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Wycliffe Bible Translatorsは、内部のアパート運営を管理するためのより良い方法を必要としていました。難しいのは、約40のアパートのカレンダーを維持することだけではありませんでした。
スタッフは、空き状況に関する質問に答え、リクエストを確認し、グループ滞在を手配し、アパートを割り当て、異なる支払い方法を処理し、清掃をスケジュールし、同じ滞在に関する報告を再構築していました。
その作業の多くは、情報をフォーム、メール、スプレッドシート、Salesforceの間で移動させることに依存していました。
問題: 「空きはありますか？」の回答に多くの時間がかかっていました。
Booking Ninjasの導入前は、アパートのリクエストはGoogleフォーム、メール、スタッフの調整に大きく依存していました。
最も明確な痛点の1つは空き状況でした。アパートに関するメッセージの大部分は、特定の日付に住宅が空いているかどうかを尋ねるものでした。
その後、スタッフはリクエストの残りの部分を処理しなければなりませんでした:
- アパートの空き状況を確認する
- 個別のリクエストを確認する
- グループリクエストを確認する
- アパートの種類を選択する
- 特定のユニットを割り当てる
- 請求情報を準備する
- 清掃を手配する
- 報告を準備する
グループがいると、これがさらに難しくなります。1つのグループは、複数の2ベッドルームおよび3ベッドルームのアパート、異なる到着および出発日、異なる支払い者、最初のリクエストが提出されたときに知られていない居住者の名前が必要になることがあります。
解決策: 一つのステップが次のステップにつながるようにする
Booking Ninjasは、Wycliffeの既存のSalesforce環境内にアパートのワークフローを構築しました。
有用な部分は、1つの機能ではありませんでした。それは、Wycliffeがすでに必要としているステップを通じて同じ滞在を移動させることを可能にすることでした。
スタッフは、日付ごとのアパートの空き状況、保留中のリクエスト、確定した滞在を確認できます。
ゲストまたはグループは、必要な日付とアパートの種類をリクエストできます。
Wycliffeは、承認、グループブロック、および割り当てられるアパートに対する管理を維持します。
請求書、支払い方法、居住者、および滞在の詳細は、予約に関連付けられたままです。
チェックアウトは、同じ記録が運営および財務報告をサポートする間に清掃作業につながることができます。
これは、 接続されたビジネスオペレーション の背後にある広いアイデアです: 予約は、前、最中、後の作業にリンクしたままであることができます。
Wycliffeのセットアップがワークフローの各部分をどのように解決したか
| Wycliffeのニーズ | Booking Ninjasのセットアップ | 何が簡単になったか |
|---|---|---|
| アパートの空き状況を確認する | 空き状況カレンダー + 予約管理 | スタッフは、フォーム、メール、別々のチェックから空き状況を再構築するのではなく、視覚的なカレンダーから作業できます。 |
| リクエストを最初は仮のままにする | リクエストベースの予約ワークフロー | リクエストは、Wycliffeがそれを承認し、特定のアパートを割り当てる前にレビューできます。 |
| 大規模なグループを処理する | グループ予約 | 複数のアパート、旅行者、日付、およびグループレベルの詳細が、無関係な予約になるのではなく、関連付けられたままにできます。 |
| 旅行者を後で割り当てる | グループブロック + 個別割り当て | Wycliffeは、最初に十分なアパートの在庫を予約し、後で各アパートの居住者を決定できます。 |
| 異なる支払い者を処理する | 請求書管理 + 分割請求 | 外部の支払い、内部の部門の請求、および異なる支払い責任が、予約に結び付けられたままにできます。 |
| チェックアウト後にアパートを準備する | 作業指示管理 | 完了した滞在は、別の手動の引き渡しに依存するのではなく、清掃作業につながることができます。 |
| チームに異なる報告を提供する | Salesforceレポート + Booking Ninjasレポーティング | 運営と財務は、必要なビューを維持しながら、同じ予約データから作業できます。 |
空き状況を示すことは、コントロールを放棄することを意味しませんでした
これはWycliffeのワークフローの重要な部分でした。
組織は、ゲストやグループが利用可能なものをより明確に確認し、リクエストを提出する方法を望んでいました。
しかし、空いているアパートがあるからといって、そのリクエストが自動的に確定予約になるわけではありませんでした。
Wycliffeのスタッフは、リクエストをレビューし、広範な住宅状況を確認し、それを承認または拒否し、実際に使用されるアパートを決定する必要がありました。
Booking Ninjasは、そのステップを保持し、Wycliffeを即時確認に強制することはありませんでした。
ナレッジセンターでは、 仮予約と確定予約の違い を説明しています。
グループ滞在は、すべての旅行者を同一にすることなく一緒に留まることができました
大規模なグループは、常に1つのユニットとして到着し、出発するわけではありません。
Wycliffeは、同じグループのために複数のアパートが必要になることがありますが、個々の旅行者は異なる日付、部屋の割り当て、または支払いの手配を持っていることがあります。
Booking Ninjasは、グループを個々の詳細から分離しました。
Wycliffeは最初に大きな質問に答えることができました: このグループに十分なアパートがありますか？
必要な在庫は、すべての居住者の名前が知られる前にブロックできます。個別の割り当ては、滞在が明確になるにつれて後で追加できます。
これが、 グループ予約 が単に個別の予約の長いリストを作成することとは異なる理由です。
