logement de l'ISH et à l'expérience des résidents, répondant aux défis rencontrés précédemment et posant les bases d'une amélioration continue.
Voici les améliorations notables observées :
Opérations Rationalisées : La transition vers Booking Ninjas a rationalisé les opérations de logement, réduisant la charge de travail manuelle pour le personnel et améliorant le processus de candidature à la maison étudiante de l'ISH.
Expérience Résidentielle Personnalisée : Grâce au portail résident intuitif et aux options de facturation personnalisées, l'ISH a pu offrir une expérience plus personnalisée à chaque résident, répondant à leurs besoins et préférences individuels avec plus de facilité et de flexibilité.
Communication Améliorée : Les outils de communication multicanaux pour les résidents fournis par Booking Ninjas ont facilité une meilleure communication entre le personnel et les résidents, garantissant des mises à jour, notifications et soutiens en temps opportun tout au long du parcours résident.
Gestion des Données Améliorée : Les capacités de reporting et d'analyse de données de la plateforme ont permis à l'ISH d'obtenir des informations précieuses sur les opérations de logement, les préférences des résidents et les tendances, permettant une prise de décision basée sur les données et une planification stratégique pour l'avenir.
Intégration et Formation Efficaces : L'intégration et la formation complètes fournies par l'équipe de Booking Ninjas ont facilité un processus d'intégration fluide, minimisant les perturbations pour le personnel et les résidents et accélérant l'adoption du nouveau système.
Concentration sur la Création de Communauté : Avec des opérations rationalisées et des processus automatisés en place, le personnel de l'ISH a pu consacrer plus de temps et de ressources aux initiatives de création de communauté, favorisant un environnement de soutien et d'enrichissement pour les résidents.
Planification Stratégique et Croissance : Le reporting automatisé de Booking Ninjas élimine le besoin de compilation et d'analyse manuelles des données, chronophages. Avec des rapports entièrement détaillés facilement disponibles, l'ISH peut prendre des décisions stratégiques éclairées pour optimiser les services existants et planifier la croissance future. La scalabilité de la plateforme garantit que l'ISH peut continuer à s'adapter et à prospérer à mesure que ses besoins évoluent.
En s'efforçant continuellement d'améliorer et en tirant parti des capacités de la plateforme Booking Ninjas, l'ISH reste engagée envers sa mission d'échange interculturel et se réjouit d'enrichir l'expérience résidentielle pour les années à venir.
Continuer à Enrichir l'Expérience Résidentielle
Avec des opérations rationalisées et un soutien personnalisé grâce à Booking Ninjas, l'ISH est bien positionnée pour l'avenir. Le personnel peut consacrer plus de temps à s'engager avec les résidents, à planifier des événements et à faciliter l'échange interculturel.
En regardant vers l'avenir, l'ISH prévoit de tirer parti des rapports et de l'analyse de données de Booking Ninjas pour obtenir des informations qui éclairent les décisions stratégiques. Les notifications et messages automatisés permettront des communications plus personnalisées et en temps opportun avec les résidents.
Après plus de 80 ans d'accueil d'étudiants et de chercheurs internationaux, l'ISH reste engagée envers sa mission d'échange interculturel. Optimisée par Booking Ninjas, l'équipe se réjouit d'enrichir l'expérience résidentielle pour les années à venir.
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