Billings Hotel & Convention Center potrzebował zintegrowanego procesu rezerwacji przestrzeni konferencyjnej i umów, aby działać w ramach jednego, bardziej przejrzystego procesu, zamiast traktować to jako oddzielne zadania.
Billings Hotel & Convention Center w Billings w Montanie zarządza zakwaterowaniem hotelowym oraz przestrzenią na konwencje i wydarzenia, zaprojektowaną z myślą o spotkaniach, grupach i innych zjazdach.
Dla zespołu zajmującego się wydarzeniami rezerwacja przestrzeni była tylko częścią pracy. Rezerwacja musiała również przejść przez szczegóły wydarzenia, umowy, podpisy i ostateczne potwierdzenie.
Wyzwanie: rezerwacja pokoju to tylko początek
Rezerwacje konferencyjne i konwencyjne obejmują więcej niż tylko znalezienie wolnej przestrzeni w kalendarzu.
Zespół musi również zrozumieć, która przestrzeń pasuje do wydarzenia, które daty są dostępne, jak postępuje rezerwacja i czy umowa została zakończona.
- Przestrzenie konferencyjne
- Różne układy
- Wymagania dotyczące pojemności
- Daty wydarzeń
- Szczegóły rezerwacji
- Status rezerwacji
- Umowy
- Podpisy elektroniczne
Gdy te elementy są obsługiwane oddzielnie, pracownicy stają się odpowiedzialni za przenoszenie wydarzenia z jednego systemu lub kroku do następnego.
Rozwiązanie: pozwól wydarzeniu przejść przez jedną połączoną ścieżkę
Booking Ninjas wdrożył zorganizowany przepływ pracy wokół przestrzeni konferencyjnych i procesu umowy związanej z tymi rezerwacjami.
Rozpocznij od przestrzeni konferencyjnej lub wydarzenia, która pasuje do dat i wymagań.
Utrzymuj przestrzeń, daty, informacje o kliencie i wydarzeniu w jednym rekordzie rezerwacji.
Umowa może wynikać z rezerwacji, zamiast stawać się oddzielnym procesem.
E-podpis przenosi dokument przez proces zatwierdzania bez potrzeby kolejnego, niepowiązanego śladu papierowego.
Rezerwacja i zakończona umowa pozostają łatwiejsze do śledzenia, gdy wydarzenie postępuje naprzód.
Jak zintegrowano ustawienie Billings
| Potrzeba zespołu wydarzeń | Ustawienie Booking Ninjas | Co stało się łatwiejsze |
|---|---|---|
| Organizacja rezerwowalnej przestrzeni konferencyjnej | Zarządzanie przestrzenią konferencyjną | Przestrzenie mogły być traktowane jako zorganizowany rezerwowalny zasób, a nie tylko jako nazwy w nieformalnym kalendarzu. |
| Śledzenie rezerwacji wydarzeń | Zarządzanie rezerwacjami | Przestrzeń, daty, informacje o rezerwacji i status mogły pozostać połączone w miarę postępu wydarzenia. |
| Przejście z rezerwacji do umowy | Przepływ pracy rezerwacji | Krok dokumentu mógł wynikać z rekordu wydarzenia, zamiast wymagać od pracowników odbudowy kontekstu w innym miejscu. |
| Zbieranie podpisów | Dokumenty i e-podpisy | Umowy mogły przechodzić przez e-podpis, pozostając bliżej rezerwacji i jej statusu. |
| Utrzymanie widoczności procesu | Połączone rekordy Salesforce | Pracownicy mogli pracować z jaśniejszym rekordem przestrzeni, rezerwacji, umowy i następnego kroku. |
Przestrzeń konferencyjna to również zasób
Pokój hotelowy to nie jedyna rzecz, którą można zarezerwować.
Operacje konwencyjne mogą wymagać zarządzania salami balowymi, salami konferencyjnymi, halami, strefami breakout i innymi przestrzeniami, które mogą obsługiwać różne pojemności i układy.
To oznacza, że system musi rozumieć przestrzenie jako rzeczywiste zasoby do rezerwacji z datami, dostępnością i aktywnością rezerwacyjną wokół nich.
Obecne rozwiązanie Booking Ninjas dla centrów konwencyjnych podąża za tym szerszym modelem, łącząc rezerwacje wydarzeń i hal z układami, umowami, fakturowaniem, personelem, obiektami i raportowaniem w Salesforce.
Dla Billings potwierdzony zakres projektu koncentrował się bardziej na zarządzaniu przestrzenią konferencyjną i przepływie pracy umowy związanej z tymi rezerwacjami.
Umowa nie powinna tracić połączenia z wydarzeniem
Wydarzenie może być wstępnie omawiane lub rezerwowane przed zakończeniem umowy handlowej.
To tworzy ważne przekazanie między stroną rezerwacji a stroną dokumentu.
Booking Ninjas połączył możliwość e-podpisu z przepływem pracy, aby umowa mogła pozostać bliżej wydarzenia, do którego należała.
