.png)
Wycliffe Bible Translators potrzebował lepszego sposobu zarządzania wewnętrzną operacją mieszkań. Trudnością nie było tylko prowadzenie kalendarza około 40 mieszkań.
Pracownicy odpowiadali na pytania o dostępność, przeglądali prośby, organizowali pobyty grupowe, przydzielali mieszkania, obsługiwali różne metody płatności, planowali sprzątanie i odbudowywali raporty dotyczące tych samych pobytów.
Zbyt wiele z tej pracy zależało od ludzi przenoszących informacje między formularzami, e-mailami, arkuszami kalkulacyjnymi i Salesforce.
Problem: zbyt dużo czasu poświęcano na odpowiadanie na pytania „Czy mamy wolne miejsca?”
Przed Booking Ninjas, prośby o mieszkania w dużej mierze zależały od formularza Google, e-maili i koordynacji pracowników.
Jednym z najjaśniejszych punktów bólu była dostępność. Duża część wiadomości związanych z mieszkaniami dotyczyła po prostu pytania, czy mieszkania są dostępne w określonych terminach.
Pracownicy musieli następnie przejść przez resztę prośby:
- Sprawdzić dostępność mieszkań
- Przeglądać indywidualne prośby
- Przeglądać prośby grupowe
- Wybierać typy mieszkań
- Przydzielać konkretne jednostki
- Przygotowywać informacje o fakturowaniu
- Organizować sprzątanie
- Przygotowywać raporty
Grupy utrudniały to. Jedna grupa mogła potrzebować kilku mieszkań dwu- i trzyosobowych, różnych dat przyjazdu i wyjazdu, różnych płatników oraz nazwisk lokatorów, które nie były znane w momencie składania pierwszej prośby.
Rozwiązanie: jeden krok prowadził do następnego
Booking Ninjas zbudował przepływ pracy związany z mieszkaniami w istniejącym środowisku Salesforce Wycliffe.
Przydatną częścią nie była jedna funkcja. Chodziło o to, aby ten sam pobyt przeszedł przez kroki, które Wycliffe już potrzebował.
Pracownicy mogą zobaczyć dostępność mieszkań, oczekujące prośby i potwierdzone pobyty w różnych terminach.
Gość lub grupa mogą poprosić o potrzebne daty i typy mieszkań.
Wycliffe kontroluje zatwierdzenie, bloki grupowe i przydzielone mieszkania.
Faktury, metody płatności, lokatorzy i szczegóły pobytu pozostają powiązane z rezerwacją.
Wymeldowanie może prowadzić do pracy sprzątającej, podczas gdy te same rekordy wspierają operacje i raporty finansowe.
To jest szersza idea stojąca za połączonymi operacjami biznesowymi : rezerwacja może pozostać powiązana z pracą, która odbywa się przed, w trakcie i po niej.
Jak konfiguracja Wycliffe rozwiązała każdą część przepływu pracy
| Potrzeba Wycliffe | Konfiguracja Booking Ninjas | Co stało się łatwiejsze |
|---|---|---|
| Zobacz dostępność mieszkań | Kalendarz dostępności + zarządzanie rezerwacjami | Pracownicy mogą pracować z wizualnego kalendarza zamiast odbudowywać dostępność z formularzy, e-maili i osobnych sprawdzeń. |
| Utrzymuj prośby jako wstępne | Przepływ pracy oparty na prośbach o rezerwację | Prośba może być przeglądana przed zatwierdzeniem przez Wycliffe i przydzieleniem konkretnych mieszkań. |
| Obsługuj duże grupy | Rezerwacja grupowa | Kilka mieszkań, podróżnych, dat i szczegółów na poziomie grupy może pozostać razem, zamiast stać się niepowiązanymi rezerwacjami. |
| Przydzielaj podróżnych później | Blok grupowy + indywidualny przydział | Wycliffe może najpierw zarezerwować wystarczającą ilość mieszkań i zdecydować, kto zajmie każde mieszkanie później. |
| Obsługuj różnych płatników | Zarządzanie fakturami + Podział fakturowania | Zewnętrzne płatności, opłaty wewnętrznych działów i różne odpowiedzialności płatnicze mogą pozostać powiązane z rezerwacją. |
| Przygotuj mieszkania po wymeldowaniu | Zarządzanie zleceniami roboczymi | Ukończony pobyt może prowadzić do pracy sprzątającej, zamiast polegać na osobnym ręcznym przekazaniu. |
| Daj zespołom różne raporty | Raporty Salesforce + raportowanie Booking Ninjas | Operacje i finanse mogą pracować na tych samych danych rezerwacyjnych, zachowując potrzebne widoki. |
Pokazywanie dostępności nie oznacza rezygnacji z kontroli
To była ważna część przepływu pracy Wycliffe.
