Wprowadzenie do International Student House i zespołu zarządzającego
International Student House w Waszyngtonie, DC (ISH) to historyczna społeczność mieszkalna położona w sercu stolicy kraju. Założona w 1936 roku, zapewnia zakwaterowanie, społeczność i usługi wsparcia dla międzynarodowych studentów studiów magisterskich, naukowców oraz stażystów przyjeżdżających do USA w celach edukacyjnych i badawczych.
Usytuowane w trzech historycznych budynkach w pobliżu Dupont Circle, ISH może pomieścić do 100 mieszkańców jednocześnie z ponad 70 krajów. Jego piękny budynek główny w stylu Tudorów gościł mieszkańców z całego świata przez ponad 80 lat.
Wyzwanie: Uproszczenie złożonej operacji mieszkaniowej
Ze względu na to, że mieszkańcy przebywają od 6 miesięcy do 1 roku, przyjeżdżając z ponad 70 różnych krajów, ISH zmagało się z ogromną złożonością w zarządzaniu operacjami mieszkaniowymi i świadczeniu usług dostosowanych do potrzeb każdego mieszkańca.
Poprzednie systemy dotyczące przydziałów mieszkań, rozliczeń, płatności i komunikacji z mieszkańcami stawały się coraz bardziej uciążliwe przy 100 mieszkańcach jednocześnie. Pracownicy spędzali godziny na ręcznych zadaniach zamiast angażować się w interakcje z mieszkańcami.
ISH potrzebowało zautomatyzowanego systemu, który mógłby obsługiwać zmienne długości pobytu, dostosowane plany rozliczeń i płatności oraz komunikację wielokanałową. Najważniejsze było to, że potrzebowano platformy, która mogłaby zapewnić spersonalizowane, wspierające doświadczenie dla każdego mieszkańca.
Rozpoczęto poszukiwania intuicyjnego systemu zarządzania nieruchomościami, który mógłby zoptymalizować operacje, umożliwiając jednocześnie pracownikom skupienie się na budowaniu społeczności i wspieraniu sukcesów studentów.
Rozwiązanie: Wdrożenie platformy Booking Ninjas
Po przeglądzie kilku systemów zarządzania nieruchomościami, ISH wybrało Booking Ninjas w celu optymalizacji operacji mieszkaniowych. Kluczowe czynniki decydujące to:
- Zautomatyzowane rezerwacje dla zmiennych długości pobytu
- Wielokanałowa komunikacja z mieszkańcami i operacje
- Mechanizmy płatności umożliwiające łatwe płatności mieszkańców za pośrednictwem portalu mieszkańca
- Miesięczne ceny i rozliczenia dla mieszkańców
- Przenoszenie salda konta na bieżące zestawienia mieszkańców
Najważniejsze jest to, że Booking Ninjas zapewnia dostosowane wsparcie na każdym etapie podróży mieszkańca - od rezerwacji po rozliczenia i przez cały czas pobytu.
Dyrektor wykonawczy prowadził proces decyzyjny z udziałem pracowników ISH. Po obejrzeniu demonstracji i omówieniu wymagań, zespół zgodził się, że Booking Ninjas to odpowiedni wybór.
Dzięki uproszczonym operacjom i narzędziom wsparcia mieszkańców, Booking Ninjas umożliwiło zespołowi ISH skupienie się na tworzeniu społeczności i wzbogacaniu doświadczeń mieszkańców.
Onboarding i integracja
Zespół Booking Ninjas zapewnił kompleksowe szkolenie i onboarding dla pracowników ISH. Wyjaśnili, jak każda rola - rekrutacja, doradcy mieszkańców, obiekty i księgowość - może korzystać z portalu mieszkańca, aby stworzyć lepsze doświadczenie użytkownika.
Koordynator rekrutacji zdobył biegłość w zarządzaniu rezerwacjami i zautomatyzowanymi listami oczekujących. Doradcy mieszkańców nauczyli się korzystać z portalu mieszkańca i narzędzi komunikacyjnych. Księgowość dostosowała zasady rozliczeń, zaplanowała płatności i faktury.
W ciągu 2 miesięcy Booking Ninjas wdrożyło system obok istniejących procesów ISH. Dane mieszkańców zostały zaimportowane do nowych profili mieszkańców.
