Wprowadzenie do International Student House i zespołu zarządzającego
International Student House w Waszyngtonie, DC (ISH) to historyczna społeczność mieszkalna położona w sercu stolicy kraju. Założony w 1936 roku, zapewnia zakwaterowanie, społeczność i usługi wsparcia dla międzynarodowych studentów studiów magisterskich, naukowców i stażystów przyjeżdżających do USA w celach edukacyjnych i badawczych.
Umiejscowiony w trzech historycznych budynkach w pobliżu Dupont Circle, ISH może pomieścić do 100 mieszkańców jednocześnie z ponad 70 krajów. Jego piękny budynek główny w stylu Tudor od ponad 80 lat gości mieszkańców z całego świata.
Wyzwanie: Uproszczenie złożonej operacji mieszkaniowej
Ze względu na to, że mieszkańcy pozostają od 6 miesięcy do 1 roku, przyjeżdżając z ponad 70 różnych krajów, ISH zmagał się z ogromną złożonością w zarządzaniu operacjami mieszkaniowymi i dostarczaniu usług dostosowanych do każdego indywidualnego mieszkańca.
Poprzednie systemy przydziałów mieszkań, fakturowania, płatności i komunikacji z mieszkańcami były coraz bardziej uciążliwe przy 100 mieszkańcach jednocześnie. Pracownicy spędzali godziny na zadaniach manualnych zamiast angażować się w interakcje z mieszkańcami.
ISH potrzebował zautomatyzowanego systemu, który mógłby obsługiwać zmienne długości pobytu, dostosowane plany fakturowania i płatności oraz komunikację wielokanałową. Najważniejsze było, aby platforma mogła zapewnić spersonalizowane, wspierające doświadczenie dla każdego mieszkańca.
Rozpoczęto poszukiwania intuicyjnego systemu zarządzania nieruchomościami, który mógłby zoptymalizować operacje, umożliwiając jednocześnie pracownikom skupienie się na budowaniu społeczności i wspieraniu sukcesu studentów.
Rozwiązanie: Wdrożenie platformy Booking Ninjas
Po przeglądzie kilku systemów zarządzania nieruchomościami, ISH wybrał Booking Ninjas do optymalizacji operacji mieszkaniowych. Kluczowe czynniki decydujące to:
- Zautomatyzowane rezerwacje na zmienne długości pobytu
- Wielokanałowa komunikacja z mieszkańcami i operacje
- Mekanizmy płatności umożliwiające łatwe płatności mieszkańców przez portal mieszkańca
- Miesięczne ceny i fakturowanie dla mieszkańców
- Przenoszenie salda konta na aktualne zestawienia mieszkańców
Najważniejsze jest to, że Booking Ninjas zapewnia dostosowane wsparcie na każdym etapie podróży mieszkańca - od rezerwacji po fakturowanie i przez cały czas pobytu.
Dyrektor wykonawczy prowadził proces decyzyjny z udziałem pracowników ISH. Po obejrzeniu demonstracji i omówieniu wymagań zespół zgodził się, że Booking Ninjas to odpowiedni wybór.
Dzięki uproszczonym operacjom i narzędziom wsparcia mieszkańców, Booking Ninjas umożliwił zespołowi ISH skupienie się na tworzeniu społeczności i wzbogacaniu doświadczeń mieszkańców.
Wdrożenie i integracja
Zespół Booking Ninjas zapewnił kompleksowe wdrożenie i szkolenie dla pracowników ISH. Wyjaśnili, jak każda rola - rekrutacja, doradcy mieszkańców, obiekty i księgowość - może korzystać z portalu mieszkańca, aby stworzyć lepsze doświadczenie użytkownika.
Koordynator rekrutacji zdobył umiejętności w zarządzaniu rezerwacjami i zautomatyzowanymi listami oczekujących. Doradcy mieszkańców nauczyli się korzystać z portalu mieszkańca i narzędzi komunikacyjnych. Księgowość dostosowała zasady fakturowania, zaplanowała płatności i faktury.
W ciągu 2 miesięcy Booking Ninjas wdrożył system obok istniejących procesów ISH. Dane mieszkańców zostały zaimportowane do nowych profili mieszkańców.
