YMCA of the North wynajmuje kabiny w swoich obozach i centrach na świeżym powietrzu w Minnesocie, szczególnie w sezonie, gdy te miejsca mogą przyjmować rodziny i przynosić dodatkowe przychody.
Stary system rezerwacji utrudniał to bardziej, niż powinien. Rezerwacje kabin były prowadzone poza Salesforce, sezonowa dostępność wymagała uwagi personelu, a harmonogram płatności w dwóch częściach był śledzony ręcznie.
Wyzwanie: wynajem kabin miał swoje zasady, ale stary system ich nie uwzględniał
To nie są całoroczne pokoje hotelowe. Kabiny są otwierane do rezerwacji w określonych oknach poza sezonem, a te daty muszą być zgodne z programami i harmonogramami obozów YMCA.
Proces rezerwacji miał również kilka ruchomych części:
- Sezonowa dostępność kabin
- Harmonogramy programów obozowych
- Typ i pojemność kabiny
- Udogodnienia
- Informacje o gościach
- 50% zaliczki na rezerwację
- Terminy płatności końcowej
- Raporty dotyczące rezerwacji i przychodów
Jednocześnie YMCA już korzystała z Salesforce do danych członków i programów. Rezerwacje kabin były gdzie indziej, więc personel musiał utrzymywać informacje w ruchu między systemami.
Płatności dodawały kolejną regularną pracę. Goście zazwyczaj płacili 50% przy rezerwacji, a pozostałe 50% 30 dni przed przyjazdem. Personel korzystał z arkuszy kalkulacyjnych, aby śledzić drugą płatność i przypominać, kiedy jest należna.
Rozwiązanie: umieścić rezerwację kabin tam, gdzie już znajdują się dane YMCA
Booking Ninjas zbudowało przepływ rezerwacji kabin w Salesforce zamiast dodawać kolejną odłączoną bazę danych rezerwacji.
Rodziny mogą rezerwować przez markowe doświadczenie rezerwacji online YMCA, podczas gdy personel może pracować z rezerwacjami, informacjami o gościach, płatnościami i raportowaniem z tej samej konfiguracji opartej na Salesforce.
Zasady rezerwacji mogą również podążać za rzeczywistą operacją YMCA. Kabiny mogą być otwierane lub zamykane w okolicach dat, które YMCA wybiera, zamiast personel musiałby pamiętać o każdej sezonowej wyjątkowości.
Silnik rezerwacji obsługuje zasady dotyczące dostępności, pojemności, ograniczonych dat i innych ograniczeń rezerwacji.
Jak rezerwacja kabiny przechodzi przez system
Rodzina szuka kabiny, która pasuje do dat i potrzeb pobytu.
Sezonowe daty, dostępność, pojemność i inne zasady decydują, co można zarezerwować.
Informacje o rezerwacji i gościach wchodzą do tego samego przepływu opartego na Salesforce.
Odpowiednia zaliczka lub pełna płatność jest stosowana od daty przyjazdu.
Salda, aktywność rezerwacji i raportowanie pozostają połączone po pierwszej płatności.
Aby uzyskać więcej szczegółów na temat zasad dotyczących rezerwacji, zobacz Jak zarządzana jest dostępność .
Jak konfiguracja rozwiązała codzienne problemy
| Potrzeba YMCA | Konfiguracja Booking Ninjas | Co stało się łatwiejsze |
|---|---|---|
| Sezonowa rezerwacja kabin | Silnik rezerwacji + Zarządzanie rezerwacjami | YMCA może stosować własne okna rezerwacji i utrzymywać rezerwacje kabin w tym samym środowisku Salesforce. |
| Zmieniająca się dostępność | Zarządzanie dostępnością | Rezerwacje i zmiany mogą aktualizować dostępność bez konieczności utrzymywania oddzielnego kalendarza w arkuszu kalkulacyjnym. |
| Harmonogram płatności 50/50 | Automatyzacja płatności | Rezerwacje na więcej niż 30 dni przed przyjazdem mogą przyjąć 50% na początku i zaplanować pozostałe saldo. Rezerwacje bliżej terminu mogą wymagać pełnej płatności. |
| Odłączone dane Salesforce | Natywne rekordy Salesforce | Rezerwacje, goście i historia płatności mogą pozostać z szerszymi danymi Salesforce zamiast wymagać tej samej ręcznej synchronizacji. |
| Wydajność kabin | Raporty + Pulpity | Wolumen rezerwacji, przychody, obłożenie i aktywność płatności mogą być wyświetlane z rekordów już stworzonych przez przepływ rezerwacji. |
| Dane dotyczące podróży rezerwacji | Google Analytics | Marketing może zobaczyć, jak odwiedzający docierają i poruszają się przez podróż rezerwacyjną. |
Harmonogram płatności nie potrzebuje już własnego arkusza kalkulacyjnego
Zasada płatności YMCA jest prosta do wyjaśnienia, ale łatwo ją przekształcić w powtarzalną pracę.
Jeśli gość rezerwuje więcej niż 30 dni przed przyjazdem, 50% jest należne przy rezerwacji, a pozostałe 50% jest należne 30 dni przed pobytem. Jeśli rezerwacja jest dokonana w ciągu 30 dni, cała kwota jest należna.