W ciągu pierwszego miesiąca ISH prowadziło rezerwacje i płatności w nowym systemie. Kompleksowy onboarding zapewnił płynne przejście dla mieszkańców.
Udoskonalenia
Wdrożenie platformy Booking Ninjas przyniosło znaczące ulepszenia w operacjach mieszkaniowych ISH oraz doświadczeniach mieszkańców, rozwiązując wcześniej napotkane wyzwania i kładąc podwaliny pod dalsze doskonalenie.
Oto zauważalne ulepszenia:
Uproszczone operacje: Przejście na Booking Ninjas uprościło operacje mieszkaniowe, zmniejszając ręczne obciążenie pracowników i poprawiając proces aplikacji do domu studenckiego ISH.
Spersonalizowane doświadczenie mieszkańca: Dzięki intuicyjnemu portalowi mieszkańca i dostosowanym opcjom rozliczeń, ISH mogło dostarczyć bardziej spersonalizowane doświadczenie dla każdego mieszkańca, dostosowując się do ich indywidualnych potrzeb i preferencji z większą łatwością i elastycznością.
Ulepszona komunikacja: Narzędzia komunikacji wielokanałowej dla mieszkańców dostarczane przez Booking Ninjas ułatwiły poprawę komunikacji między pracownikami a mieszkańcami, zapewniając terminowe aktualizacje, powiadomienia i wsparcie przez całą podróż mieszkańca.
Ulepszone zarządzanie danymi: Możliwości raportowania i analizy danych platformy umożliwiły ISH uzyskanie cennych informacji na temat operacji mieszkaniowych, preferencji mieszkańców i trendów, co umożliwiło podejmowanie decyzji opartych na danych oraz strategiczne planowanie na przyszłość.
Efektywny onboarding i integracja: Kompleksowy onboarding i szkolenie zapewnione przez zespół Booking Ninjas ułatwiły proces integracji, minimalizując zakłócenia dla pracowników i mieszkańców oraz przyspieszając wdrożenie nowego systemu.
Skupienie na budowaniu społeczności: Dzięki uproszczonym operacjom i zautomatyzowanym procesom, pracownicy ISH mogli poświęcić więcej czasu i zasobów na inicjatywy budowania społeczności, tworząc wspierające i wzbogacające środowisko dla mieszkańców.
Planowanie strategiczne i rozwój: Zautomatyzowane raportowanie Booking Ninjas eliminuje potrzebę czasochłonnej ręcznej kompilacji i analizy danych. Dzięki w pełni szczegółowym raportom dostępnym na wyciągnięcie ręki, ISH może podejmować świadome decyzje strategiczne w celu optymalizacji istniejących usług i planowania przyszłego rozwoju. Skalowalność platformy zapewnia, że ISH może nadal dostosowywać się i rozwijać w miarę zmieniających się potrzeb.
Nieustannie dążąc do doskonalenia i wykorzystując możliwości platformy Booking Ninjas, ISH pozostaje zaangażowane w swoją misję wymiany międzykulturowej i z niecierpliwością oczekuje na wzbogacenie doświadczeń mieszkańców przez wiele lat.
Kontynuowanie wzbogacania doświadczeń mieszkańców
Dzięki uproszczonym operacjom i dostosowanemu wsparciu przez Booking Ninjas, ISH jest gotowe na przyszłość. Pracownicy mogą poświęcić więcej czasu na angażowanie się w interakcje z mieszkańcami, planowanie wydarzeń i ułatwianie wymiany międzykulturowej.
Patrząc w przyszłość, ISH planuje wykorzystać raportowanie i analitykę danych Booking Ninjas, aby uzyskać informacje, które będą informować o decyzjach strategicznych. Zautomatyzowane powiadomienia i wiadomości umożliwią bardziej spersonalizowaną, terminową komunikację z mieszkańcami.
Po ponad 80 latach przyjmowania międzynarodowych studentów i naukowców, ISH pozostaje zaangażowane w swoją misję wymiany międzykulturowej. Dzięki optymalizacji przez Booking Ninjas, zespół z niecierpliwością oczekuje na wzbogacenie doświadczeń mieszkańców przez wiele lat.
.jpeg)
