ビリングスホテル＆コンベンションセンターは、会議スペースの予約と契約を一つの明確なプロセスで進める必要がありました。
ビリングスホテル＆コンベンションセンター は、モンタナ州ビリングスにあり、会議、グループ、その他の集まりのために設計された宿泊施設とイベントスペースを管理しています。
イベントチームにとって、スペースの予約は仕事の一部に過ぎませんでした。予約は、イベントの詳細、契約、署名、最終確認を経て進める必要がありました。
課題：部屋の予約は始まりに過ぎなかった
会議やコンベンションの予約は、カレンダー上の空いているスペースを見つける以上のことが必要です。
チームは、どのスペースがイベントに適しているか、どの日付が空いているか、予約がどのように進行しているか、契約が完了しているかを理解する必要があります。
- 会議スペース
- 異なるレイアウト
- 収容人数の要件
- イベントの日付
- 予約の詳細
- 予約状況
- 契約
- 電子署名
これらの要素が別々に処理されると、スタッフはイベントを一つのシステムやステップから次のものへと運ぶ責任を負うことになります。
解決策：イベントが一つの接続された道を進むようにする
Booking Ninjasは、会議スペースとそれに関連する契約プロセスの周りに構造化されたワークフローを実装しました。
日付と要件に合った会議またはイベントスペースから始めます。
スペース、日付、顧客、イベント情報を一つの予約記録にまとめます。
契約や合意は、別のプロセスになるのではなく、予約から続くことができます。
電子署名は、別の切り離された書類の流れを必要とせずに、文書を承認に進めます。
予約と完了した契約は、イベントが進むにつれて追いやすくなります。
ビリングスのセットアップがどのように組み合わさったか
| イベントチームのニーズ | Booking Ninjasのセットアップ | 何が簡単になったか |
|---|---|---|
| 予約可能な会議スペースを整理 | 会議スペース管理 | スペースは、非公式なカレンダー上の名前だけでなく、構造化された予約可能な在庫として扱うことができました。 |
| イベント予約を追跡 | 予約管理 | スペース、日付、予約情報、状況は、イベントが進むにつれて接続されたままでした。 |
| 予約から契約へ移行 | 予約ワークフロー | 文書のステップは、スタッフが他の場所で文脈を再構築する必要なく、イベント記録から続くことができました。 |
| 署名を集める | 文書＆電子署名 | 契約は、予約とその状況に近いままで電子署名を通じて進むことができました。 |
| プロセスを可視化 | 接続されたSalesforceレコード | スタッフは、スペース、予約、契約、次のステップの明確な記録から作業できました。 |
会議スペースも在庫です
ホテルの部屋だけが予約できるわけではありません。
コンベンション業務は、バンケットルーム、会議室、ホール、ブレイクアウトエリア、さまざまな収容人数やレイアウトをサポートできる他のスペースを管理する必要があるかもしれません。
つまり、システムは、日付、空き状況、予約活動を伴う実際の予約可能なリソースとしてスペースを理解する必要があります。
Booking Ninjasの現在のコンベンションセンターソリューションは、イベントとホールの予約をレイアウト、契約、請求、スタッフ、施設、Salesforce内の報告と接続することによって、この広範なモデルに従っています。
ビリングスにとって、確認されたプロジェクトの範囲は、会議スペース管理とそれに関連する契約ワークフローにより狭く焦点を当てました。
契約はイベントとの接続を失うべきではない
イベントは、商業契約が完了する前に仮に議論されたり予約されたりすることがあります。
それは、予約側と文書側の間の重要な引き継ぎを生み出します。
Booking Ninjasは、契約が属するイベントに近いままでいられるように、電子署名機能をワークフローと接続しました。
現在の 文書＆電子署名 機能は、この同じ原則をサポートしています：契約は生成、送信、署名、追跡され、関連するSalesforceレコードに添付されることができ、切り離されたファイルになることはありません。
スタッフが一緒に保つための引き継ぎを減らす
接続されたワークフローがないと、誰かがどのイベントが契約を待っているのか、どの契約が送信されたのか、署名されたのか、どの予約が確認に進むことができるのかを覚えておく必要があります。
その作業は、イベントのボリュームが少ないときは管理可能かもしれません。
スペース、日付、構成、顧客、契約が増えるにつれて、より困難になります。
予約記録を文書プロセスと接続することで、スタッフは何が起こったのか、何にまだ注意が必要なのかをより構造化された場所で見ることができます。
接続されたワークフローが明確にしたこと
このストーリーに対する確認された数値的な結果はありませんので、価値はBooking Ninjasが接続した作業を通じて最もよく示されます。
会議の在庫は、孤立したカレンダーエントリとしてではなく、予約ワークフローの一部として管理できました。
スペース、日付、顧客、予約状況は、同じ運用コンテキストの一部として残ることができました。
契約のステップは、無関係な管理プロセスではなく、予約の自然な継続となることができました。
電子署名は、契約を完了に向けて進めるための明確な道筋を作りました。
チームは、イベントの予約側と文書側を手動で接続するために費やす努力を減らすことができました。
同じSalesforceの基盤は、必要に応じて追加のイベント、請求、施設、報告、運用ワークフローをサポートできます。
コンベンションの予約は商業的および運用的な作業の間にある
イベントの予約は、部屋が保持されただけでは完了しません。
顧客は契約が必要かもしれません。契約には承認と署名が必要です。スペースには特定のセットアップが必要かもしれません。後に、同じイベントは請求、スタッフ、ケータリング、施設、または他の運用作業に関わることがあります。
それが、Booking Ninjasの現在の コンベンションセンターソリューション が単純なスペースカレンダーを超えている理由です。
ビリングスは、会議スペース管理と電子署名という焦点を絞った問題から始まりました。
Salesforceの基盤の価値は、最初に接続された部分が、後でイベント運営のより多くの部分を接続する必要がある場合に、別の孤立したシステムになる必要がないことです。
ワークフローは、会場が実際にスペースを販売する方法に従うべきです
異なるコンベンションプロパティには、異なるスペース、レイアウト、承認ステップ、契約要件、スタッフの役割、イベントを確認に進める方法があります。
Booking Ninjasは、すべての会場が同じプロセスに従う必要はありません。
Salesforceの基盤は、その下に記録とワークフローツールを提供します。構成は、その使用を通じて組織の周りに予約プロセスを形作ることができます。
これは、会場が標準的なカレンダーを超えて成長したときに特に便利ですが、初日から大規模なイベント管理プラットフォームのすべての部分が必要なわけではありません。
接続されたイベント予約についてもっと学ぶ
Booking Ninjasが、特定の時間にスペースやリソースが実際に予約できるかどうかを管理する方法をご覧ください。
空き状況の管理方法 →契約、署名、状況追跡、完了した文書がSalesforceレコードにどのように接続されるかをご覧ください。
文書＆電子署名を探る →スペースの予約が、後にレイアウト、契約、請求、スタッフ、施設、イベント運営とどのように接続されるかをご覧ください。
コンベンションセンター管理を探る →このストーリーについて：このページは、ビリングスホテル＆コンベンションセンターの会議スペース管理と電子署名統合に関する確認されたBooking Ninjasの範囲を反映しています。未確認の収益改善、予約ボリュームの増加、または利用可能なプロジェクトの証拠を超える機能を主張するものではありません。
イベントスペースがカレンダー以上のものを必要としていますか？
Booking Ninjasが、スペース、予約、契約、署名、そして会場が実際にイベントを処理する方法に関連する運用作業をどのように接続できるかをご覧ください。
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