International Student House ในวอชิงตัน ดี.ซี. มอบสิ่งที่มากกว่าห้องพักให้กับนักเรียนต่างชาติ นักวิจัย ผู้ฝึกงาน และมืออาชีพรุ่นใหม่ มันมอบสถานที่ให้พวกเขาได้อาศัยอยู่ พบปะผู้คน และเป็นส่วนหนึ่งของชุมชน
เบื้องหลังประสบการณ์นั้นคือการดำเนินงานด้านที่พักที่มีผู้อยู่อาศัยมาจากหลายประเทศ พักอยู่ในระยะเวลาที่แตกต่างกัน ชำระเงินในตารางเวลาที่แตกต่างกัน และต้องการการสนับสนุนตลอดการเข้าพัก
เมื่อชุมชนเติบโตขึ้น เวลาของพนักงานถูกใช้ไปมากเกินไปในการจัดการการมอบที่พัก การเรียกเก็บเงิน การชำระเงิน ข้อมูลผู้อยู่อาศัย และการสื่อสารให้เป็นระเบียบ
ความท้าทาย: การเข้าพักของผู้อยู่อาศัยแต่ละคนสร้างงานด้านการบริหารมากขึ้น
ISH สามารถรองรับผู้อยู่อาศัยได้ประมาณ 100 คนในเวลาเดียวกัน โดยมีผู้คนมาจากมากกว่า 70 ประเทศ หลายคนพักอยู่ตั้งแต่หกเดือนถึงหนึ่งปี
นั่นหมายความว่าทีมงานไม่ได้เพียงแค่เช็คอินแขกสำหรับไม่กี่คืน แต่กำลังจัดการการเดินทางของผู้อยู่อาศัยที่ยาวนานกว่า
- การสมัครและการจองที่พัก
- การมอบห้องพัก
- ระยะเวลาการเข้าพักที่แตกต่างกัน
- รายชื่อรอ
- การเรียกเก็บเงินรายเดือน
- ตารางการชำระเงิน
- การสื่อสารกับผู้อยู่อาศัย
- รายงานที่พัก
กระบวนการเก่าทำให้พนักงานต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการดูแลส่วนเหล่านี้ด้วยตนเอง แผนกการรับสมัครต้องจัดการที่พักและความต้องการ แผนกบัญชีต้องรักษาใบแจ้งหนี้ ยอดคงเหลือ และการชำระเงินให้ถูกต้อง ที่ปรึกษาผู้อยู่อาศัยต้องการข้อมูลที่ชัดเจนเมื่อช่วยเหลือผู้คนในระหว่างการเข้าพัก
ทางออก: รักษาการเดินทางของผู้อยู่อาศัยให้เชื่อมต่อกัน
Booking Ninjas มอบวิธีการให้ ISH เริ่มต้นด้วยการจองที่พักและรักษาส่วนถัดไปของการเดินทางของผู้อยู่อาศัยให้เชื่อมต่อกัน
การเดินทางของที่พักเริ่มต้นด้วยผู้อยู่อาศัยและระยะเวลาที่พวกเขาต้องการ
การจองและความพร้อมช่วยให้แผนกการรับสมัครจัดการว่าใครสามารถเข้าพักได้และเมื่อใด
ข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับผู้อยู่อาศัยสามารถเชื่อมต่อกันตลอดระยะเวลาการเข้าพัก
ค่าใช้จ่ายรายเดือน ใบแจ้งหนี้ ยอดคงเหลือ และกิจกรรมการชำระเงินสามารถติดตามผู้อยู่อาศัยได้
การเข้าถึงพอร์ทัล การสื่อสาร และการรายงานช่วยให้พนักงานสนับสนุนผู้อยู่อาศัยหลังจากการเข้าพัก
นี่คือจุดที่ Booking Ninjas ทำงานได้ดี: การจองเป็นเพียงจุดเริ่มต้น และหลายทีมยังคงต้องทำงานจากการเดินทางของผู้อยู่อาศัยเดียวกันหลังจากนั้น
วิธีการตั้งค่า ISH แก้ปัญหาประจำวัน
| ความต้องการของ ISH | การตั้งค่า Booking Ninjas | สิ่งที่ทำให้สะดวกขึ้น |
|---|---|---|
| ระยะเวลาการเข้าพักที่แตกต่างกัน | การจัดการการจอง | แผนกการรับสมัครสามารถจัดการการเข้าพักได้ตามวันที่ที่ผู้อยู่อาศัยแต่ละคนต้องการจริงๆ |
| ความต้องการเมื่อที่พักเต็ม | การจัดการรายชื่อรอ | ผู้สมัครที่อยู่ในรายชื่อรอสามารถถูกเก็บไว้ในกระบวนการที่ชัดเจนแทนที่จะต้องติดตามแยกกันด้วยมือ |