Obecna możliwość dokumentów i e-podpisów wspiera tę samą zasadę: umowy mogą być generowane, wysyłane, podpisywane, śledzone i dołączane do odpowiednich rekordów Salesforce, zamiast stawać się odłączonymi plikami.
Mniej przekazań do zrealizowania przez pracowników
Bez połączonego przepływu pracy ktoś musi pamiętać, które wydarzenie czeka na umowę, która umowa została wysłana, czy została podpisana i która rezerwacja może teraz przejść do potwierdzenia.
Ta praca może być wykonalna, gdy wolumen wydarzeń jest niski.
Staje się trudniejsza, gdy przestrzenie, daty, konfiguracje, klienci i umowy się mnożą.
Połączenie rekordu rezerwacji z procesem dokumentu daje pracownikom bardziej zorganizowane miejsce do zobaczenia, co się wydarzyło i co nadal wymaga uwagi.
Co połączony przepływ pracy uczynił jaśniejszym
Nie mamy zweryfikowanych wyników liczbowych po uruchomieniu tej historii, więc wartość najlepiej pokazuje praca, którą połączył Booking Ninjas.
Inwentarz konferencyjny mógł być zarządzany jako część przepływu rezerwacji, a nie tylko jako izolowany wpis w kalendarzu.
Przestrzeń, daty, klient i status rezerwacji mogły pozostać częścią tego samego kontekstu operacyjnego.
Krok umowy mógł stać się naturalną kontynuacją rezerwacji, a nie niepowiązanym procesem administracyjnym.
E-podpis stworzył jaśniejszą ścieżkę do finalizacji umów.
Zespół mógł poświęcić mniej wysiłku na ręczne łączenie strony rezerwacji i strony dokumentu wydarzenia.
Taka sama baza Salesforce może wspierać dodatkowe przepływy pracy związane z wydarzeniami, fakturowaniem, obiektami, raportowaniem i operacjami, gdy zajdzie taka potrzeba.
Rezerwacja konwencji znajduje się pomiędzy pracą komercyjną a operacyjną
Rezerwacja wydarzenia nie jest kompletna tylko dlatego, że pokój został zarezerwowany.
Klient może potrzebować umowy. Umowa wymaga zatwierdzenia i podpisu. Przestrzeń może wymagać szczególnego ustawienia. Później to samo wydarzenie może dotyczyć fakturowania, personelu, cateringu, obiektów lub innych prac operacyjnych.
Dlatego obecne rozwiązanie dla centrów konwencyjnych Booking Ninjas wykracza poza prosty kalendarz przestrzeni.
Billings zaczęło od skoncentrowanego problemu: zarządzanie przestrzenią konferencyjną i e-podpisem.
Wartość bazy Salesforce polega na tym, że te pierwsze połączone elementy nie muszą stać się kolejnym izolowanym systemem, jeśli więcej operacji związanych z wydarzeniem będzie musiało być później połączonych.
Przepływ pracy powinien podążać za tym, jak miejsce faktycznie sprzedaje przestrzeń
Różne obiekty konwencyjne mają różne przestrzenie, układy, kroki zatwierdzania, wymagania dotyczące umów, role pracowników i sposoby przesuwania wydarzenia w kierunku potwierdzenia.
Booking Ninjas nie potrzebuje, aby każde miejsce podążało za jednym identycznym procesem.
Baza Salesforce zapewnia rekordy i narzędzia do przepływu pracy. Konfiguracja może następnie kształtować proces rezerwacji wokół organizacji, która z niego korzysta.
To szczególnie przydatne, gdy miejsce przerosło standardowy kalendarz, ale nie potrzebuje każdego elementu dużej platformy do zarządzania wydarzeniami w dniu pierwszym.
Dowiedz się więcej o połączonej rezerwacji wydarzeń
Zobacz, jak Booking Ninjas zarządza tym, czy przestrzeń lub zasób mogą być faktycznie zarezerwowane na dany czas.
Jak zarządzana jest dostępność →Zobacz, jak umowy, podpisy, śledzenie statusu i zakończone dokumenty mogą pozostać połączone z rekordami Salesforce.
Zbadaj dokumenty i e-podpisy →Zobacz, jak rezerwacje przestrzeni mogą później łączyć się z układami, umowami, fakturowaniem, personelem, obiektami i operacjami wydarzeń.
Zbadaj zarządzanie centrum konwencyjnym →O tej historii: Ta strona odzwierciedla potwierdzony zakres Booking Ninjas dla Billings Hotel & Convention Center w zakresie zarządzania przestrzenią konferencyjną i integracji e-podpisów. Nie rości sobie praw do niezweryfikowanych popraw w przychodach, wzrostu wolumenu rezerwacji ani funkcjonalności wykraczającej poza dostępne dowody projektowe.
Masz przestrzenie wydarzeń, które potrzebują więcej niż kalendarza?
Zobacz, jak Booking Ninjas może połączyć przestrzenie, rezerwacje, umowy, podpisy i pracę operacyjną, która następuje wokół sposobu, w jaki Twoje miejsce faktycznie obsługuje wydarzenia.
.jpeg)
.jpg)
.png)