Organizacja chciała, aby goście i grupy mieli jaśniejszy sposób na zobaczenie, co może być dostępne i złożenie prośby.
Jednak otwarte mieszkanie nie oznaczało automatycznie, że ta prośba powinna stać się potwierdzoną rezerwacją.
Pracownicy Wycliffe nadal musieli przeglądać prośbę, sprawdzić szerszą sytuację mieszkaniową, zatwierdzić lub odrzucić ją oraz zdecydować, które mieszkania powinny być faktycznie użyte.
Booking Ninjas zachował ten krok, zamiast zmuszać Wycliffe do natychmiastowego potwierdzenia.
Centrum Wiedzy wyjaśnia różnicę między prośbami wstępnymi a potwierdzonymi rezerwacjami .
Pobyty grupowe mogły pozostać razem, nie czyniąc każdego podróżnego identycznym
Duża grupa nie zawsze przyjeżdża i nie wyjeżdża jako jedna jednostka.
Wycliffe mógł potrzebować kilku mieszkań dla tej samej grupy, podczas gdy poszczególni podróżni nadal mieli różne daty, przydziały pokoi lub ustalenia płatności.
Booking Ninjas oddzielił grupę od indywidualnych szczegółów.
Wycliffe mógł najpierw odpowiedzieć na wielkie pytanie: Czy mamy wystarczającą ilość mieszkań dla tej grupy?
Wymagana ilość mieszkań mogła zostać zablokowana, zanim znane były wszystkie nazwiska lokatorów. Indywidualne przydziały mogły być dodawane później, gdy pobyt stawał się jaśniejszy.
To jest to, co sprawia, że rezerwacje grupowe różnią się od po prostu tworzenia długiej listy indywidualnych rezerwacji.
Obecna zdolność Booking Ninjas do rezerwacji grupowych podąża za tym samym szerszym modelem: informacje na poziomie grupy i indywidualnym mogą pozostać powiązane, podczas gdy daty, ludzie, pokoje lub zasoby się zmieniają.
Przepływ fakturowania również musiał rozumieć Wycliffe
Nie każdy pobyt w mieszkaniu był opłacany w ten sam sposób.
Niektóre płatności mogły być dokonywane kartą kredytową lub gotówką. Inne mogły być obciążane wewnętrznie do działu Wycliffe lub dziennika.
Rezerwacja mogła również mieć więcej niż jednego płatnika.
Booking Ninjas został skonfigurowany tak, aby te relacje płatnicze mogły pozostać częścią tej samej historii rezerwacji, zamiast zmuszać pracowników do korzystania z zewnętrznego procesu fakturowania.
Faktury mogły być dzielone, gdy różne osoby lub działy były odpowiedzialne za różne części pobytu. Po opłaceniu historia fakturowania mogła pozostać powiązana z rezerwacją.
Dla szerszej struktury rezerwacji do fakturowania, zobacz Jak rezerwacje łączą się z fakturami .
Rezerwacja mogła uruchomić pracę, która następuje po wymeldowaniu
Mieszkanie nie jest gotowe dla następnego gościa tylko dlatego, że poprzednia rezerwacja się zakończyła.
Wciąż musi być sprzątnięte i przygotowane.
Booking Ninjas połączył ten operacyjny krok z wymeldowaniem. Ukończony pobyt mógł stworzyć pracę sprzątającą potrzebną dla mieszkania.
Pracownicy sprzątający mogli pracować przez proste statusy, takie jak w trakcie, ukończone lub anulowane, podczas gdy nadzorcy mogli zobaczyć, które mieszkania wciąż potrzebują uwagi.
To przekształciło sprzątanie z osobnego przekazania w następny krok tego samego przepływu pracy związanego z mieszkaniami.
Booking Ninjas musiał pasować do organizacji Salesforce Wycliffe, a nie ją zastępować
Wycliffe już miał Salesforce.
Jego zespół miał już zasady dotyczące kont, kontaktów, relacji danych nonprofit, wymaganych pól, raportowania, jakości danych i uprawnień.
Rozpoczęcie od nowa w osobnej bazie danych rezerwacji stworzyłoby kolejne miejsce do synchronizacji.
