Lodgingly

Giới thiệu về International Student House và Đội ngũ Quản lý

International Student House của Washington, DC (ISH) là một cộng đồng cư trú lịch sử nằm ở trung tâm thủ đô của quốc gia. Được thành lập vào năm 1936, nó cung cấp nhà ở, cộng đồng và dịch vụ hỗ trợ cho sinh viên sau đại học quốc tế, các học giả thăm và thực tập sinh đến Mỹ để học tập và nghiên cứu.

Nằm trong ba tòa nhà lịch sử gần Dupont Circle, ISH có thể tiếp nhận tối đa 100 cư dân cùng lúc từ hơn 70 quốc gia. Tòa nhà chính theo phong cách Tudor đẹp đẽ của nó đã chào đón cư dân từ khắp nơi trên thế giới trong hơn 80 năm qua.

Thách thức: Tinh giản một hoạt động nhà ở phức tạp

Với cư dân lưu trú từ 6 tháng đến 1 năm, đến từ hơn 70 quốc gia khác nhau, ISH đã phải đối mặt với sự phức tạp lớn trong việc quản lý hoạt động nhà ở và cung cấp dịch vụ phù hợp với từng cá nhân.

Các hệ thống trước đây cho việc phân bổ nhà ở, lập hóa đơn, thanh toán và giao tiếp với cư dân ngày càng trở nên cồng kềnh với 100 cư dân cùng lúc. Nhân viên đã dành hàng giờ cho các công việc thủ công thay vì tương tác với cư dân.

ISH cần một hệ thống tự động có thể xử lý thời gian lưu trú khác nhau, các kế hoạch thanh toán và lập hóa đơn tùy chỉnh, cũng như giao tiếp đa kênh. Quan trọng nhất, họ cần một nền tảng có thể cung cấp trải nghiệm cá nhân hóa và hỗ trợ cho từng cư dân.

Cuộc tìm kiếm một hệ thống quản lý tài sản trực quan đã bắt đầu để tối ưu hóa hoạt động trong khi cho phép nhân viên tập trung vào việc xây dựng cộng đồng và hỗ trợ thành công của sinh viên.

Giải pháp: Triển khai nền tảng Booking Ninjas

Sau khi xem xét một số hệ thống quản lý tài sản, ISH đã chọn Booking Ninjas để tối ưu hóa hoạt động nhà ở. Các yếu tố quyết định chính là:

• Đặt chỗ tự động cho thời gian lưu trú khác nhau
• Giao tiếp và hoạt động cư dân đa kênh
• Các cơ chế thanh toán để cư dân dễ dàng thanh toán qua cổng thông tin cư dân
• Giá cả và lập hóa đơn hàng tháng cho cư dân 
• Chuyển số dư tài khoản sang các báo cáo cư dân hiện tại 

Quan trọng nhất, Booking Ninjas cung cấp hỗ trợ tùy chỉnh qua từng bước của hành trình cư dân - từ đặt chỗ đến lập hóa đơn và trong suốt thời gian lưu trú của họ.

Giám đốc điều hành đã dẫn dắt quá trình quyết định với sự đóng góp từ nhân viên ISH. Sau khi xem một bản demo và thảo luận về yêu cầu, đội ngũ đã đồng ý rằng Booking Ninjas là sự lựa chọn đúng đắn.

Với các hoạt động được tinh giản và các công cụ hỗ trợ cư dân, Booking Ninjas đã trao quyền cho đội ngũ ISH tập trung vào việc tạo ra cộng đồng và làm phong phú trải nghiệm của cư dân.

Đào tạo và Tích hợp

Đội ngũ Booking Ninjas đã cung cấp đào tạo và hướng dẫn toàn diện cho nhân viên ISH. Họ đã giải thích cách mỗi vai trò - tuyển sinh, cố vấn cư dân, cơ sở vật chất và kế toán - có thể sử dụng cổng thông tin cư dân để tạo ra trải nghiệm người dùng tốt hơn. 

Điều phối viên tuyển sinh đã trở nên thành thạo trong việc quản lý đặt chỗ và danh sách chờ tự động. Các cố vấn cư dân đã học cách sử dụng cổng thông tin cư dân và các công cụ giao tiếp. Bộ phận kế toán đã tùy chỉnh các quy tắc lập hóa đơn, lên lịch thanh toán và hóa đơn.

Trong vòng 2 tháng, Booking Ninjas đã tích hợp hệ thống cùng với các quy trình hiện có của ISH. Dữ liệu cư dân đã được nhập vào các hồ sơ cư dân mới. 

