国際学生ハウスと管理チームの紹介
ワシントンDCの国際学生ハウス（ISH）は、国の首都の中心に位置する歴史的な居住コミュニティです。1936年に設立され、アメリカで学び研究する国際的な大学院生、訪問学者、インターンに住居、コミュニティ、サポートサービスを提供しています。
デュポンサークル近くの3つの歴史的な建物に収容されているISHは、70カ国以上からの居住者を最大100人まで受け入れることができます。その美しいチューダー様式のメインビルは、80年以上にわたり世界中からの居住者を迎えてきました。
課題：複雑な住居運営の効率化
居住者が6か月から1年の間に滞在し、70カ国以上から来る中で、ISHは住居運営の管理と個々のニーズに合わせたサービス提供において大きな複雑さに直面していました。
居住者100人を同時に管理するための以前の住居割り当て、請求、支払い、居住者とのコミュニケーションのシステムは、ますます煩雑になっていました。スタッフは居住者との関わりよりも手作業のタスクに多くの時間を費やしていました。
ISHは、滞在期間の変動、カスタマイズされた請求および支払いプラン、マルチチャネルのコミュニケーションを処理できる自動化されたシステムを必要としていました。最も重要なのは、各居住者に対して個別のサポート体験を提供できるプラットフォームが必要でした。
運営を最適化し、スタッフがコミュニティの構築と学生の成功を支援することに集中できる直感的なプロパティ管理システムを探していました。
解決策：Booking Ninjasプラットフォームの導入
いくつかのプロパティ管理システムを検討した結果、ISHは住居運営を最適化するためにBooking Ninjasを選択しました。主な決定要因は以下の通りです：
- 変動する滞在期間に対応した自動予約
- 居住者とのマルチチャネルコミュニケーションと運営
- 居住者ポータルを通じた簡単な居住者支払いのための支払いメカニズム
- 居住者向けの月次料金と請求
- 現在の居住者の明細書へのアカウント残高の繰越
最も重要なのは、Booking Ninjasが居住者の予約から請求、滞在中の各ステップにおいて個別のサポートを提供することです。
エグゼクティブディレクターがISHのスタッフからの意見を取り入れながら決定プロセスを主導しました。デモを見て要件を話し合った後、チームはBooking Ninjasが適切な選択であることに同意しました。
効率化された運営と居住者サポートツールにより、Booking NinjasはISHチームがコミュニティの創造と居住者体験の向上に集中できるようにしました。
オンボーディングと統合
Booking Ninjasチームは、ISHスタッフのために包括的なオンボーディングとトレーニングを提供しました。彼らは、入学、居住者アドバイザー、施設、会計など各役割が居住者ポータルを使用してより良いユーザー体験を作成できる方法を説明しました。
入学コーディネーターは、予約管理と自動待機リストの運用に習熟しました。居住者アドバイザーは居住者ポータルとコミュニケーションツールを学びました。会計は請求ルールをカスタマイズし、支払いと請求書をスケジュールしました。
2か月間にわたり、Booking NinjasはISHの既存のプロセスと並行してシステムを導入しました。居住者データは新しい居住者プロファイルにインポートされました。
最初の月の間に、ISHは新しいシステムで予約と支払いを行っていました。包括的なオンボーディングにより、居住者にとってもスムーズな移行が確保されました。
改善点
Booking Ninjasプラットフォームの導入により、ISHの住居運営と居住者体験に大きな改善がもたらされ、以前の課題に対処し、継続的な改善の基盤が築かれました。
以下は観察された顕著な改善点です：
効率化された運営：Booking Ninjasへの移行により、住居運営が効率化され、スタッフの手作業の負担が軽減され、ISHの学生ハウスの申請プロセスが改善されました。
個別化された居住者体験：直感的な居住者ポータルとカスタマイズされた請求オプションを通じて、ISHは各居住者に対してより個別化された体験を提供し、彼らのニーズや好みにより柔軟に対応できるようになりました。
コミュニケーションの向上：Booking Ninjasが提供するマルチチャネルの居住者コミュニケーションツールにより、スタッフと居住者間のコミュニケーションが改善され、居住者の旅の中でタイムリーな更新、通知、サポートが確保されました。
データ管理の改善：プラットフォームのレポートおよびデータ分析機能により、ISHは住居運営、居住者の好み、トレンドに関する貴重な洞察を得ることができ、データに基づいた意思決定と戦略的計画が可能になりました。
効率的なオンボーディングと統合：Booking Ninjasチームが提供した包括的なオンボーディングとトレーニングにより、スタッフと居住者の両方にとって中断を最小限に抑えたシームレスな統合プロセスが促進され、新しいシステムの採用が加速しました。
コミュニティ構築への集中：効率化された運営と自動化されたプロセスにより、ISHのスタッフはコミュニティ構築の取り組みにより多くの時間とリソースを割くことができ、居住者にとって支援的で豊かな環境を育むことができました。
戦略的計画と成長：Booking Ninjasの自動レポートにより、時間のかかる手動データの集計と分析が不要になります。詳細なレポートがすぐに利用できるため、ISHは既存のサービスを最適化し、将来の成長に向けた情報に基づいた戦略的決定を行うことができます。プラットフォームのスケーラビリティにより、ISHはニーズの進化に合わせて適応し、成長し続けることができます。
改善を追求し続け、Booking Ninjasプラットフォームの機能を活用することで、ISHは異文化交流の使命にコミットし、今後数年間にわたり居住者体験を豊かにすることを楽しみにしています。
居住者体験のさらなる向上
効率化された運営とBooking Ninjasを通じた個別のサポートにより、ISHは未来に向けての準備が整いました。スタッフは居住者との交流、イベントの計画、異文化交流の促進により多くの時間を割くことができます。
今後、ISHはBooking Ninjasのレポートおよびデータ分析を活用して、戦略的な意思決定に役立つ洞察を得る計画です。自動通知とメッセージングにより、居住者とのより個別化されたタイムリーなコミュニケーションが可能になります。
80年以上にわたり国際的な学生や学者を迎えてきたISHは、異文化交流の使命に引き続きコミットしています。Booking Ninjasによって最適化されたチームは、今後数年間にわたり居住者体験を豊かにすることを楽しみにしています。
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