W ciągu pierwszego miesiąca ISH prowadził rezerwacje i płatności w nowym systemie. Kompleksowe wdrożenie zapewniło płynne przejście dla mieszkańców.
Udoskonalenia
Wdrożenie platformy Booking Ninjas przyniosło znaczące ulepszenia w operacjach mieszkaniowych ISH oraz doświadczeniu mieszkańców, rozwiązując wcześniej napotkane wyzwania i kładąc podwaliny pod dalsze usprawnienia.
Oto zauważalne poprawy:
Uproszczone operacje: Przejście na Booking Ninjas uprościło operacje mieszkaniowe, zmniejszając manualny nakład pracy dla pracowników i poprawiając proces aplikacji do domu studenckiego ISH.
Spersonalizowane doświadczenie mieszkańca: Dzięki intuicyjnemu portalowi mieszkańca i dostosowanym opcjom fakturowania, ISH był w stanie dostarczyć bardziej spersonalizowane doświadczenie dla każdego mieszkańca, dostosowując się do ich indywidualnych potrzeb i preferencji z większą łatwością i elastycznością.
Ulepszona komunikacja: Narzędzia komunikacji z mieszkańcami wielokanałowe dostarczane przez Booking Ninjas ułatwiły poprawę komunikacji między pracownikami a mieszkańcami, zapewniając terminowe aktualizacje, powiadomienia i wsparcie przez całą podróż mieszkańca.
Ulepszone zarządzanie danymi: Możliwości raportowania i analizy danych platformy umożliwiły ISH uzyskanie cennych informacji na temat operacji mieszkaniowych, preferencji mieszkańców i trendów, co umożliwiło podejmowanie decyzji opartych na danych i planowanie strategiczne na przyszłość.
Efektywne wdrożenie i integracja: Kompleksowe wdrożenie i szkolenie zapewnione przez zespół Booking Ninjas ułatwiło proces integracji, minimalizując zakłócenia dla pracowników i mieszkańców oraz przyspieszając przyjęcie nowego systemu.
Skupienie na budowaniu społeczności: Dzięki uproszczonym operacjom i zautomatyzowanym procesom, pracownicy ISH mogli poświęcić więcej czasu i zasobów na inicjatywy budowania społeczności, tworząc wspierające i wzbogacające środowisko dla mieszkańców.
Planowanie strategiczne i rozwój: Zautomatyzowane raportowanie Booking Ninjas eliminuje potrzebę czasochłonnej manualnej kompilacji i analizy danych. Dzięki w pełni szczegółowym raportom dostępnym na wyciągnięcie ręki, ISH może podejmować świadome decyzje strategiczne w celu optymalizacji istniejących usług i planowania przyszłego rozwoju. Skalowalność platformy zapewnia, że ISH może nadal dostosowywać się i rozwijać w miarę zmieniających się potrzeb.
Nieustannie dążąc do poprawy i wykorzystując możliwości platformy Booking Ninjas, ISH pozostaje zaangażowane w swoją misję wymiany międzykulturowej i z niecierpliwością oczekuje na wzbogacenie doświadczeń mieszkańców przez wiele lat.
Kontynuowanie wzbogacania doświadczeń mieszkańców
Dzięki uproszczonym operacjom i dostosowanemu wsparciu przez Booking Ninjas, ISH jest gotowe na przyszłość. Pracownicy mogą poświęcić więcej czasu na angażowanie się w interakcje z mieszkańcami, planowanie wydarzeń i ułatwianie wymiany międzykulturowej.
Patrząc w przyszłość, ISH planuje wykorzystać raportowanie i analitykę danych Booking Ninjas, aby uzyskać informacje, które pomogą w podejmowaniu decyzji strategicznych. Zautomatyzowane powiadomienia i wiadomości umożliwią bardziej spersonalizowaną, terminową komunikację z mieszkańcami.
Po ponad 80 latach przyjmowania międzynarodowych studentów i naukowców, ISH pozostaje zaangażowane w swoją misję wymiany międzykulturowej. Zoptymalizowany przez Booking Ninjas, zespół z niecierpliwością oczekuje na wzbogacenie doświadczeń mieszkańców przez wiele lat.
.jpeg)