| การเรียกเก็บเงินรายเดือนสำหรับผู้อยู่อาศัย | ใบแจ้งหนี้ + การเรียกเก็บเงินรายเดือน | ค่าใช้จ่ายรายเดือน การชำระเงินที่กำหนด และยอดคงเหลือของผู้อยู่อาศัยสามารถเชื่อมต่อกับบัญชีเดียวกันได้ |
| การเข้าถึงการชำระเงินของผู้อยู่อาศัย | พอร์ทัลนักศึกษา | ผู้อยู่อาศัยมีสถานที่ในการดูข้อมูลบัญชีและการชำระเงินที่เป็นประโยชน์โดยไม่ต้องขอข้อมูลจากพนักงานทุกครั้ง |
| บทบาทของพนักงานที่แตกต่างกัน | ผู้ใช้ Salesforce และการเข้าถึง | แผนกการรับสมัคร ที่ปรึกษาผู้อยู่อาศัย สิ่งอำนวยความสะดวก และแผนกบัญชีสามารถทำงานกับข้อมูลที่สำคัญต่อหน้าที่ของพวกเขาได้ |
| การรายงานด้วยมือ | รายงาน + แดชบอร์ด | บันทึกที่พักและการชำระเงินที่มีอยู่ในระบบสามารถใช้ในการรายงานแทนที่จะต้องรวบรวมใหม่ด้วยมือ |
การเรียกเก็บเงินต้องติดตามผู้อยู่อาศัย ไม่ใช่แยกออกเป็นกระบวนการ
การเข้าพักที่ยาวนานทำให้การเรียกเก็บเงินมีความสำคัญเป็นพิเศษ
ISH ต้องการการตั้งราคาแบบรายเดือน ตารางการชำระเงิน ใบแจ้งหนี้ และความสามารถในการนำยอดคงเหลือไปยังใบแจ้งหนี้ปัจจุบันของผู้อยู่อาศัย
Booking Ninjas ช่วยให้แผนกบัญชีตั้งค่ากฎเหล่านั้นตามวิธีที่ ISH เรียกเก็บเงินจากผู้อยู่อาศัยอยู่แล้ว
นั่นหมายความว่าการจองที่พักและเงินที่เชื่อมต่อกับมันไม่จำเป็นต้องกลายเป็นเรื่องราวที่แยกออกจากกัน
ศูนย์ความรู้อธิบายความสัมพันธ์พื้นฐานใน วิธีการเชื่อมโยงการจองกับใบแจ้งหนี้ .
ผู้อยู่อาศัยสามารถจัดการสิ่งที่ง่ายๆ ได้ด้วยตนเองมากขึ้น
ผู้อยู่อาศัยไม่ควรต้องติดต่อพนักงานทุกครั้งที่ต้องการเข้าใจสิ่งที่ง่ายๆ เกี่ยวกับบัญชีของตน
พอร์ทัลที่มุ่งสู่ผู้อยู่อาศัยช่วยให้ ISH มีสถานที่ในการแชร์ข้อมูลที่ได้รับการอนุมัติและสนับสนุนกิจกรรมการชำระเงินในขณะที่รักษาด้านการบริหารแยกออก
สิ่งนี้ช่วยลดคำถามประจำวันสำหรับพนักงานโดยไม่ทำให้การสนับสนุนส่วนบุคคลที่ผู้อยู่อาศัยยังคงต้องการหายไป
ศูนย์ความรู้อธิบายแนวคิดนี้ใน ลูกค้าสามารถทำอะไรได้บ้างผ่านพอร์ทัล? .
สำหรับ ISH นั่นมีความสำคัญเพราะเวลาของพนักงานจะถูกใช้ไปในการต้อนรับผู้อยู่อาศัย ช่วยให้พวกเขาเข้าที่เข้าทาง สนับสนุนชีวิตในชุมชน และจัดการสถานการณ์ที่ต้องการคนจริงๆ
การตั้งค่าติดตามวิธีการทำงานของ ISH
International Student House ไม่ใช่โรงแรมทั่วไปและไม่ใช่อาคารอพาร์ตเมนต์มาตรฐาน
ผู้อยู่อาศัยของมันพักอยู่ในระยะเวลาที่ยาวนานกว่า มาจากทั่วโลก ปฏิบัติตามตารางการเรียกเก็บเงินที่แตกต่างกัน และมีปฏิสัมพันธ์กับหลายทีมงานในระหว่างเวลาที่พวกเขาอยู่ที่บ้าน
นั่นคือเหตุผลที่การตั้งค่าถูกออกแบบตามกฎการให้ที่พักของ ISH เองแทนที่จะขอให้ ISH เปลี่ยนชุมชนให้เข้ากับระบบทรัพย์สินทั่วไป
แผนกการรับสมัครสามารถทำงานกับการจองและรายชื่อรอ แผนกบัญชีสามารถทำงานกับการเรียกเก็บเงินและการชำระเงิน ที่ปรึกษาผู้อยู่อาศัยสามารถใช้เครื่องมือข้อมูลและการสื่อสารกับผู้อยู่อาศัย
Salesforce ให้เทคโนโลยีที่อยู่เบื้องหลัง แต่กฎ ข้อมูล ผู้ใช้ และกระบวนการทำงานที่แท้จริงเป็นของ ISH
ISH ย้ายเข้าสู่กระบวนการใหม่ทีละขั้นตอน
การเปลี่ยนแปลงไม่ได้เกิดขึ้นโดยการขอให้ทุกแผนกเปลี่ยนทุกอย่างในชั่วข้ามคืน
