International Student House w Waszyngtonie, DC, oferuje międzynarodowym studentom, naukowcom, stażystom i młodym profesjonalistom więcej niż tylko pokój. Daje im miejsce do życia, spotykania ludzi i stawania się częścią społeczności.
Za tym doświadczeniem kryje się operacja zakwaterowania z mieszkańcami przybywającymi z wielu krajów, pozostającymi na różne okresy, płacącymi według różnych harmonogramów i potrzebującymi wsparcia przez cały czas pobytu.
W miarę jak społeczność rosła, zbyt wiele czasu pracowników było poświęcane na utrzymywanie porządku w przydziałach mieszkań, fakturowaniu, płatnościach, informacjach o mieszkańcach i komunikacji.
Wyzwanie: każdy pobyt mieszkańca generował więcej pracy administracyjnej
ISH może pomieścić około 100 mieszkańców jednocześnie, z osobami przybywającymi z ponad 70 krajów. Wielu mieszkańców zostaje na sześć miesięcy do roku.
To oznacza, że zespół nie tylko rejestruje gości na kilka nocy. Zarządza dłuższą podróżą mieszkańca.
- Wnioski o zakwaterowanie i rezerwacje
- Przydziały pokoi
- Różne długości pobytu
- Listy oczekujące
- Miesięczne fakturowanie
- Harmonogramy płatności
- Komunikacja z mieszkańcami
- Raporty dotyczące zakwaterowania
Starszy proces sprawiał, że pracownicy spędzali godziny na ręcznym utrzymywaniu tych elementów. Dział rekrutacji musiał zarządzać zakwaterowaniem i popytem. Dział księgowości musiał utrzymywać porządek w fakturach, saldach i płatnościach. Doradcy mieszkańców potrzebowali jasnych informacji, gdy pomagali ludziom podczas ich pobytu.
Rozwiązanie: utrzymanie połączonej podróży mieszkańca
Booking Ninjas dał ISH sposób na rozpoczęcie od rezerwacji zakwaterowania i utrzymanie kolejnych części podróży mieszkańca w ich obrębie.
Podróż zakwaterowania zaczyna się od mieszkańca i pobytu, którego potrzebuje.
Rezerwacje i dostępność pomagają działowi rekrutacji zarządzać tym, kto może być umieszczony i kiedy.
Przydatne informacje o mieszkańcach mogą pozostać połączone przez cały czas pobytu.
Miesięczne opłaty, faktury, salda i aktywność płatnicza mogą podążać za mieszkańcem.
Dostęp do portalu, komunikacja i raportowanie pomagają pracownikom wspierać mieszkańca po wprowadzeniu.
To jest miejsce, w którym Booking Ninjas działa dobrze: rezerwacja to tylko początek, a kilka zespołów nadal musi pracować z tą samą podróżą mieszkańca później.
Jak konfiguracja ISH rozwiązała codzienne problemy
| Potrzeba ISH | Konfiguracja Booking Ninjas | Co stało się łatwiejsze |
|---|---|---|
| Różne długości pobytu | Zarządzanie rezerwacjami | Dział rekrutacji może zarządzać pobytami zakwaterowania w oparciu o daty, których każdy mieszkaniec rzeczywiście potrzebuje. |
| Popyt, gdy zakwaterowanie się zapełnia | Zarządzanie listą oczekujących | Aplikanci na liście oczekujących mogą być utrzymywani w jaśniejszym przepływie zamiast być śledzeni osobno ręcznie. |
| Miesięczne fakturowanie mieszkańców | Fakturowanie + cykliczne fakturowanie | Miesięczne opłaty, zaplanowane płatności i salda mieszkańców mogą pozostać połączone z tym samym kontem. |
| Dostęp mieszkańców do płatności | Portal dla studentów | Mieszkańcy mają miejsce, aby przeglądać przydatne informacje o koncie i płatnościach bez pytania pracowników o każdą aktualizację. |
| Różne role pracowników | Użytkownicy Salesforce i dostęp | Dział rekrutacji, doradcy mieszkańców, obiekty i księgowość mogą pracować z informacjami, które są istotne dla ich pracy. |
| Ręczne raportowanie | Raporty + pulpity nawigacyjne | Rekordy zakwaterowania i płatności już w systemie mogą być używane do raportowania zamiast być zbierane ponownie ręcznie. |
Fakturowanie musiało podążać za mieszkańcem, a nie żyć w osobnym procesie
Dłuższe pobyty sprawiają, że fakturowanie jest szczególnie ważne.
ISH potrzebował miesięcznych cen, zaplanowanych płatności, faktur i możliwości przeniesienia salda konta do aktualnego zestawienia mieszkańca.
Booking Ninjas pomógł działowi księgowości skonfigurować te zasady wokół sposobu, w jaki ISH już fakturuje swoich mieszkańców.
To oznacza, że rezerwacja zakwaterowania i pieniądze z nią związane nie muszą stać się dwiema oddzielnymi historiami.
Centrum Wiedzy wyjaśnia podstawowy związek w Jak rezerwacje łączą się z fakturami .
Mieszkańcy mogą samodzielnie zająć się prostymi sprawami
Mieszkaniec nie powinien musieć kontaktować się z pracownikami za każdym razem, gdy chce zrozumieć coś prostego o swoim koncie.
