Constructor University devait remplacer un ancien système de logement étudiant, mais remplacer un ancien logiciel par une autre base de données isolée ne ferait que créer un nouveau problème.
Constructor University s'appuyait déjà sur Salesforce pour les informations sur les étudiants. Booking Ninjas a travaillé avec cet environnement existant afin que le logement puisse devenir une autre partie connectée du dossier universitaire de l'étudiant.
Le projet a réuni les réservations de logement, l'auto-service des étudiants, les règles d'attribution, les paiements, les données opérationnelles et les rapports autour de la fondation Salesforce que Constructor faisait déjà confiance.
Le défi : le logement touchait bien plus que la disponibilité des chambres
Constructor s'éloignait de son ancien système de logement, Mercury.
Cela signifiait que les propriétés existantes, les contacts étudiants, les réservations, l'historique de logement et les processus opérationnels devaient être pris en compte dans le cadre de la transition.
Mais le logement lui-même était également plus compliqué que d'assigner une chambre vide.
- Dossiers étudiants
- Préférences de logement
- Éligibilité des chambres
- Réservations
- Dépôts et paiements
- Attribution des chambres
- Rapports sur la vie résidentielle
- Enregistrement et départ
Les étudiants de première année et les étudiants de retour pouvaient suivre des chemins différents. Certains types de chambres avaient des règles d'éligibilité différentes. Les équipes de logement avaient besoin de rapports modifiables. Les étudiants avaient besoin d'un moyen utilisable pour compléter leur part du processus.
La décision la plus importante : garder Salesforce comme fondation des données étudiantes
Constructor avait déjà son propre environnement Salesforce et des dossiers étudiants établis.
Une préoccupation initiale était de savoir si la nouvelle plateforme de logement créerait une structure de données personnalisée séparée qui nécessiterait ensuite une autre intégration avec l'université.
Booking Ninjas a plutôt travaillé avec la structure de Contact et de Compte Personne Salesforce existante de Constructor.
Les informations sur le logement pouvaient rester connectées aux dossiers étudiants déjà utilisés ailleurs dans l'université, et les équipes autorisées pouvaient accéder aux informations pertinentes sans que chaque utilisateur ait besoin de travailler à l'intérieur de l'application Booking Ninjas elle-même.
Cela a répondu à l'une des préoccupations les plus claires soulevées pendant le projet : le logement ne devait pas devenir une autre île de données.
Booking Ninjas explique cette structure plus large dans Qu'est-ce qu'un org Salesforce ?
Le parcours de logement étudiant pourrait devenir un flux connecté
L'expérience utile commence avec le dossier étudiant et se poursuit tout au long du cycle de vie du logement.
Commencez à partir des informations sur les étudiants que Constructor maintient déjà dans Salesforce.
Donnez à l'étudiant un point d'entrée de logement de marque avec les informations et actions pertinentes pour lui.
Le statut de l'étudiant, les préférences, le type de chambre et les exigences applicables façonnent l'étape suivante.
La réservation peut suivre la règle de paiement ou d'approbation qui s'applique à cet étudiant.
Le dossier de logement reste disponible pour les attributions, la vie résidentielle, les rapports et le travail ultérieur du cycle de vie.
Comment la configuration de Constructor s'est intégrée
| Besoin de Constructor | Approche de Booking Ninjas | Ce que cela a rendu possible |
|---|---|---|
| Remplacer les données de logement héritées | Structure de migration native Salesforce | Les propriétés, contacts, réservations et données historiques pertinentes pouvaient se déplacer vers le nouvel environnement au lieu de commencer avec un système de logement vide. |
| Conserver les dossiers étudiants existants | Structure de Contact / Compte Personne Salesforce existante | Le logement pouvait fonctionner autour des informations étudiantes établies de l'université au lieu de créer une autre base de données étudiante indépendante. |
| Donner aux étudiants un auto-service | Portail étudiant | Les étudiants pouvaient accéder à un environnement de marque Constructor et compléter eux-mêmes les parties pertinentes du parcours de logement. |
| Appliquer différentes règles de logement | Règles de réservation + flux de travail Salesforce | Les étudiants de première année, les étudiants de retour, les types de chambres, les préférences et d'autres attributs étudiants pouvaient influencer le processus montré à l'étudiant. |
| Gérer les dépôts de logement | Traitement des paiements | Les activités de paiement applicables pouvaient rester connectées à l'étudiant et à la réservation plutôt que d'être réconciliées séparément. |
| Conserver les réservations incomplètes utilisables | Statut de réservation + flux de travail de paiement | Un étudiant pouvait revenir à une étape en attente au lieu de devoir reconstruire la demande de logement depuis le début. |
| Soutenir les rapports modifiables | Rapports + Tableaux de bord Salesforce | La vie résidentielle pouvait créer différentes vues autour des bâtiments, des chambres, de l'occupation, des attributs étudiants ou des attributions à partir des mêmes données. |
Les étudiants pouvaient gérer davantage le parcours de logement eux-mêmes
Constructor avait besoin de plus qu'un écran administratif de logement.
