YMCA du Nord + Booking Ninjas
Transformation des réservations saisonnières de cabines sur Salesforce
Aperçu
YMCA du Nord gère des camps et des centres de plein air à travers le Minnesota. Les locations de cabines représentent une source de revenus importante, surtout pendant la basse saison. Leur ancien système de réservation était déconnecté de Salesforce, limité en fonctionnalités et nécessitait un travail manuel considérable pour gérer la disponibilité et les paiements.
Le YMCA a collaboré avec Booking Ninjas pour créer un moteur de réservation natif de Salesforce qui prend en charge les règles saisonnières, automatise les paiements et centralise toutes les données de réservation. Le résultat est une expérience numérique simplifiée pour les invités et un système opérationnel unifié pour le personnel.
Secteur
Organisme à but non lucratif / Loisirs de plein air
Région
Minnesota, USA
Produits utilisés
Booking Ninjas PMS, Moteur de réservation personnalisé, Intégration Salesforce, Paiements automatisés, Analytique
Défi
YMCA du Nord avait besoin d'un système de réservation capable de soutenir le fonctionnement de leurs cabines :
Disponibilité saisonnière
Les cabines ne peuvent être réservées que pendant des fenêtres spécifiques de basse saison. Leur ancien outil ne pouvait pas appliquer des règles de réservation complexes ni s'adapter aux horaires des programmes.
Systèmes déconnectés
Le YMCA s'appuyait sur Salesforce pour les données des membres et des programmes, mais les réservations de cabines se trouvaient sur une plateforme séparée. Le personnel synchronisait manuellement les données entre les systèmes, augmentant les frictions et réduisant la précision.
Structure de paiement manuelle
Les locations de cabines nécessitaient deux paiements :
-
50 % au moment de la réservation
-
Les 50 % restants dus 30 jours avant l'arrivée
Le personnel suivait les délais dans des tableurs et relançait les invités manuellement. Le processus était chronophage et sujet à des retards.
Solution
Booking Ninjas a déployé un système de réservation entièrement natif de Salesforce conçu pour le modèle opérationnel du YMCA.
Moteur de réservation natif de Salesforce
Les réservations de cabines sont désormais créées, gérées et stockées directement dans Salesforce. Le personnel peut consulter les données des invités, les réservations et l'historique des paiements en un seul endroit. Les invités réservent via un portail en ligne de marque connecté à Salesforce en temps réel.
Logique saisonnière personnalisée
Le nouveau système applique automatiquement les règles de disponibilité saisonnière et les horaires des camps. Les invités peuvent rechercher par type de cabine, capacité et commodités avec une précision et une clarté améliorées.
Paiements fractionnés automatisés
Les règles de paiement sont désormais entièrement automatisées :
-
Si l'arrivée est à plus de 30 jours, le système prélève 50 % et programme automatiquement le solde restant.
-
Si l'arrivée est dans les 30 jours, les invités paient le montant total à l'avance.
Cela a supprimé tout suivi manuel et éliminé les retards de paiement.
Rapports en temps réel
Booking Ninjas a livré des tableaux de bord montrant le volume des réservations, les revenus, les tendances d'occupation et l'achèvement des paiements en temps réel. La direction a une visibilité constante sur la performance des cabines.
Analytique intégrée
Google Analytics a été connecté pour suivre le comportement dans l'entonnoir de réservation, les sources de trafic et la performance de conversion. Les équipes marketing disposent désormais de données précises sur l'activité des visiteurs.
Impact
Opérations unifiées
Toutes les données de réservation, d'invités et de paiements se trouvent désormais dans Salesforce. Le personnel dispose d'un système unique et fiable pour les réservations.
Réduction du travail administratif
Le suivi manuel des paiements et la gestion des règles saisonnières ont été éliminés. Le temps du personnel est réaffecté à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Contrôle des revenus renforcé
Les paiements fractionnés automatisés garantissent une collecte à temps et un reporting précis.
Expérience invité plus rapide et plus simple
Les familles peuvent réserver des cabines en ligne sans intervention manuelle ni confusion autour des horaires saisonniers.
Fondation évolutive
La plateforme prend désormais en charge des modules supplémentaires, tels que le POS, les enquêtes auprès des invités et l'expansion des programmes.
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