現在のBooking Ninjasのグループ予約機能は、同じ広いモデルに従っています: グループレベルと個別レベルの情報は、日付、人、部屋、またはリソースが変更されても接続されたままです。
請求フローもWycliffeを理解する必要がありました
すべてのアパート滞在が同じ方法で支払われるわけではありません。
一部の支払いはクレジットカードや現金で行われることがあります。他の支払いは、Wycliffeの部門やジャーナルに内部的に請求されることがあります。
予約には、複数の支払い者がいることもあります。
Booking Ninjasは、これらの支払い関係が同じ予約履歴の一部として残るように設定され、スタッフが外部の請求プロセスに強制されることはありませんでした。
異なる人や部門が滞在の異なる部分に責任を持つ場合、請求書は分割できます。支払いが完了すると、請求履歴は予約に接続されたままです。
広範な予約から請求への構造については、 予約が請求書にどのように接続されるか をご覧ください。
予約は、チェックアウト後の作業を引き起こすことができました
アパートは、前の予約が終了したからといって次のゲストのために準備が整っているわけではありません。
それはまだ清掃と準備が必要です。
Booking Ninjasは、その運用ステップをチェックアウトに接続しました。完了した滞在は、アパートの清掃作業を作成できます。
清掃スタッフは、進行中、完了、またはキャンセルなどのシンプルなステータスを通じて作業でき、監督者はどのアパートがまだ注意を必要としているかを確認できます。
これにより、清掃は別の引き渡しから同じアパートのワークフローの次のステップに変わりました。
Booking Ninjasは、WycliffeのSalesforce組織に適合する必要があり、置き換える必要はありませんでした
WycliffeはすでにSalesforceを持っていました。
そのチームはすでにアカウント、連絡先、非営利データの関係、必須フィールド、報告、データ品質、権限に関するルールを持っていました。
別の予約データベースで再スタートすることは、同期を保つための別の場所を作成することになっていました。
代わりに、Booking NinjasはWycliffeの既存のSalesforce構造と連携し、アパートのワークフローをそれに基づいて洗練しました。
それには、アパートの分類、階の好み、税の免除、支払い方法、請求書のレイアウト、報告、および用語など、Wycliffe特有の詳細が含まれていました。
基盤となる技術はBooking NinjasとSalesforceから来ることができますが、Wycliffeは自分たちの住宅運営がどのように機能する必要があるかを決定します。
セットアップは、実際のユーザーがテストする際に改善され続けました
ユーザー受け入れテストは、一般的な製品チェックリストでは見逃しがちな詳細を引き出しました。
Wycliffeのユーザーは、1階および2階の好み、2ベッドルームと3ベッドルームユニットの明確な違い、グループリクエストのより現実的な制限、カレンダーの可視性の向上、税免除の処理、財務報告の改善、請求書および領収書のレイアウトの変更などを求めました。
これらのリクエストは、Wycliffeのワークフローのバージョンを洗練するために使用されました。
これは実装の重要な部分です: Salesforceは強力な技術を提供しますが、画面上のルールが人々が実際に行う作業と一致する時に有用な製品が現れます。
Wycliffeのワークフローで何が簡単になったか
このストーリーで使用される資料には数値的なローンチ後の結果はないため、改善は接続された作業を通じて最もよく示されます。
スタッフは、繰り返しのメールチェックを通じて回答を再構築するのではなく、視覚的なアパートカレンダーから作業できました。
アパートブロック、グループ情報、個々の旅行者、および異なる日付が関連付けられたままでした。
オンラインリクエストは、すべてのリクエストを自動的に確定予約に変えることなく、受け入れを容易にしました。
通常の支払い、内部部門の請求、および分割責任が同じ予約フローの一部として残ることができました。
滞在の終了は、別の手動の引き渡しに依存するのではなく、次の運用タスクを作成できました。
Wycliffeは、アパート運営のために別の切り離されたデータベースを作成する必要はありませんでした。
予約がコアであったが、運営にはそれを取り巻くものがもっと必要でした
Wycliffeは、Booking Ninjasが予約と予約から始まる理由の良い例ですが、そこにとどまる必要はないことを示しています。
予約管理はコアの滞在を処理しました。グループ予約は大規模なグループのためにそれを拡張しました。請求書管理と分割請求は財務面を処理しました。作業指示管理は滞在を清掃に接続しました。Salesforceの報告は運営と財務をサポートしました。
これが、Booking Ninjasが特に適している場所です: 1つの予約が同じ組織のいくつかの異なる部分に触れ、それらの部分が接続されたままである必要があるときです。
よりシンプルな予約ケースは、より少ない要素を使用できます。Wycliffeは、ワークフローがより複雑であったため、より多くを必要としました。
このワークフローについてもっと学ぶ
1つのグループが、個人、スペース、日付、個別の詳細が異なっていても、どのように接続されたままでいることができるかをご覧ください。
グループ予約の仕組み →料金、請求書、支払い、および予約がどのように接続されたままでいるかをご覧ください。
予約が請求書にどのように接続されるか →予約、支払い、スタッフの作業、施設、報告が、記録が同じ運営に従うときにどのようにより良く機能するかをご覧ください。
Booking Ninjasがビジネスオペレーションを接続する方法 →通常の予約システムが処理できる以上のことが滞在の周りで起こっていますか？
Booking Ninjasが、予約、グループ、承認、請求、運用作業、報告、およびあなたの組織がすでに機能している方法に基づいて既存のSalesforceデータをどのように接続できるかをご覧ください。
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