Booking Ninjas ทำงานเคียงข้างกับกระบวนการที่มีอยู่ในช่วงระยะเวลาอบรมสองเดือน ข้อมูลผู้อยู่อาศัยถูกนำเข้าสู่โปรไฟล์ผู้อยู่อาศัยใหม่ และพนักงานได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับงานที่พวกเขาจัดการจริงๆ
แผนกการรับสมัครเรียนรู้การจัดการการจองและรายชื่อรอ ที่ปรึกษาผู้อยู่อาศัยทำงานกับพอร์ทัลและเครื่องมือการสื่อสาร แผนกบัญชีตั้งค่ากฎการเรียกเก็บเงิน การชำระเงิน และใบแจ้งหนี้
ภายในเดือนแรก ISH ก็เริ่มทำการจองและการชำระเงินผ่านระบบใหม่แล้ว
วิธีการแบบค่อยเป็นค่อยไปช่วยให้กระบวนการใหม่กลายเป็นส่วนหนึ่งของจังหวะปกติของทีมแทนที่จะกลายเป็นโครงการอีกอย่างที่พนักงานต้องจัดการเพิ่มเติมจากงานประจำวันของพวกเขา
สิ่งที่ทำให้สะดวกขึ้นสำหรับ International Student House
การจอง ผู้อยู่อาศัย รายชื่อรอ และบันทึกที่พักอื่นๆ ไม่จำเป็นต้องการการดูแลแยกกันในปริมาณเท่ากันอีกต่อไป
ค่าใช้จ่ายรายเดือน ใบแจ้งหนี้ ยอดคงเหลือ และการชำระเงินสามารถติดตามผู้อยู่อาศัยในกระบวนการที่เชื่อมต่อกันได้
พอร์ทัลให้ผู้อยู่อาศัยมีสถานที่ในการจัดการความต้องการบัญชีและการชำระเงินที่ง่ายๆ โดยไม่ต้องถามพนักงานเสมอไป
ข้อมูลผู้อยู่อาศัยและเครื่องมือการสื่อสารสามารถอยู่ใกล้กับบันทึกที่พนักงานใช้กันอยู่แล้ว
ข้อมูลที่ใช้ในชีวิตประจำวันเกี่ยวกับที่พักและการชำระเงินสามารถสนับสนุนรายงานได้โดยไม่ต้องสร้างใหม่ด้วยมือ
พนักงานสามารถให้ความสนใจมากขึ้นกับผู้อยู่อาศัย กิจกรรม การสนับสนุน และการแลกเปลี่ยนระหว่างวัฒนธรรมแทนที่จะเป็นงานด้านการบริหารประจำ
ระบบที่พักเดียวสามารถเติบโตไปพร้อมกับการเดินทางของผู้อยู่อาศัย
สำหรับ ISH การจัดการการจองและการจองเป็นจุดเริ่มต้น
จากที่นั่น การตั้งค่าเดียวกันสามารถเชื่อมต่อรายชื่อรอ โปรไฟล์ผู้อยู่อาศัย การเรียกเก็บเงิน การชำระเงิน พอร์ทัล การสื่อสาร การรายงาน และกระบวนการทำงานอื่นๆ เมื่อจำเป็น
สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับที่พักนักเรียนเพราะส่วนที่ยากมักจะไม่ใช่การจองเพียงครั้งเดียว ส่วนที่ยากกว่าคือทุกสิ่งที่ต้องเชื่อมต่อกันในระยะเวลาหลายเดือนหลังจากที่ผู้อยู่อาศัยย้ายเข้ามา
สำหรับกรณีการใช้งานที่กว้างขึ้น ดูที่ โซลูชันที่พักนักเรียน .
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการผู้อยู่อาศัยที่เชื่อมต่อกัน
ดูว่าการจองที่พักสามารถเชื่อมต่อกับใบแจ้งหนี้และการชำระเงินที่ตามมาได้อย่างไร
วิธีการเชื่อมโยงการจองกับใบแจ้งหนี้ →ดูว่าผู้อยู่อาศัยหรือลูกค้าสามารถจัดการอะไรได้บ้างผ่านพอร์ทัลและสิ่งที่ยังคงอยู่กับพนักงาน
ลูกค้าสามารถทำอะไรได้บ้างผ่านพอร์ทัล? →ดูว่าทำไมการรักษาทีมงานรอบข้อมูลที่เชื่อถือได้เดียวกันทำให้การทำงานในชีวิตประจำวันง่ายขึ้น
ข้อมูลที่เชื่อถือได้เดียวหมายถึงอะไร? →ใช้เวลาน้อยลงในการจัดการการดำเนินงานด้านที่พัก
ดูว่า Booking Ninjas สามารถเชื่อมโยงการจอง ผู้อยู่อาศัย การเรียกเก็บเงิน การชำระเงิน พอร์ทัล และงานประจำวันรอบชุมชนที่พักระยะยาวได้อย่างไร
.jpeg)
.jpg)
.png)