Trong tháng đầu tiên, ISH đã thực hiện đặt chỗ và thanh toán trong hệ thống mới. Việc đào tạo toàn diện đã đảm bảo một quá trình chuyển tiếp suôn sẻ cho cư dân.

Cải tiến

Việc triển khai nền tảng Booking Ninjas đã mang lại những cải tiến đáng kể cho hoạt động nhà ở và trải nghiệm cư dân của ISH, giải quyết những thách thức trước đây và đặt nền tảng cho sự cải tiến liên tục. 

Dưới đây là những cải tiến đáng chú ý đã được quan sát:

Hoạt động được tinh giản: Việc chuyển sang Booking Ninjas đã tinh giản hoạt động nhà ở, giảm khối lượng công việc thủ công cho nhân viên và cải thiện quy trình ứng tuyển nhà ở của sinh viên ISH. 

Trải nghiệm cư dân cá nhân hóa: Thông qua cổng thông tin cư dân trực quan và các tùy chọn lập hóa đơn tùy chỉnh, ISH đã có thể cung cấp trải nghiệm cá nhân hóa hơn cho từng cư dân, đáp ứng nhu cầu và sở thích cá nhân của họ một cách dễ dàng và linh hoạt hơn.

Giao tiếp được cải thiện: Các công cụ giao tiếp cư dân đa kênh do Booking Ninjas cung cấp đã tạo điều kiện cho việc giao tiếp tốt hơn giữa nhân viên và cư dân, đảm bảo cập nhật, thông báo và hỗ trợ kịp thời trong suốt hành trình của cư dân.

Quản lý dữ liệu được cải thiện: Các khả năng báo cáo và phân tích dữ liệu của nền tảng đã giúp ISH có được những hiểu biết quý giá về hoạt động nhà ở, sở thích cư dân và các xu hướng, cho phép ra quyết định dựa trên dữ liệu và lập kế hoạch chiến lược cho tương lai.

Đào tạo và tích hợp hiệu quả: Việc đào tạo và hướng dẫn toàn diện do đội ngũ Booking Ninjas cung cấp đã tạo điều kiện cho một quá trình tích hợp suôn sẻ, giảm thiểu sự gián đoạn cho cả nhân viên và cư dân và tăng tốc độ áp dụng hệ thống mới.

Tập trung vào xây dựng cộng đồng: Với các hoạt động được tinh giản và các quy trình tự động, nhân viên ISH đã có thể dành nhiều thời gian và nguồn lực hơn cho các sáng kiến xây dựng cộng đồng, tạo ra một môi trường hỗ trợ và phong phú cho cư dân.

Lập kế hoạch chiến lược và phát triển: Báo cáo tự động của Booking Ninjas loại bỏ nhu cầu tổng hợp và phân tích dữ liệu thủ công tốn thời gian. Với các báo cáo chi tiết sẵn có, ISH có thể đưa ra các quyết định chiến lược thông minh để tối ưu hóa các dịch vụ hiện có và lập kế hoạch cho sự phát triển trong tương lai. Khả năng mở rộng của nền tảng đảm bảo rằng ISH có thể tiếp tục thích ứng và phát triển khi nhu cầu của họ thay đổi.

Bằng cách không ngừng nỗ lực cải tiến và tận dụng các khả năng của nền tảng Booking Ninjas, ISH vẫn cam kết với sứ mệnh trao đổi văn hóa và mong muốn làm phong phú trải nghiệm cư dân trong nhiều năm tới.

Tiếp tục làm phong phú trải nghiệm cư dân

Với các hoạt động được tinh giản và hỗ trợ tùy chỉnh qua Booking Ninjas, ISH đã sẵn sàng cho tương lai. Nhân viên có thể dành nhiều thời gian hơn để tương tác với cư dân, lên kế hoạch cho các sự kiện và tạo điều kiện cho sự trao đổi văn hóa.

Nhìn về phía trước, ISH dự định tận dụng báo cáo và phân tích dữ liệu của Booking Ninjas để có được những hiểu biết giúp định hướng các quyết định chiến lược. Các thông báo và tin nhắn tự động sẽ cho phép giao tiếp cá nhân hóa và kịp thời hơn với cư dân.

Sau hơn 80 năm chào đón sinh viên và học giả quốc tế, ISH vẫn cam kết với sứ mệnh trao đổi văn hóa của mình. Được tối ưu hóa bởi Booking Ninjas, đội ngũ mong muốn làm phong phú trải nghiệm cư dân trong nhiều năm tới.