Zamiast tego, Booking Ninjas współpracował z istniejącą strukturą Salesforce Wycliffe i udoskonalił przepływ pracy związany z mieszkaniami wokół niej.
To obejmowało szczegóły specyficzne dla Wycliffe, takie jak klasyfikacje mieszkań, preferencje pięter, zwolnienia podatkowe, typy płatności, układy faktur, raportowanie i terminologię.
Technologia pod spodem może pochodzić z Booking Ninjas i Salesforce, ale Wycliffe nadal decyduje, jak jego własna operacja mieszkaniowa musi działać.
Konfiguracja ciągle się poprawiała, gdy prawdziwi użytkownicy ją testowali
Testy akceptacji użytkowników ujawniły szczegóły, które łatwo przeoczyć w ogólnym wykazie produktów.
Użytkownicy Wycliffe prosili o takie rzeczy jak preferencje dotyczące pierwszego i drugiego piętra, jaśniejsze różnice między jednostkami dwu- i trzyosobowymi, bardziej realistyczne limity dotyczące prośby grupowych, lepszą widoczność kalendarza, obsługę zwolnień podatkowych, poprawione raporty finansowe oraz zmiany w układach faktur i paragonów.
Te prośby zostały wykorzystane do udoskonalenia wersji przepływu pracy Wycliffe.
To jest ważna część wdrożenia: Salesforce zapewnia silną technologię, ale użyteczny produkt pojawia się, gdy zasady na ekranie odpowiadają pracy, którą ludzie faktycznie wykonują.
Co stało się łatwiejsze w przepływie pracy Wycliffe
Nie ma liczbowych wyników po uruchomieniu w materiałach używanych do tej historii, więc poprawa najlepiej pokazuje się poprzez pracę, która stała się połączona.
Pracownicy mogli pracować z wizualnego kalendarza mieszkań zamiast odbudowywać odpowiedź poprzez powtarzające się sprawdzenia e-mailowe.
Bloki mieszkań, informacje grupowe, poszczególni podróżnicy i różne daty mogły pozostać powiązane.
Online prośby mogły ułatwić przyjmowanie bez przekształcania każdej prośby w automatycznie potwierdzoną rezerwację.
Normalne płatności, opłaty wewnętrznych działów i podzielone odpowiedzialności mogły pozostać częścią tego samego przepływu rezerwacji.
Koniec pobytu mógł stworzyć następne zadanie operacyjne, zamiast polegać na innym ręcznym przekazaniu.
Wycliffe nie musiał tworzyć kolejnej odłączonej bazy danych dla operacji związanych z mieszkaniami.
Rezerwacja była rdzeniem, ale operacja potrzebowała więcej wokół niej
Wycliffe jest dobrym przykładem, dlaczego Booking Ninjas zaczyna od rezerwacji i rezerwacji, ale nie musi na tym kończyć.
Zarządzanie rezerwacjami obsługiwało rdzeń pobytu. Rezerwacja grupowa rozszerzała to dla większych grup. Zarządzanie fakturami i podział fakturowania zajmowały się stroną finansową. Zarządzanie zleceniami roboczymi łączyło pobyt z sprzątaniem. Raportowanie Salesforce wspierało operacje i finanse.
To jest miejsce, w którym Booking Ninjas pasuje szczególnie dobrze: gdy jedna rezerwacja dotyka kilku różnych części tej samej organizacji i te części muszą pozostać połączone.
Prostszy przypadek rezerwacji może używać mniej elementów. Wycliffe potrzebował więcej, ponieważ jego przepływ pracy był bardziej złożony.
Dowiedz się więcej o tym przepływie pracy
Zobacz, jak jedna grupa może pozostać połączona, podczas gdy ludzie, przestrzenie, daty i szczegóły indywidualne wciąż się różnią.
Jak działają rezerwacje grupowe →Zobacz, jak opłaty, faktury, płatności i rezerwacja mogą pozostać połączone.
Jak rezerwacje łączą się z fakturami →Zobacz, dlaczego rezerwacje, płatności, prace personelu, obiekty i raportowanie działają lepiej, gdy rekordy mogą podążać za tą samą operacją.
Jak Booking Ninjas łączy operacje biznesowe →Masz więcej do zrobienia wokół pobytu, niż normalny system rezerwacji może obsłużyć?
Zobacz, jak Booking Ninjas może połączyć rezerwacje, grupy, zatwierdzenia, fakturowanie, prace operacyjne, raportowanie i Twoje istniejące dane Salesforce wokół sposobu, w jaki Twoja organizacja już działa.
.jpeg)
.jpg)
