YMCA du Nord loue des cabines dans ses camps et centres de plein air du Minnesota, surtout pendant la basse saison lorsque ces espaces peuvent accueillir des familles et générer des revenus supplémentaires.
L'ancien système de réservation compliquait les choses. Les réservations de cabines étaient gérées en dehors de Salesforce, la disponibilité saisonnière nécessitait l'attention du personnel, et le calendrier de paiement en deux parties était suivi manuellement.
Le défi : les locations de cabines avaient leurs propres règles, mais l'ancien système ne le faisait pas
Ce ne sont pas des chambres d'hôtel ouvertes toute l'année. Les cabines sont disponibles à la réservation pendant des fenêtres spécifiques de basse saison, et ces dates doivent s'adapter aux programmes et horaires des camps YMCA.
Le processus de réservation avait également plusieurs éléments en mouvement :
- Disponibilité saisonnière des cabines
- Horaires des programmes de camp
- Type et capacité des cabines
- Équipements
- Informations sur les invités
- Dépôts de réservation de 50%
- Dates limites de paiement final
- Rapports de réservation et de revenus
En même temps, la YMCA utilisait déjà Salesforce pour les données des membres et des programmes. Les réservations de cabines étaient gérées ailleurs, donc le personnel devait faire circuler les informations entre les systèmes.
Les paiements ajoutaient une autre tâche régulière. Les invités payaient normalement 50% lors de la réservation et les 50% restants 30 jours avant l'arrivée. Le personnel utilisait des tableurs pour suivre le deuxième paiement et faire un suivi lorsque celui-ci était dû.
La solution : mettre la réservation de cabines là où vivent déjà les données de la YMCA
Booking Ninjas a construit le flux de réservation de cabines sur Salesforce au lieu d'ajouter une autre base de données de réservation déconnectée.
Les familles peuvent réserver via l'expérience de réservation en ligne de marque YMCA, tandis que le personnel peut travailler avec les réservations, les informations sur les invités, les paiements et les rapports à partir de la même configuration basée sur Salesforce.
Les règles de réservation peuvent également suivre le fonctionnement réel de la YMCA. Les cabines peuvent s'ouvrir ou se fermer autour des dates choisies par la YMCA au lieu que le personnel doive se souvenir de chaque exception saisonnière.
Le Moteur de Réservation prend en charge les règles concernant la disponibilité, la capacité, les dates restreintes et d'autres limites de réservation.
Comment une réservation de cabine se déplace à travers le système
La famille recherche une cabine qui correspond aux dates et aux besoins du séjour.
Les dates saisonnières, la disponibilité, la capacité et d'autres règles décident de ce qui peut être réservé.
La réservation et les informations sur les invités entrent dans le même flux basé sur Salesforce.
Le bon dépôt ou le paiement intégral est appliqué à partir de la date d'arrivée.
Les soldes, l'activité de réservation et les rapports restent connectés après le premier paiement.
Pour plus de détails sur les règles concernant l'inventaire réservable, consultez Comment la Disponibilité est Gérée .
Comment la configuration a résolu les problèmes quotidiens
| Besoin de la YMCA | Configuration de Booking Ninjas | Ce qui est devenu plus facile |
|---|---|---|
| Réservation de cabines saisonnières | Moteur de Réservation + Gestion des Réservations | La YMCA peut appliquer ses propres fenêtres de réservation et garder les réservations de cabines dans le même environnement Salesforce. |
| Disponibilité changeante | Gestion de la Disponibilité | Les réservations et les changements peuvent mettre à jour la disponibilité sans maintenir un calendrier de tableur séparé. |
| Calendrier de paiement 50/50 | Automatisation des Paiements | Les réservations à plus de 30 jours peuvent prendre 50% d'abord et planifier le solde restant. Les réservations plus proches peuvent nécessiter un paiement intégral. |
| Données Salesforce déconnectées | Données natives Salesforce | Les réservations, les invités et l'historique des paiements peuvent rester avec les données Salesforce plus larges au lieu de nécessiter la même synchronisation manuelle. |
| Performance des cabines | Rapports + Tableaux de Bord | Le volume de réservations, les revenus, l'occupation et l'activité de paiement peuvent être consultés à partir des enregistrements déjà créés par le flux de réservation. |
| Données du parcours de réservation | Google Analytics | Le marketing peut voir comment les visiteurs atteignent et se déplacent à travers le parcours de réservation. |
Le calendrier de paiement n'a plus besoin de son propre tableur
La règle de paiement de la YMCA est simple à expliquer mais facile à transformer en travail répétitif.
Si un invité réserve plus de 30 jours avant l'arrivée, 50% est dû lors de la réservation et les 50% restants sont dus 30 jours avant le séjour. Si la réservation est faite dans les 30 jours, le montant total est dû.