Booking Ninjas może zastosować tę zasadę od daty rezerwacji i daty przyjazdu. Personel nie potrzebuje oddzielnej listy tylko po to, aby pamiętać, które saldo powinno być pobrane następnie.
To również pomaga chronić przychody już związane z rezerwacją kabiny. Druga płatność może podążać za rezerwacją, zamiast polegać na tym, że ktoś zauważy odpowiedni wiersz w arkuszu kalkulacyjnym w odpowiednim czasie.
Centrum wiedzy wyjaśnia szerszy związek w Jak rezerwacje łączą się z fakturami .
Zasady rezerwacji należą do YMCA
YMCA of the North nie musiała przekształcać swojego kalendarza obozowego w ogólny kalendarz hotelowy.
Jej kabiny, sezonowe okna, daty programów, zasady płatności, podróż gości i potrzeby raportowania mogą być odzwierciedlone w jej własnym środowisku Salesforce.
To jest jedna użyteczna część Salesforce org . Rekordy, przepływy pracy, zasady, użytkownicy i raportowanie mogą być skonfigurowane wokół organizacji, która z nich korzysta.
Co stało się łatwiejsze dla zespołu YMCA
Harmonogram płatności w dwóch częściach może podążać za rezerwacją zamiast oddzielnego arkusza kalkulacyjnego.
Okna rezerwacji kabin mogą podążać za harmonogramami obozów bez potrzeby, aby personel sprawdzał każdą prośbę ręcznie.
Rekordy gości, rezerwacji i płatności nie muszą już wymagać tej samej ręcznej wymiany między systemami.
Goście mogą wyszukiwać i rezerwować kabiny online zamiast potrzebować personelu do rozpoczęcia każdej rezerwacji.
Ta sama aktywność rezerwacji i płatności może wspierać widoki rezerwacji, obłożenia, przychodów i płatności.
Personel może skupić się bardziej na gościach, programach, obiektach i doświadczeniu obozowym zamiast rutynowej administracji rezerwacji.
Następnie: ułatwić doświadczenie rezerwacji i eksploracji
Pierwszym zadaniem było poprawienie fundamentów: zasady sezonowe, rezerwacje, płatności, dane gości i raportowanie mają teraz połączone miejsce do pracy.
Kolejne ulepszenia koncentrują się bardziej bezpośrednio na rodzinie dokonującej rezerwacji.
Doświadczenie rezerwacji jest ulepszane, aby więcej gości mogło wygodnie znaleźć, zrozumieć i zakończyć kroki rezerwacji. Celem jest usunięcie unikalnych barier, jednocześnie utrzymując działające zasady rezerwacji YMCA.
Ulepszony układ ma umożliwić rodzinom wizualne odkrywanie lokalizacji kabin i przechodzenie do rezerwacji z wybranej kabiny na mapie. Może to ułatwić zrozumienie, gdzie znajduje się każda kabina przed porównywaniem dat, szczegółów i dostępności.
To również może pomóc w lepszym doświadczeniu gości, co może wspierać stronę przychodów projektu. Gdy rodziny mogą zrozumieć wybory, znaleźć dostępną kabinę i przejść do rezerwacji z mniejszą liczbą mylących kroków, jest mniej szans na utratę zainteresowanego gościa po drodze.
Te ulepszenia dostępności i rezerwacji z mapy są następnym etapem doświadczenia i nie są przedstawiane tutaj jako zakończone wyniki.
Rezerwacja kabin może być punktem wyjścia, a nie ograniczeniem
Podstawowa konfiguracja zaczyna się od Silnika rezerwacji i Zarządzania rezerwacjami, ponieważ to był główny problem, który YMCA musiała rozwiązać.
Stamtąd ta sama platforma może rozszerzać się na inne aplikacje i przepływy pracy, gdy istnieje rzeczywista potrzeba, takie jak POS, ankiety, programy, portale, raportowanie lub inne operacje YMCA.
To staje się szczególnie użyteczne, gdy programy, obiekty, klienci, płatności i raportowanie muszą zacząć dzielić więcej tych samych informacji.
Zobacz szersze rozwiązanie YMCA jak Booking Ninjas może rozszerzyć się poza rezerwacje kabin.
Dowiedz się więcej o tej konfiguracji rezerwacji
Zobacz, jak daty, ograniczenia, pojemność i istniejące rezerwacje decydują, co goście mogą zarezerwować.
Jak zarządzana jest dostępność →Zobacz, jak rezerwacja może pozostać połączona z fakturami i płatnościami, które ją śledzą.
Jak rezerwacje łączą się z fakturami →Zobacz, jak dane organizacji, przepływy pracy, użytkownicy, zasady i raportowanie mogą żyć w jej środowisku Salesforce.
Co to jest Salesforce Org? →Ułatw sezonową rezerwację dla gości i personelu.
Zobacz, jak Booking Ninjas może połączyć dostępność, rezerwacje, płatności, dane klientów i zasady, które sprawiają, że Twoja operacja rezerwacyjna jest wyjątkowa.
.jpeg)
.jpg)
.png)