Les étudiants avaient également besoin d'un endroit clair pour interagir avec le processus.
Booking Ninjas a configuré un Portail Étudiant de marque où l'accès des étudiants pouvait être connecté au flux de travail de logement de l'université.
Le portail pouvait devenir l'endroit où les étudiants voient les informations de logement pertinentes pour eux, maintiennent des préférences applicables, poursuivent les étapes de réservation et complètent des actions telles qu'un paiement de logement applicable.
Cela rapproche le travail de routine de la personne qui connaît déjà la réponse.
Le Portail Étudiant actuel de Booking Ninjas Portail Étudiant maintient l'auto-service des étudiants directement connecté aux dossiers Salesforce plutôt que de maintenir une autre copie de l'étudiant en dehors de la plateforme.
Les règles de logement universitaire pourraient devenir une partie du flux de travail
Constructor n'avait pas un processus de logement identique pour chaque étudiant.
Les étudiants de première année et les étudiants de retour pouvaient avoir des exigences différentes. Certains types de chambres pouvaient avoir une éligibilité différente. Les préférences des étudiants et les informations universitaires existantes pouvaient également affecter ce qui devait se passer ensuite.
Au lieu de demander au personnel de se souvenir et d'expliquer chaque variation manuellement, les données Salesforce et les flux de travail de Booking Ninjas pouvaient aider à déterminer le chemin de logement approprié.
Le projet a également exploré des exigences d'attribution plus profondes telles que les préférences de chambre, les préférences d'étage, la nationalité, les préférences de fumer, les considérations de colocataire et le comportement d'inventaire contrôlé.
Ces idées avancées de correspondance et d'attribution devraient être comprises comme des domaines que Constructor et Booking Ninjas définissaient et affinaient pendant la mise en œuvre, plutôt que d'être toutes présentées comme des fonctionnalités de production confirmées.
Le paiement pourrait devenir une partie de l'état de réservation
Constructor avait également différents chemins financiers selon l'étudiant.
Par exemple, les étudiants de retour pouvaient avoir besoin d'un dépôt de logement tandis que les étudiants de première année pouvaient suivre un autre processus.
Booking Ninjas a travaillé à connecter l'activité de paiement Stripe avec l'étudiant et la réservation afin qu'un paiement applicable puisse devenir une partie du flux de travail de logement lui-même.
Cela crée une séquence beaucoup plus claire :
La même structure aide également les étudiants qui commencent la réservation mais ne complètent pas le paiement immédiatement. La réservation peut conserver son état afin que l'étudiant puisse revenir à l'étape en attente plutôt que de recommencer.
Les outils de paiement actuels de Booking Ninjas connectent de manière similaire les transactions directement avec les réservations, les factures et les enregistrements clients de Salesforce. :contentReference[oaicite:3]{index=3}
La vie résidentielle ne voulait pas attendre un fournisseur de logiciels chaque fois qu'elle avait besoin d'un nouveau rapport
Les questions concernant le logement universitaire changent constamment.
Une personne peut avoir besoin d'étudiants dans un bâtiment particulier. Une autre peut avoir besoin d'occupation. Une autre peut avoir besoin d'informations sur les mineurs, la nationalité, les attributions de chambres ou d'autres attributs des étudiants.
L'équipe de Constructor a clairement indiqué qu'une liste fixe de rapports ne serait pas suffisante.
Parce que les enregistrements de logement restaient dans Salesforce, les équipes autorisées pouvaient utiliser les rapports Salesforce et les exports autorisés pour répondre à différentes questions à partir des mêmes données sous-jacentes.
- Bâtiments et chambres
- Attributions d'étudiants
- Occupation
- Attributs des étudiants
- Statut de réservation
- Statut de paiement
- Exceptions de logement
- Exports opérationnels
Les utilisateurs réels ont continué à façonner le système
Les tests d'acceptation utilisateur ont exposé les détails qui comptent lorsque le logiciel atteint les opérations universitaires quotidiennes.
Constructor et Booking Ninjas ont travaillé sur des questions concernant les types d'étudiants, l'éligibilité des chambres, les états de réservation, le comportement de paiement, les rapports, les préférences, l'inventaire, la terminologie et le cycle de vie du logement.
