ワシントンDCのインターナショナル・スチューデント・ハウスは、国際的な学生、学者、インターン、若手専門家に単なる部屋以上のものを提供します。それは、住む場所、人と出会う場所、そしてコミュニティの一部になる場所を提供します。
その体験の背後には、多くの国から来る住民が、異なる期間滞在し、異なるスケジュールで支払いを行い、滞在中にサポートを必要とする住宅運営があります。
コミュニティが成長するにつれて、スタッフの時間が、住宅の割り当て、請求、支払い、住民情報、コミュニケーションを整理することに費やされすぎていました。
課題：すべての住民の滞在がより多くの管理作業を生み出していた
ISHは、約100人の住民を同時に収容でき、70カ国以上から人々が来ています。多くの住民は6ヶ月から1年滞在します。
つまり、チームは数泊のゲストをチェックインするだけではなく、長期的な住民の旅を管理しているのです。
- 住宅申請と予約
- 部屋の割り当て
- 異なる滞在期間
- 待機リスト
- 月次請求
- 支払いスケジュール
- 住民コミュニケーション
- 住宅レポート
古いプロセスでは、スタッフがこれらの要素を手動で維持するのに何時間も費やしていました。入学管理は住宅と需要を管理する必要があり、会計は請求書、残高、支払いを整理する必要がありました。住民アドバイザーは、滞在中に人々を助ける際に明確な情報が必要でした。
解決策：住民の旅をつなげておく
Booking Ninjasは、ISHに住宅予約を開始し、その周りに住民の旅の次の部分をつなげる方法を提供しました。
住宅の旅は、住民と彼らが必要とする滞在から始まります。
予約と空き状況は、入学管理が誰をいつ配置できるかを管理するのに役立ちます。
有用な住民情報は、滞在中ずっとつながったままです。
月次料金、請求書、残高、支払い活動は、住民に従って進行します。
ポータルアクセス、コミュニケーション、報告は、スタッフが入居後に住民をサポートするのに役立ちます。
ここがBooking Ninjasがうまく機能するところです：予約は始まりに過ぎず、その後も複数のチームが同じ住民の旅から作業する必要があります。
ISHの設定が日常の問題を解決した方法
| ISHのニーズ | Booking Ninjasの設定 | 何が簡単になったか |
|---|---|---|
| 異なる滞在期間 | 予約管理 | 入学管理は、各住民が実際に必要とする日付に基づいて住宅の滞在を管理できます。 |
| 住宅が埋まるときの需要 | 待機リスト管理 | 待機リストに載っている申請者は、手動で別々に追跡されるのではなく、より明確なフローに保持できます。 |
| 月次住民請求 | 請求書 + 定期請求 | 月次料金、予定された支払い、住民の残高は、同じアカウントに接続されたままです。 |
| 住民の支払いアクセス | 学生ポータル | 住民は、スタッフに毎回の更新を求めることなく、有用なアカウントと支払い情報を確認できる場所を持っています。 |
| 異なるスタッフの役割 | Salesforceユーザーとアクセス | 入学管理、住民アドバイザー、施設、会計は、自分の仕事に関連する情報を扱うことができます。 |
| 手動報告 | レポート + ダッシュボード | システム内に既にある住宅と支払いの記録は、手動で再収集するのではなく、報告に使用できます。 |
請求は住民に従う必要があり、別のプロセスに存在してはいけない
長期滞在は、請求を特に重要にします。
ISHは、月次料金、予定された支払い、請求書、そして住民の現在の明細書にアカウント残高を繰り越す能力が必要でした。
Booking Ninjasは、会計がISHが住民に請求する方法に基づいてこれらのルールを設定するのを助けました。
つまり、住宅の予約とそれに関連するお金は、二つの別々のストーリーになる必要はありません。
ナレッジセンターでは、基本的な関係を説明しています。 予約が請求書にどのように接続されるか 。
住民はより多くの簡単なことを自分で処理できる
住民は、自分のアカウントについて何か簡単なことを理解したいときに、スタッフに連絡する必要はありません。
住民向けのポータルは、ISHが承認された情報を共有し、支払い活動をサポートする場所を提供し、管理側を分離します。