Portal dla mieszkańców daje ISH miejsce do dzielenia się zatwierdzonymi informacjami i wspierania aktywności płatniczej, jednocześnie utrzymując stronę administracyjną oddzielnie.
To pomaga zmniejszyć rutynowe pytania do pracowników, nie odbierając jednocześnie osobistego wsparcia, którego mieszkańcy nadal potrzebują.
Centrum Wiedzy wyjaśnia ten pomysł w Co mogą zrobić klienci przez portal? .
Dla ISH ma to znaczenie, ponieważ czas pracowników jest lepiej wykorzystany na powitanie mieszkańców, pomoc w osiedleniu się, wspieranie życia społeczności i zajmowanie się sytuacjami, które naprawdę wymagają osoby.
Konfiguracja podąża za sposobem działania ISH
International Student House nie jest zwykłym hotelem i nie jest standardowym budynkiem mieszkalnym.
Jego mieszkańcy pozostają na dłuższe okresy, przybywają z całego świata, stosują różne harmonogramy fakturowania i współdziałają z kilkoma zespołami pracowników podczas swojego pobytu w Domu.
Dlatego konfiguracja została dostosowana do własnych zasad zakwaterowania ISH, zamiast wymagać od ISH zmiany społeczności, aby dopasować się do ogólnego systemu nieruchomości.
Dział rekrutacji mógł pracować z rezerwacjami i listami oczekującymi. Księgowość mogła pracować z fakturowaniem i płatnościami. Doradcy mieszkańców mogli korzystać z narzędzi do komunikacji i informacji o mieszkańcach.
Salesforce zapewnia technologię, ale rzeczywiste zasady, użytkownicy, rekordy i przepływy pracy należą do ISH.
ISH przeszedł do nowego przepływu krok po kroku
Przełączenie nie odbyło się poprzez proszenie każdego działu o zmianę wszystkiego z dnia na dzień.
Booking Ninjas pracował obok istniejącego procesu podczas dwumiesięcznego okresu wdrożeniowego. Dane mieszkańców zostały przeniesione do nowych profili mieszkańców, a pracownicy zostali przeszkoleni w zakresie pracy, którą faktycznie obsługiwali.
Dział rekrutacji nauczył się zarządzania rezerwacjami i listami oczekującymi. Doradcy mieszkańców pracowali z portalem i narzędziami komunikacyjnymi. Księgowość ustawiła zasady fakturowania, płatności i faktury.
W ciągu pierwszego miesiąca ISH już prowadził rezerwacje i płatności przez nowy system.
To stopniowe podejście pomogło nowemu procesowi stać się częścią normalnego rytmu zespołu, zamiast stać się kolejnym projektem, którym pracownicy musieli zarządzać oprócz swojej codziennej pracy.
Co stało się łatwiejsze dla International Student House
Rezerwacje, mieszkańcy, listy oczekujące i inne rekordy zakwaterowania nie wymagają już takiej samej ilości oddzielnej konserwacji.
Miesięczne opłaty, faktury, salda i płatności mogą podążać za mieszkańcem w jednym połączonym przepływie.
Portal daje mieszkańcom miejsce do zajmowania się prostymi potrzebami związanymi z kontem i płatnościami bez ciągłego pytania pracowników.
Informacje o mieszkańcach i narzędzia komunikacyjne mogą pozostać bliżej rekordów, z których pracownicy już korzystają.
Te same dane dotyczące zakwaterowania i płatności używane na co dzień mogą również wspierać raporty bez konieczności ręcznego ich odbudowywania.
Pracownicy mogą poświęcić więcej uwagi mieszkańcom, wydarzeniom, wsparciu i wymianie międzykulturowej, zamiast rutynowej pracy administracyjnej.
Jeden system zakwaterowania może rozwijać się wokół podróży mieszkańca
Dla ISH zarządzanie rezerwacjami i zakwaterowaniem stanowi punkt wyjścia.
Stamtąd ta sama konfiguracja może połączyć listy oczekujące, profile mieszkańców, fakturowanie, płatności, portale, komunikację, raportowanie i inne przepływy pracy, gdy są potrzebne.
To jest przydatne dla zakwaterowania studenckiego, ponieważ trudna część rzadko dotyczy jednej rezerwacji. Trudniejsza część to wszystko, co musi pozostać połączone przez miesiące po wprowadzeniu mieszkańca.
Dla szerszego zastosowania zobacz Rozwiązanie dla zakwaterowania studenckiego .
Dowiedz się więcej o połączonym przepływie mieszkańca
Zobacz, jak rezerwacja zakwaterowania może pozostać połączona z fakturami i płatnościami, które ją śledzą.
Jak rezerwacje łączą się z fakturami →Zobacz, co mieszkańcy lub klienci mogą obsługiwać przez portal, a co nadal pozostaje w gestii pracowników.
Co mogą zrobić klienci przez portal? →Zobacz, dlaczego utrzymywanie zespołów wokół tych samych zaufanych danych ułatwia codzienną pracę.
Co oznacza jeden źródło prawdy? →Spędź mniej czasu na utrzymywaniu operacji zakwaterowania.
Zobacz, jak Booking Ninjas może połączyć rezerwacje, mieszkańców, fakturowanie, płatności, portale i codzienną pracę wokół długoterminowej społeczności zakwaterowania.
.jpeg)
.jpg)
.png)