L'équipe a également exploré comment le départ et l'inspection des chambres pouvaient devenir plus structurés, y compris l'identification des exceptions et la réduction de la quantité de traitement manuel nécessaire pour les départs normaux de fin d'année.
Certaines de ces workflows avancés étaient encore en cours de définition, mais ce processus de mise en œuvre lui-même a montré comment la version de la plateforme de Constructor pouvait continuer à se façonner autour des opérations de logement réelles.
Ce qui est devenu plus connecté pour Constructor
Nous n'avons pas de résultats numériques vérifiés post-lancement pour cette histoire, donc la valeur est mieux montrée à travers le travail que Booking Ninjas a connecté et les transferts manuels que le système était conçu pour réduire.
L'université n'avait pas besoin de traiter le logement comme un environnement d'information étudiant entièrement séparé.
Le parcours de logement pouvait passer par un portail de marque au lieu de dépendre uniquement des instructions du personnel et des suivis manuels.
Le statut étudiant et d'autres informations Salesforce pouvaient aider à déterminer quel processus de logement s'appliquait.
Les dépôts de logement applicables pouvaient faire partie de l'historique de réservation au lieu d'un autre chèque déconnecté.
Les rapports Salesforce ont donné à la vie résidentielle plus de flexibilité que de se fier uniquement à une bibliothèque de rapports de fournisseur fixe.
Des scénarios UAT réels pouvaient être réinjectés dans la configuration plutôt que de forcer Constructor à accepter un processus de logement fixe.
Leur université. Leurs étudiants. Leurs règles de logement. Leur org.
Constructor University est un exemple particulièrement clair du modèle natif Salesforce de Booking Ninjas.
L'université avait déjà une org, des enregistrements étudiants, des champs, des permissions, des rapports et des relations de données.
Booking Ninjas n'avait pas besoin de demander à l'université de jeter cette fondation pour moderniser le logement.
Au lieu de cela, le logement pouvait devenir une autre couche opérationnelle à l'intérieur du même environnement plus large.
C'est aussi ainsi que Booking Ninjas décrit la plateforme actuelle de logement étudiant : les informations sur les étudiants, les chambres, les lits, les attributions, les paiements, la maintenance et les opérations peuvent rester centralisées dans Salesforce.
Une réservation de logement peut devenir le début d'un workflow résidentiel plus large
La gestion des réservations peut fournir l'enregistrement de logement de base.
Autour de cela, une université peut connecter des portails étudiants, la disponibilité, les attributions de chambres et de lits, les paiements, les rapports, la maintenance, l'enregistrement, le départ, la communication et d'autres workflows de vie résidentielle selon les besoins.
Constructor avait besoin d'une configuration plus riche car son opération de logement touchait déjà de nombreuses parties de l'université.
Une résidence plus petite peut commencer avec moins de pièces.
Le point utile est que les deux peuvent utiliser la même fondation Salesforce sans forcer chaque institution dans le même processus de logement.
Pour le cas d'utilisation plus large, voir le Solution de logement étudiant .
En savoir plus sur cette configuration de logement étudiant
Découvrez comment l'auto-service des étudiants peut rester directement connecté aux données Salesforce, aux permissions, à la facturation et aux workflows universitaires.
Explorer le Portail étudiant →Découvrez comment les enregistrements, les workflows, les utilisateurs, les rapports, l'automatisation et d'autres outils opérationnels peuvent vivre dans un environnement spécifique à l'organisation.
Qu'est-ce qu'une org Salesforce ? →Découvrez comment les réservations, les règles de politique, la disponibilité, les changements et les rapports opérationnels peuvent rester connectés à l'intérieur de Salesforce.
Explorer la Gestion des réservations →À propos de cette histoire : Cette page reflète la mise en œuvre de Booking Ninjas de Constructor University et le matériel de test d'acceptation utilisateur, y compris la migration des données héritées, les enregistrements étudiants Salesforce, les réservations de logement, l'auto-service du portail, les workflows de paiement, les rapports et la configuration des règles de logement. Le jumelage avancé de colocataires, la sur-réservation contrôlée et les workflows d'inspection ne sont décrits que comme des domaines explorés ou affinés pendant la mise en œuvre, à moins que des preuves de production ultérieures ne confirment leur déploiement final.
Modernisez le logement étudiant sans créer une autre base de données d'étudiants.
Découvrez comment Booking Ninjas peut connecter les réservations, les chambres, les étudiants, les paiements, les portails, les rapports et les workflows de vie résidentielle autour de l'environnement Salesforce que votre institution utilise déjà.
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