これにより、スタッフへのルーチンの質問が減り、住民がまだ必要とする個人的なサポートを取り除くことなく、サポートが提供されます。
ナレッジセンターでは、このアイデアを説明しています。 ポータルを通じて顧客ができることは何ですか？ 。
ISHにとって、それは重要です。なぜなら、スタッフの時間は住民を歓迎し、彼らが落ち着くのを助け、コミュニティの生活を支援し、実際に人が必要な状況を処理することにより良く使われるからです。
設定はISHの運営方法に従う
インターナショナル・スチューデント・ハウスは、通常のホテルでも標準的なアパートビルでもありません。
その住民は長期間滞在し、世界中から来て、異なる請求スケジュールに従い、ハウスでの滞在中にいくつかのスタッフチームとやり取りします。
だからこそ、設定はISHの独自の住宅ルールに基づいて形作られ、ISHに一般的なプロパティシステムに合わせてコミュニティを変更するように求めることはありませんでした。
入学管理は予約と待機リストを扱うことができ、会計は請求と支払いを扱うことができ、住民アドバイザーは住民とコミュニケーションツールを使用できます。
Salesforceはその下にある技術を提供しますが、実際のルール、ユーザー、記録、ワークフローはISHに属します。
ISHは新しいフローに段階的に移行した
切り替えは、すべての部門に一晩で全てを変更するように求めることではありませんでした。
Booking Ninjasは、2ヶ月のオンボーディング期間中に既存のプロセスと並行して作業しました。住民データは新しい住民プロファイルに取り込まれ、スタッフは実際に扱う作業に基づいてトレーニングを受けました。
入学管理は予約と待機リスト管理を学び、住民アドバイザーはポータルとコミュニケーションツールを扱いました。会計は請求ルール、支払い、請求書を設定しました。
最初の月の中で、ISHはすでに新しいシステムを通じて予約と支払いを行っていました。
この段階的アプローチにより、新しいプロセスはチームの通常のリズムの一部となり、スタッフが日常業務の上に管理しなければならない別のプロジェクトになることはありませんでした。
インターナショナル・スチューデント・ハウスにとって何が簡単になったか
予約、住民、待機リスト、その他の住宅記録は、もはや同じ量の別々の維持管理を必要としません。
月次料金、請求書、残高、支払いは、住民に一つの接続されたフローで従うことができます。
ポータルは、住民が簡単なアカウントと支払いのニーズを処理する場所を提供し、常にスタッフに尋ねる必要がありません。
住民情報とコミュニケーションツールは、スタッフがすでに使用している記録により近くに保たれます。
毎日使用される同じ住宅と支払いデータは、手動で再構築することなく、報告をサポートできます。
スタッフは、ルーチンの管理作業ではなく、住民、イベント、サポート、異文化交流にもっと注意を向けることができます。
一つの住宅システムが住民の旅に沿って成長し続けることができる
ISHにとって、予約と予約管理が出発点を提供します。
そこから、同じ設定が必要に応じて待機リスト、住民プロファイル、請求、支払い、ポータル、コミュニケーション、報告、その他のワークフローを接続できます。
これは学生住宅にとって有用です。なぜなら、難しい部分はめったに一つの予約ではなく、住民が入居した後の数ヶ月間にわたって接続され続ける必要があるすべてのことだからです。
より広いユースケースについては、 学生住宅ソリューション をご覧ください。
接続された住民フローについてもっと学ぶ
住宅の予約が請求書やそれに続く支払いにどのように接続されるかをご覧ください。
予約が請求書にどのように接続されるか →住民や顧客がポータルを通じてどのようなことを処理できるか、そして何がまだスタッフに残るかをご覧ください。
ポータルを通じて顧客ができることは何ですか？ →チームが同じ信頼できるデータの周りで作業することが、日常の業務をどのように容易にするかをご覧ください。
一つの真実の源とは何ですか？ →住宅運営を一つにまとめる時間を減らしましょう。
Booking Ninjasがどのように予約、住民、請求、支払い、ポータル、長期住宅コミュニティの周りの日常業務を接続できるかをご覧ください。
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