Booking Ninjas peut appliquer cette règle à partir de la date de réservation et de la date d'arrivée. Le personnel n'a pas besoin d'une liste séparée juste pour se souvenir de quel solde doit être collecté ensuite.
Cela aide également à protéger les revenus déjà liés à une réservation de cabine. Le deuxième paiement peut suivre la réservation au lieu de dépendre de quelqu'un remarquant la bonne ligne de tableur au bon moment.
Le Centre de Connaissances explique la relation plus large dans Comment les Réservations se Connectent aux Factures .
Les règles de réservation appartiennent à la YMCA
YMCA du Nord n'avait pas besoin de transformer son calendrier de camp en un calendrier d'hôtel générique.
Ses cabines, fenêtres saisonnières, dates de programme, règles de paiement, parcours des invités et besoins en reporting peuvent être reflétés dans son propre environnement Salesforce.
C'est une partie utile d'un org Salesforce . Les enregistrements, les flux de travail, les règles, les utilisateurs et les rapports peuvent être configurés autour de l'organisation qui l'utilise.
Ce qui est devenu plus facile pour l'équipe de la YMCA
Le calendrier de paiement en deux parties peut suivre la réservation au lieu d'un tableur séparé.
Les fenêtres de réservation de cabines peuvent suivre les horaires des camps sans que le personnel ne vérifie chaque demande manuellement.
Les enregistrements des invités, des réservations et des paiements n'ont plus besoin du même mouvement manuel entre les systèmes.
Les invités peuvent rechercher et réserver des cabines en ligne au lieu de nécessiter que le personnel commence chaque réservation.
La même activité de réservation et de paiement peut soutenir les vues de réservation, d'occupation, de revenus et de paiements.
Le personnel peut se concentrer davantage sur les invités, les programmes, les installations et l'expérience du camp au lieu de l'administration de réservation routinière.
Prochain : rendre l'expérience de réservation plus facile à utiliser et à explorer
Le premier travail consistait à bien établir les fondations : les règles saisonnières, les réservations, les paiements, les données des invités et les rapports ont désormais un endroit connecté pour fonctionner.
Les prochaines améliorations se concentrent plus directement sur la famille effectuant la réservation.
L'expérience de réservation est améliorée pour que plus d'invités puissent trouver, comprendre et compléter confortablement les étapes de réservation. L'objectif est de supprimer les barrières évitables tout en maintenant les règles de réservation de la YMCA en dessous.
La mise en page améliorée est prévue pour permettre aux familles d'explorer visuellement les emplacements des cabines et de passer à la réservation depuis la cabine choisie sur la carte. Cela peut faciliter la compréhension de l'emplacement de chaque cabine avant de comparer les dates, les détails et la disponibilité.
C'est également là qu'une meilleure expérience pour les invités peut aider le côté revenus du projet. Lorsque les familles peuvent comprendre les choix, trouver une cabine disponible et passer à la réservation avec moins d'étapes déroutantes, il y a moins de chances de perdre un invité intéressé en cours de route.
Ces améliorations d'accessibilité et de réservation sur carte sont la prochaine étape de l'expérience et ne sont pas présentées ici comme des résultats achevés.
La réservation de cabines peut être le point de départ, pas la limite
La configuration de base commence avec le Moteur de Réservation et la Gestion des Réservations car c'était le principal problème que la YMCA devait résoudre.
À partir de là, la même plateforme peut s'étendre à d'autres applications et flux de travail lorsqu'il y a un réel besoin, comme les systèmes de point de vente, les enquêtes, les programmes, les portails, les rapports ou d'autres opérations de la YMCA.
Cela devient particulièrement utile lorsque les programmes, les installations, les clients, les paiements et les rapports doivent commencer à partager plus des mêmes informations.
Consultez la solution YMCA pour voir comment Booking Ninjas peut s'étendre au-delà des réservations de cabines.
En savoir plus sur cette configuration de réservation
Découvrez comment les dates, les restrictions, la capacité et les réservations existantes décident de ce que les invités peuvent réserver.
Comment la Disponibilité est Gérée →Découvrez comment une réservation peut rester connectée aux factures et paiements qui la suivent.
Comment les Réservations se Connectent aux Factures →Découvrez comment les propres données, flux de travail, utilisateurs, règles et rapports d'une organisation peuvent vivre dans son environnement Salesforce.
Qu'est-ce qu'une org Salesforce ? →Rendez la réservation saisonnière plus facile pour les invités et plus facile pour le personnel.
Découvrez comment Booking Ninjas peut connecter la disponibilité, les réservations, les paiements, les données clients et les règles qui rendent votre opération de réservation unique.
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